Räkenskapsinformation som ett företag självt upprättar ska, som huvudregel, avfattas på svenska, danska, norska eller engelska. Till huvudregeln finns en dispensregel som innebär att sådan räkenskapsinformation får avfattas på annat språk än de nämnda. I detta meddelande finns information om dispensregeln.
1 Allmänt om lagstiftningen m.m.
I 1 kap. 4 § bokföringslagen (1999:1078), BFL, finns sedan den 1 januari 2007 en regel om vilket språk som får användas i räkenskapsinformation som företaget självt upprättar. Huvudregeln är att sådan räkenskapsinformation ska lämnas på svenska, danska, norska eller engelska.
Om det finns särskilda skäl får Skatteverket enligt andra stycket av samma paragraf tillåta att ett företag, trots bestämmelserna i första stycket, upprättar sådan räkenskapsinformation på annat språk. Den som har fått ett sådant tillstånd, dispens, ska dock, om en myndighet begär det, på egen bekostnad översätta räkenskapsinformationen till något av de språk som är tillåtna enligt huvudregeln.
Det bör uppmärksammas att årsredovisningen ska, enligt 2 kap. 5 § årsredovisningslagen (1995:1554), ÅRL, alltid avfattas på svenska. Detsamma gäller, enligt 7 kap. 7 § och 9 kap. 1 § ÅRL, för koncernredovisning och delårsrapport.
Bestämmelserna om vilket språk som är tillåtet i den räkenskapsinformation som företaget självt upprättar trädde i kraft den 1 januari 2007 och tillämpas för räkenskapsår som inleds efter den 31 december 2006.
Skatteverket har utfärdat allmänna råd om tillstånd att i räkenskapsinformation som företaget självt upprättar använda annat språk än svenska, danska, norska eller engelska (SKV A 2008:2).
Den proposition som har föregått lagstiftningen har beteckningen prop. 2005/06:116. När uttrycket propositionen används nedan är det denna proposition som avses.
2 Räkenskapsinformation
Räkenskapsinformation är exempelvis verifikationer och sådana sammanställningar av uppgifter som finns i en bokföring för presentation i registreringsordning och i systematisk ordning. Årsbokslut är exempel på sådana sammanställningar. Även sidoordnad bokföring samt systemdokumentation och behandlingshistorik är räkenskapsinformation. (Se vidare 1 kap. 2 § första stycket 8 bokföringslagen (1999:1078), BFL, och Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2000:5 med tillhörande vägledning.)
Bestämmelserna enligt huvudregeln (se ovan) avser endast räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat. Detta betyder att handlingar som erhållits utifrån och som används i bokföringen, exempelvis inköpsfakturor, och utgör verifikation, inte omfattas av bestämmelserna.
Fakturor till kunder ska i regel upprättas på svenska, danska norska eller engelska. Ett företag kan ha kommit överens med kunden om att upprätta sina fakturor på ett annat språk än något av dessa.
Detta är godtagbart om det går att läsa ut, på något av de godkända bokföringsspråken, att de villkor som enligt BFL alltid ställs på verifikationer är uppfyllda. Enligt 5 kap. 7 § BFL ska det av en verifikation framgå när affärshändelsen har inträffat, vad den avser, belopp, motpart m.m. (propositionen s. 103).
3 Särskilda skäl
3.1 Allmänt
Skatteverket kan ge dispens att använda annat språk än svenska, danska, norska eller engelska i räkenskapsinformation som företaget självt upprättar. Finansinspektionen kan ge motsvarande dispens för företag som står under inspektionens tillsyn, dvs. s.k. finansiella företag. Försäkringsföretag, understödsföreningar, kreditinstitut, värdepappersbolag m.fl. är finansiella företag. Den information som Skatteverket här lämnar riktar sig enbart till andra företag än finansiella företag.
För att dispens ska ges krävs att det finnas särskilda skäl. I propositionen s. 101–105 och s. 155–156 redogörs för vad som avses med särskilda skäl. De särskilda skälen kan delas in i tre huvudgrupper,
gränsöverskridande koncern,
företagaren är same, sverigefinne eller tornedaling inom visst förvaltningsområde samt
företagaren har utländsk bakgrund och bokföring på svenska skulle innebära oproportionerliga svårigheter.
Även i andra fall kan det finnas särskilda skäl.
3.2 Gränsöverskridande koncern
Enligt propositionen s. 156 är möjligheten att få dispens avsedd för situationer då det finns en naturlig anknytning till det land i vilket det språk används som dispensansökan avser. Dispens bör kunna komma i fråga för företag som ingår i en gränsöverskridande koncern och som därför har koncerngemensamma ekonomisystem eller koncerngemensam administration.
