Experten. Digitalt eller papper? FAR:s medlemsrådgivning får många frågor om i vilken form bokföring ska sparas. Hur ska till exempel bokföring som är gjord i ett bokföringsprogram sparas? I del 2 av Experten om arkivering har Balans har åter vänt sig till Maria Albanese, redovisningsspecialist på KPMG, för att få svar på frågor om arkivering.
I vilken form ska bokföring som är gjord i ett bokföringsprogram sparas?
– Räkenskapsinformation som den som är bokföringsskyldig själv har upprättat ska enligt bokföringslagen (BFL) sparas i det skick som den fick när den sammanställdes. Det betyder att om räkenskapsinformationen sammanställdes i elektronisk form ska den sparas i elektronisk form och om den sammanställdes i pappersform så ska den sparas i pappersform. Bokföringsnämnden har i BFNAR 2013:2 förtydligat att räkenskapsinformationen anses sammanställd när den har fått den form som den är tänkt att presenteras i. Om bokföringen är gjord i ett bokföringsprogram (och inte manuellt på papper) så är presentationsformen per automatik elektronisk. Den löpande bokföringen (i registreringsordning och systematisk ordning) ska därför sparas i elektronisk form.
Om man i stället skriver ut huvudboken och verifikationslistorna på papper och sparar dessa, vad gäller då?
– Om bokföringen från bokföringsprogrammet skrivs ut på papper har det skett en överföring från elektronisk form till pappersform. Då ska reglerna om överföring i 7 kap. 6 § BFL tillämpas, det vill säga den ursprungliga formen (bokföringen i elektronisk form) ska sparas de första tre åren och därefter räcker det att endast spara den löpande bokföringen utskriven på papper. Om man väljer att bara spara en utskrift av bokföringen behöver man se till att allt som är räkenskapsinformation skrivs ut. Vad som är räkenskapsinformation framgår av 1 kap. 2 § BFL. Det är ganska mycket som omfattas och en sak som företaget kanske inte tänker på att skriva ut är behandlingshistoriken.
Om man har anlitat en redovisningskonsult för att utföra bokföringen – då har man väl inte gjort den själv? Räcker det då att man får en utskrift och bara sparar den löpande bokföringen på papper?
– Nej även räkenskapsinformation som redovisningskonsulten upprättat räknas som om företaget själv har upprättat den eftersom redovisningskonsulten sammanställer informationen på uppdrag av företaget. Det räcker alltså inte med att företaget bara sparar en pappersutskrift. Däremot kan företaget avtala med redovisningskonsulten om att han eller hon arkiverar bokföringen i elektronisk form åt företaget.
Kan företaget kräva att få ut den löpande bokföringen i elektronisk form från redovisningskonsulten?
– Räkenskapsinformationen tillhör alltid den som är bokföringsskyldig. Den bokföringsskyldiga kan inte avtala bort ansvaret för att arkivera materialet. Däremot kan den som är bokföringsskyldig avtala med redovisningskonsulten om att redovisningskonsulten utför arkiveringen av räkenskapsinformationen. Vad som ska gälla om redovisningskonsulten byter bokföringsprogram eller om samarbetet med redovisningskonsulten upphör bör man avtala om direkt när samarbetet påbörjas.
Räcker det att redovisningskonsulten lämnar ifrån sig SIE-filer eller måste han eller hon även lämna ifrån sig uppgifter från löneprogrammet, anläggningsregistret och en säkerhetskopia?
– Vad som är räkenskapsinformation framgår av 1 kap. 2 § BFL. Där framgår bland annat att sidordnad bokföring som till exempel en leverantörsreskontra eller ett anläggningsregister också är räkenskapsinformation. Beroende på hur bokföringssystemet är uppbyggt kan även uppgifter i ett löneprogram omfattas. Även behandlingshistorik är räkenskapsinformation. Den som är bokföringsskyldig är skyldig att arkivera allt som är räkenskapsinformation men kan avtala med redovisningskonsulten om att den utför arkiveringen. Om redovisningskonsulten lämnar över filer som företaget ska arkivera så ska dessa filer omfatta allt som är räkenskapsinformation. Om företaget inte avtalat med redovisningskonsulten om att han eller hon arkiverar de elektroniska uppgifterna måste företaget se till att det har system så att filerna kan läsas eller avtala med någon annan som har program för att informationen ska kunna läsas. Hur ofta räkenskapsinformationen lämnas över och från vilken tidpunkt redovisningskonsulten inte längre arkiverar materialet bör framgå av avtalet.
Måste räkenskapsinformationen säkerhetskopieras?
– Det som är räkenskapsinformation ska enligt BFL arkiveras på ett betryggande sätt. Bokföringsnämnden har i BFNAR 2013:2 förtydligat att det innebär att elektronisk räkenskapsinformation ska säkerhetskopieras. Det gäller både om räkenskapsinformationen fortfarande används i arbetet och om den arkiveras på ett lagringsmedium där det kontinuerligt läggs till eller uppdateras data. I båda fallen finns det en risk att informationen kan försvinna eller förstöras. Säkerhetskopian ska förvaras åtskild från den kopierade räkenskapsinformationen. Hur ofta säkerhetskopiering ska ske får bedömas från fall till fall och det beror till exempel på verksamhetens omfattning och antalet transaktioner. Säkerhetskopian är också räkenskapsinformation och ska arkiveras på samma sätt som annan räkenskapsinformation.
I Balans nr 3/2017 svarade du på frågor kring arkivering av kvitton, bland annat vad som gäller om en anställd betalar med ett företagskort. Är det någon skillnad om den anställde i stället väljer att använda sitt privata kort vid betalning av exempelvis en hotellräkning?
– Bokföringsnämnden har nyligen lämnat ett brevsvar där nämnden förtydligar att det som är avgörande är när det har inträffat en affärshändelse i det bokföringsskyldiga företaget. Det som ska bedömas är den anställdes roll i den affärstransaktion som genererat kvittot, det vill säga om den anställde agerat i affärstransaktionen för egen räkning eller för företagets räkning. Om den anställde agerat för företagets räkning är det en affärshändelse i företaget och kvittot ska sparas i den form som den anställde tog emot det. Som exempel på när den anställde agerat för företagets räkning anger Bokföringsnämnden att det ingår i anställningen att ingå den aktuella affärstransaktionen, att det finns en överenskommelse mellan den anställde och arbetsgivaren att ingå affärstransaktionen eller att transaktionen rör något som företaget normalt betalar och ersätter den anställde för. I fallet med hotellräkningen vid en tjänsteresa är det troligtvis en transaktion som företaget normalt ersätter den anställde för och då anses den anställde ha tagit emot kvittot för företagets räkning. Togs kvittot emot i pappersform ska det sparas i pappersform. Reglerna om överföring av räkenskapsinformation (till exempel från pappersform till elektronisk form) blir tillämpliga även i detta fall.
Pernilla Halling