Bankfiler väcker många gånger frågor. Det gäller både inbetalningsfiler och återrapporteringsfiler för utbetalningar. Maria Albanese, redovisningsexpert på KPMG, svarar på vad som gäller.
Behöver man arkivera bankfilen efter att man läst in den i bokföringssystemet?
– En bankfil är räkenskapsinformation eftersom den innehåller uppgifter till en verifikation som dokumenterar en betalning. Även bankfiler är räkenskapsinformation som företaget har tagit emot. Eftersom de är mottagna i elektronisk form ska de sparas i elektronisk form. Olika bokföringssystem hanterar bankfiler på olika sätt.
– Det kan också skilja sig hur filer från olika banker hanteras i ett och samma system. Det går därför inte att ge något generellt svar på den frågan utan man behöver se över hur systemet är uppbyggt och vilken information som kan sparas i det utifrån den aktuella banken. Går det inte att spara uppgifterna i själva bokföringssystemet får man spara filerna på annat sätt.
Hur lång är arkiveringstiden?
– Arkiveringstiden är sju år.
Vem bär i så fall ansvaret för att arkivera filerna?
– Det är alltid företaget som ansvarar för att arkivera sin egen räkenskapsinformation. Men företaget kan avtala med någon annan, till exempel banken eller bokföringsbyrån att sköta arkiveringen.
Om det är banken som sköter arkiveringen, vad händer då om jag byter bank?
– Vad som händer med räkenskapsinformationen när företaget byter bank eller bokföringsbyrå är en fråga som är viktig att se över redan när avtal tecknas.
Räcker informationen i filen som underlag för att följa bokföringslagen eller måste man komplettera med någon form av underlag, till exempel en insättningsavi?
– Det är en fråga som är svår att ge ett generellt svar på. Enligt bokföringslagen ska det för varje affärshändelse finnas en verifikation och verifikationen ska innehålla ett antal uppgifter. Om bankfilen inte innehåller alla uppgifter kan verifikationen behöva kompletteras.
Charlotta Marténg