3.3 Företagaren är same, tornedaling eller sverigefinne inom visst förvaltningsområde
I propositionen s. 156 sägs: ”I fråga om företag som har sitt hemvist inom ett geografiskt område som utgör ett sådant förvaltningsområde där ett minoritetsspråk får användas i kontakter med förvaltningsmyndigheter och domstolar, bör dispens regelmässigt ges för att använda t.ex. finska eller samiska vid upprättandet av bokföringen.” Även meänkieli är ett minoritetsspråk som sådana företag får använda i dessa sammanhang.
Uttalandet avser företag. Det innebär att både fysisk och juridisk person som är bokföringsskyldig enligt BFL omfattas (1 kap. 2 § första stycket 1 BFL).
De förvaltningsområden som avses är för samiska Arjeplogs, Gällivare, Jokkmokks och Kiruna kommuner. För finska och meänkieli är förvaltningsområdet Gällivare, Haparanda, Kiruna, Pajala och Övertorneå kommuner.
3.4 Företagaren har utländsk bakgrund och bokföring på svenska skulle innebära oproportionerliga svårigheter
I propositionen s. 156 sägs att dispens bör kunna komma i fråga om företagaren har utländsk bakgrund och upprättandet av en bokföring på svenska skulle innebära oproportionerliga svårigheter i förhållande till verksamhetens omfattning.
3.5 Övriga skäl
Det kan finnas särskilda skäl utöver dem som uttryckligen tas upp i propositionen. Det ligger i sakens natur att en bedömning av dessa skäl görs restriktivt.
4 Övergripande bedömning vid tillståndsprövningen
I propositionen s. 156 påpekas det som självklart att tillstånd endast bör ges när det står klart att något missbruk inte kan befaras och då det inte är till påtaglig nackdel för det allmänna.
Där sägs också att myndigheten bör vara mera restriktiv om det är fråga om språk där en översättning är svår att göra. Tillstånd bör i gengäld kunna ges mera generöst om det är fråga om ett språk som kan översättas enkelt och utan stora kostnader.
5 Översättning
Om en myndighet, t.ex. Skatteverket, begär det är enligt 1 kap. 4 § andra stycket bokföringslagen ett företag som har fått tillstånd skyldigt att översätta räkenskapsinformationen till något av de språk som alltid är tillåtna enligt huvudregeln, dvs. till svenska, danska, norska eller engelska. Företaget får bekosta detta självt.
Enligt Skatteverkets allmänna råd SKV A 2008:2 bör det krävas för att dispens ska kunna ges att företaget kan göra sannolikt att det har resurser att på ett godtagbart sätt göra en översättning av räkenskapsinformationen och att denna kan göras inom rimlig tid.
6 Ansökan
6.1 Myndighet där ansökan ska göras
Ansökan om tillstånd ska göras hos Skatteverket. Företag som står under Finansinspektionens tillsyn ska dock ansöka hos inspektionen.
6.2 Sätt för ansökan
Ansökan ska vara skriftlig och undertecknas av behörig firmatecknare. Ett företag som har sitt hemvist inom ett förvaltningsområde för samiska, finska eller meänkieli får, enligt vad som påpekas i propositionen s. 104, lämna sin ansökan på minoritetsspråket.
6.3 Innehåll i ansökan
Det finns inga formkrav på vad ansökan ska innehålla, men följande uppgifter bör framgå av ansökan:
allmänna uppgifter om företaget,
specificerade uppgifter om vilken räkenskapsinformation som ansökan avser,
företagets skäl för tillstånd och
uppgifter om hur företaget avser att uppfylla ett eventuellt krav på översättning.
7 Beslut
Ett beslut grundar sig i första hand på de uppgifter som den sökande har lämnat i ärendet. Skatteverket kan i beslutet förbehålla sig rätten att återkalla tillståndet om förhållandena ändras i något väsentligt avseende. I beslut som inte gått den sökande emot behöver skälen normalt inte anges. Beslut får förenas med villkor och tidsbegränsas.
8 Överklagande
Beslutet får överklagas hos länsrätten, men överklagandet ska skickas eller lämnas till Skatteverket. Överklagandet ska vara skriftligt. Skrivelsen ska enligt 9 kap. 1 § BFL och 23 § förvaltningslagen (1986:223) ha kommit in till Skatteverket inom tre veckor från den dag då den klagande fick del av beslutet.