Definition
Särskild firmatecknare är en person som ensam eller tillsammans med annan är bemyndigad av styrelsen att företräda bolaget och teckna bolagets firma.
Ett bolag behöver vanligen flera företrädare som kan interagera med omvärlden. Det är opraktiskt att styrelsens samtliga ledamöter ska skriva under rättshandlingar i bolagets verksamhet som inte är löpande förvaltning (där verkställande direktören har rätt att teckna bolagets firma). Det uppstår därför ofta behov av att andra personer ska kunna teckna bolagets firma.
Tillsättande av särskild firmatecknare
Det är alltid styrelsen som utser särskild firmatecknare. Bolagsstämman kan alltså inte välja en särskild firmatecknare och kringgå styrelsen.
Bolagsordningen kan dock innehålla bestämmelser om i vilken utsträckning styrelsen får bemyndiga någon som särskild firmatecknare. Bolagsordningen kan helt förbjuda möjligheten att utse särskild firmatecknare eller föreskriva att bemyndigandet måste ske på vissa villkor. Ett exempel kan vara att bolagsordningen föreskriver att styrelsen endast får utse bolagsstämmovalda styrelseledamöter till särskild firmatecknare och att det alltid ska vara två personer i förening.
Eftersom en särskild firmatecknare får sådan vidsträckt behörighet finns det anledning att införa kontrollmekanismer vid firmateckningen. Det är därför vanligt att styrelsens bemyndigande föreskriver att firma ska tecknas av två eller flera personer tillsammans (vilket skrivs ”i förening”), en så kallad kollektiv behörighet. Det är bara denna restriktion att firmateckningen endast får ske med två eller flera personer tillsammans som kan registreras i aktiebolagsregistret.
Bemyndigandet som särskild firmatecknare gäller från den tidpunkt anmälan kom in till Bolagsverket. Det kan även gälla från en senare tidpunkt som angetts i beslutet om bemyndigandet.
Kvalifikationer
Samma kriterier som för verkställande direktör gäller även för den särskilda firmatecknarens obehörighet och jäv. Det innebär att den firmatecknaren ska:
vara en fysisk person,
vara minst 18 år,
inte ha en förvaltare enligt 11 kap. föräldrabalken,
inte vara i konkurs,
inte ha näringsförbud, och
avse att ta del i sådan verksamhet som ankommer på firmatecknare (Bulvan).
Särskild firmatecknare kan, liksom verkställande direktör och styrelseledamot, vara jävig i vissa situationer. Han eller hon får inte handlägga en fråga om:
avtal mellan den särskilda firmatecknaren och bolaget,
avtal mellan bolaget och tredje man, om den särskilda firmatecknaren i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot bolagets, eller
avtal mellan bolaget och en juridisk person som den särskilda firmatecknaren ensam eller tillsammans med någon annan får företräda.
Minst en av de särskilda firmatecknarna ska vara bosatt inom EES. Bolagsverket får i ett enskilt fall bevilja undantag från denna regel.
Verkställande direktör får utses till särskild firmatecknare. Det kan finnas en bolagsrättslig anledning till att utse verkställande direktören till särskild firmatecknare, eftersom firmatecknaren och verkställande direktören har olika beslutsområden. Verkställande direktören har behörighet att teckna firman inom den löpande förvaltningen (och under speciella omständigheter vid åtgärder inom styrelsens beslutsområde). Det kan finnas ett intresse av att verkställande direktören ska ha ständig firmateckningsrätt inom styrelsens område. En sådan ordning ger dock verkställande direktören mycket omfattande makt. Det förekommer att denna möjlighet förbjuds genom bestämmelse i bolagsordningen.
Särskild firmatecknares behörighet
En särskild firmatecknare har behörighet att binda bolaget på samma sätt som styrelsen. Eftersom inte alla mellanhavanden med omvärlden sker genom skriftliga handlingar är det viktigt att notera att en särskild firmatecknare kan binda bolaget även genom muntliga avtal och utfästelser. Firmatecknaren har rätt att företräda bolaget exempelvis vid förhandlingar eller rättegång.
En särskild firmatecknare är snarast att anse som en särskild företrädare för styrelsen, och har således samma makt att binda bolaget som styrelsen själv.
