Insamling av Röstningsfullmakt av bolaget självt är som huvudregel förbjudet i aktiebolag. Denna regel finns för att inte bolagsledningen ska samla in fullmakter för att på så vis få igenom sina egna förslag. Regeln gäller oavsett om bolaget eller någon utomstående skulle bekosta insamlingen av fullmakter.
Ett bolag kan dock tillåta fullmaktsinsamling genom att reglera den i bolagsordningen. Där kan bestämmas att bolagets styrelse får samla in fullmakter på bolagets bekostnad. Det finns två accepterade och reglerade förfaranden som är undantag från det principiella fullmaktsinsamlingsförbudet: fullmaktsinsamling (se nedan) samt så kallad Poströstning.
Tillåten fullmaktsinsamling
Det är möjligt att inta en bestämmelse om fullmaktsinsamlingar på bolagets bekostnad i bolagsordningen, men den måste följa ett särskilt förfarande.
Förfarandet innebär att styrelsen i samband med en kallelse till bolagsstämma skickar med ett fullmaktsformulär till aktieägarna. Fullmaktsformuläret ska ange vilka frågor som fullmakten avser, det vill säga ange ett eller flera av de numrerade ärenden från den föreslagna dagordning för bolagsstämman som finns i kallelsen. Formuläret ska hänvisa till de förslag till beslut som framlagts i anslutning till ärendena och fullmakten ska presentera två svarsalternativ på ett likvärdigt sätt med rubrikerna ”Ja” och ”Nej”. Aktieägaren kan endast ge fullmakt för röstning genom att markera ett av de angivna svarsalternativen. Det är inte tillåtet att villkora svaren. Om aktieägaren skriver in instruktioner eller villkor i fullmaktsformuläret är fullmakten ogiltig i sin helhet. En aktieägare som vill ge särskilda instruktioner för röstning utan att närvara på stämman får istället anlita sitt eget ombud.
Det utskickade formuläret används för att utse ett Ombudpå bolagsstämma, det vill säga ge en angiven person i uppdrag att företräda aktieägaren vid bolagsstämman i de frågor som formuläret anger. Ombudet får dock inte vara styrelseledamot eller verkställande direktör i bolaget. Personen bör inte heller ha ett intresse i de frågor som fullmakten gäller eller vara i en sådan situation att jäv kan uppstå. Eftersom det inte går att byta ut den angivna personen är det lämpligt att namnge ytterligare en person som kan vara ersättare.
Fullmakten måste även uppfylla de krav som gäller i enlighet med fullmakt för ombud, det vill säga den ska vara skriftlig, daterad och undertecknad. Det ska framgå av formuläret vilken dag fullmakten senast ska ha kommit in till ombudet samt hur aktieägare ska gå till väga för att återkalla fullmakten. En fullmakt enligt fullmaktsformulär gäller endast för en enda stämma.
Kallelsen till bolagsstämma ska informera aktieägarna om hur röstningen genom fullmaktsinsamlingen ska gå till.
Till följd av EU-reglering finns utöver den fullmaktsinsamling som är tillåten även regler om så kallad Poströstning.
Fullmaktsinsamling i publika bolag
I börsbolag finns särskilda skyldigheter rörande ombud och fullmaktsinsamlingar. Bolagen måste alltid tillhandahålla generella fullmaktsformulär så att aktieägaren kan utse ett Ombudpå bolagsstämma. Både generella fullmaktsformulär och sådana formulär för fullmaktsinsamling som beskrivits ovan måste finnas tillgängliga på bolagets webbplats minst tre veckor före stämman och fram till stämmodagen.