Resultat nr 10 2016

Swish! Och så var det klart ...?

Swish har blivit en allt vanligare betalningsmetod. Det är enkelt och det går snabbt. Men mobiltjänsten kräver också att företagaren håller extra koll på att transaktioner och kvitton redovisas korrekt.

Fler och fler näringsidkare erbjuder kunderna möjligheten att betala via mobiltjänsten Swish – och det handlar inte längre om mindre transaktioner på landsbygdscaféer eller loppmarknader. Även butikskedjor, idrottsklubbar och festivalarrangörer accepterar numera betalningar via ett par knapptryckningar på mobiltelefonen.

– Jag upplever att Swish har blivit vanligare. Det är inte så konstigt, det är ett väldigt enkelt sätt att få betalt. Man får bekräftelse direkt att pengarna har gått iväg och kommit fram och man slipper dessutom hanteringen av kontanter, säger Maria Albanese, redovisningsspecialist på KPMG.

Sedan mobiltjänsten introducerades i december 2012 har den vuxit lavinartat. Från år 2014 till 2015 ökade användarna från 1,9 miljoner till 3,7 miljoner. I skrivande stund brukas metoden av cirka 4,7 miljoner personer, enligt Swish:s hemsida. Den främsta anledningen till att svenskar sköter betalningar och för över pengar via mobiltelefonen är för att det är ”enkelt och snabbt”, enligt en undersökning på samma hemsida.

Allt eftersom den populära mobiltjänsten har fått fäste i användarnas betalmönster har det uppstått en rad nya frågor för företagare att ta ställning till.

– Man behöver tänka på fler saker än att betalningen och transaktionen går igenom. Jag får allt fler frågor från våra kunder, från redovisningskonsulterna och revisorerna och vanligast är: ”Räcker bekräftelsen på Swish-betalningen som underlag i bokföringen?”, fortsätter Maria Albanese.

Företag, organisationer och föreningar som vill använda tjänsten får ett eget Swish-nummer som börjar på 123, följt av en unik sjusiffrig sifferserie kopplad till ett bankkonto. Då transaktionen sker direkt slipper firman exempelvis oroa sig för uteblivna betalningar eller fördröjningar.

Viktigt att komma ihåg är att den bekräftelse som dyker upp efter att en Swish-betalning är klar inte kan likställas med ett kvitto. Uppgiften om att betalningen är genomförd är alltså inte tillräcklig information i näringsidkarens bokföring.

Det explosionsartade användandet av Swish ledde sommaren 2015 till att Skatteverkets kontroller visade på en rejäl uppgång i antal företag som slarvade med sin bokföring.

– Kunden swishar iväg pengar men i nästa steg ska man få ett kvitto på att det har registrerats. Här ser vi att man ofta struntar i att slå in det, sa Skatteverkets nationella samordnare Conny Svensson till Svenska Dagbladet.

Swish som betalningsmedel går att jämföra med kontanter och kontokort. Bekräftelsen via mobiltjänsten berättar däremot bara att pengarna har överförts till kontot. Företagaren ansvarar fortfarande för att det ska komma ett kvitto.

– Enligt bokföringslagen ska varje affärshändelse dokumenteras med en verifikation. Den ska innehålla ett antal uppgifter. När affärshändelsen har skett, vad affärshändelsen avser, vem som är motparten, beloppet och när verifikationen har sammanställts, betonar KPMG:s redovisningsspecialist Maria Albanese.

För den som har en enskild näringsverksamhet är Bokföringsnämndens rekommendation att det bör finnas ett eget bankkonto för firman. På det sättet blir det lättare att hålla ordning på transaktioner som hör till näringsverksamheten. Att ha i åtanke för egenföretagaren med enskild firma är alltså att Swish-numret kopplas till näringsverksamhetens konto och inte till det privata.

Vid försäljning i butik ska näringsidkaren programmera kassaregistret så att det finns ett registreringsförfarande för Swishbetalning.

När Resultat ringer Skatteverket är instruktionerna glasklara.

– Swish är ett vedertaget och godkänt betalmedel. När det gäller att hantera kassaregistret ska betalmedlet tydligt framgå på kvittot. Därför behöver företagaren ha olika knappar på sitt register. En för kontant, en för kontokort och en för Swish. Man ska alltså inte slå in Swish-betalningen som kontant, säger Christer Pettersson på Skatteupplysningen.

Betalning med kontanta medel kräver att affärsidkaren bokför transaktionen senast dagen därpå. När det gäller Swish-betalning är företaget däremot inte tvunget att bokföra förfarandet lika snabbt och betalningsmetoden kan i det avseendet likställas med kontokortsbetalning.

– Jag rekommenderar kunderna att tänka igenom hela kedjan och kanske ta hjälp av en revisor eller en redovisningskonsult. Så att det underlag som företaget har i bokföringen är tillräckligt och att affärshändelserna bokförs på rätt sätt och i rätt tid enligt bokföringslagen, säger Maria Albanese.

Så funkar Swish

  • Företag, organisationer och föreningar som vill använda tjänsten får ett eget Swish-nummer som börjar på 123, följt av en unik sjusiffrig sifferserie kopplad till ett bankkonto. Transaktionen sker direkt.

  • Som privatperson ansluter du dig till Swish via din internetbank. Där kopplar du ihop ditt bankkonto med ditt mobilnummer. När du har gjort detta kan du börja ta emot pengar via ditt mobilnummer.

  • För att kunna skicka pengar behöver du ladda ner Swish-appen ”Swish betalningar” och ”BankID säkerhetsapp”. För att föra över pengar, swisha, behöver du sedan mottagarens mobil (privatperson) eller Swish-nummer (företag, organisation, förening).

  • Pengarna kommer in på kontot inom loppet av ett par sekunder. Det dyker upp en bekräftelse på telefonen. Transaktionen syns även under fliken Händelser i Swish-appen samt på bankkontot.

Vad är Swish?

Swish är en mobiltjänst för privatpersoner och företag. Tjänsten fungerar mellan Danske Bank, Handelsbanken, ICA Banken, Länsförsäkringar, Nordea, SEB, Skandia, Sparbanken Syd, Swedbank och Sparbankerna.

Kassaregister

Ett kassaregister ska enligt Skatteverkets föreskrifter uppfylla följande krav:

  • Kassaregister ska vara tillverkardeklarerat.

  • Kassaregistret ska vara anslutet till en certifierad kontrollenhet som läser av de kvittouppgifter som registreras i kassaregistret.

  • Kontrollenhetens funktion är att bevara kvittodata och andra uppgifter på säkert sätt för att vara tillgängligt för Skatteverket för kontrolländamål.

  • Som företagare måste du alltid ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto. Ett kassakvitto kan vara i pappersformat eller i elektroniskt format.

Källa: Skatteverket

Sofia Hadjipetri Glantz