En särskild firmatecknare är därför något annat än en vanlig person med fullmakt vars behörighet begränsas av det som är skrivet i fullmakten. För att bolagets avtalsparter och andra intressenter inte ska behöva tveka om en firmatecknares behörighet får det inte förekomma några inskränkningar i en firmatecknares rätt att binda bolaget, utom att behörigheten måste utövas tillsammans med en annan person.
Rättspraxis
En verkställande direktör i ett aktiebolag som även var ensam särskild firmatecknare ingick ett avtal som låg utanför den löpande förvaltningen. Han saknade dessutom uppdrag av styrelsen att ingå avtalet, som var förlustbringande. Högsta domstolen ansåg att motparten skulle ha insett att firmatecknaren agerade utan uppdrag och därför inte kunde binda bolaget. (NJA 1995 s. 437)
Mandatet som särskild firmatecknare är personligt. En annan person kan alltså inte sättas in istället för den som namngivits som särskild firmatecknare. Det innebär bland annat att en styrelsesuppleant som inträder i en ordinarie ledamots ställe inte automatiskt får överta den frånvarande ledamotens roll som särskild firmatecknare. Det är dock annorlunda i situationen att en styrelsesuppleant inträder i styrelsen och samtidigt inträder i hela styrelsens behörighet att teckna bolagets firma; då kan suppleanten rätteligen delta i firmatecknandet.
Beträffande delgivning av beslut och skrivelser från en myndighet gäller en särskild regel för särskilda firmatecknares behörighet. Även om en särskild firmatecknare endast har behörighet att teckna firma tillsammans med andra är han eller hon ändå behörig att motta en delgivning.
Legitimation som särskild firmatecknare
För att försäkra sig om att en person har behörighet som särskild firmatecknare är det normala att personen uppmanas visa upp ett registerutdrag eller ett styrelseprotokoll som innehåller information om att personen förordnats som särskild firmatecknare. Många institutioner, till exempel banker och myndigheter, har regler som kräver att firmatecknare visar upp registreringsbevis.
Problemet med dessa handlingar är att förhållandena kan ha förändrats sedan de skrevs ut. En styrelse kan återkalla ett mandat när som helst. En person som är på väg att göra affärer med ett bolag genom en särskild firmatecknare bör vid mer väsentliga transaktioner kontrollera att inga ändringar har skett i aktiebolagsregistret. Ett sätt att få aktuell information om firmateckningen i ett bolag är att ringa Bolagsverket och efterfråga upplysningar. Bolagsverkets telefonnummer är 0771-670 670.
Återkallande av rätt att teckna firma
Styrelsen kan närsomhelst återkalla fullmakten som särskild firmatecknare. Om bemyndigandet återkallas ska det anmälas till Bolagsverket för registrering. Anmälan sker på samma sätt som beskrivits ovan.
Återkallelsen gäller från den tidpunkt anmälan kom in till Bolagsverket. Det kan även gälla från en senare tidpunkt som angetts i beslutet om återkallelsen.
Ansvar
En särskild firmatecknare är inte inkluderad i det aktiebolagsrättsliga skadeståndsansvar som regleras i 29 kap. aktiebolagslagen. Det innebär att firmatecknare i grunden är en vanlig uppdragstagare vars ansvar styrs av de arbetsuppgifter han eller hon tilldelas. Om någon form av skada inträffar som firmatecknaren orsakat får bolaget, aktieägare eller annan intressent försöka använda sig av allmänna skadeståndsregler utifrån firmatecknarens avtals- eller sysslomannarättsliga ställning och uppdrag.
Det kan dock finnas viss risk för att en särskild firmatecknare har ett ansvar som motsvarar hans eller hennes faktiska ställning i bolaget. Om en ensam firmatecknare är den enda anställda i Sverige med en styrelse som består av personer bosatta utomlands, och i praktiken har den faktiska ställningen som ensam företrädare för bolaget, kan det enligt principer som utvecklats i rättspraxis finnas anledning att pröva firmatecknarens ansvar efter principerna för styrelse och verkställande direktörs ansvar.
Rättspraxis
En fullmaktshavare (så kallad prokurist) hade ensamt ansvar för drift av ett företag och blev därför betalningsskyldig för skatteinbetalningar trots att han var legal ställföreträdare för företaget. Högsta domstolen menade att den faktiska maktpositionen och möjligheten att påverka förvaltningen i den juridiska personen är avgörande för ansvaret (NJA 1993 s. 740).