Bestämmelserna om de allmänna krav som gäller vid användning av kassaregister återfinns i 3 kap. SKVFS 2014:10. Hänvisningarna här är till detta kapitel om inte annat anges.
I ett kassaregister får det inte finnas någon programvara eller hårdvara som på ett sätt som inte är tillåtet kan påverka de funktioner som anges i Skatteverkets föreskrifter om krav på kassaregister, kontrollenhet till kassaregister eller kontrollsystem till kassaregister (1 §).
Ett kassaregister med kontrollenhet får endast användas om kontrollenheten har en lagringskapacitet som klarar minst fem års beräknad användning i den verksamhet som den ska användas i (2 §). En kontrollenhet ska enligt 3 § installeras av en tillverkare av kassaregister eller av en generalagent utsedd person. Ett kassaregister som inte har en port som kan ta emot data från en kontrollenhet ska använda kontrollenhet typ B. En kontrollenhet typ B ska installeras mellan ett kassaregister och dess skrivare (4 §).
Ett företag får inte använda ett kassaregister med kontrollsystem om företaget är i intressegemenskap med det företag som tillhandahåller kontrollsystemet (5 §). Ett kontrollsystem ska installeras av en tillverkare av kontrollsystemet eller av tillverkaren utsedd person (6 §). Ett kontrollsystems buffringsprogram ska finnas i samma lokal som de kassaregister som kontrollsystemet till kassaregister är sammankopplat med (7 §).
Efter att anmälan om kassaregister gjorts till Skatteverket ska Skatteverket enligt 8 § tillhandahålla skyltar med identifikationsnummer för varje registreringsenhet och kontrollenhet eller kontrollsystem som omfattas av anmälan. Företaget ska omedelbart sätta fast dessa skyltar på ett synligt och säkert sätt på respektive registreringsenhet och kontrollenhet. För kassaregister med kontrollsystem ska skyltarna sättas fast på registreringsenheten och den enhet som innehåller kontrollsystemets buffringsprogram. Kassaregistret får endast användas om en registreringsenhet och dess kontrollenhet eller kontrollsystem är märkt med identifikationsnummer. Kassaregistret får dock användas efter att en anmälan om kassaregister gjorts till Skatteverket till dess att skyltarna tillhandahållits trots att märkningen ännu inte har gjorts. Om det är förenat med svårigheter att sätta fast skyltarna enligt ovan får skyltarna i stället förvaras på ett ordnat och säkert sätt i verksamhetslokalen tillsammans med en förteckning över vilka komponenter som hör till en viss skylt.
Företaget ska enligt 9 § ge varje registreringsenhet en unik kassabeteckning. Denna beteckning ska finnas på kassakvitto, X-dagrapport och Z-dagrapport.
Kassaregistrets klocka ska vara ställd enligt svensk normaltid och justerad för sommartid (10 §).
Utskrift av journalminne ska kunna ske på den plats där försäljning sker (11 §).
Ett företag får enligt 12 § ha gemensamt kassaregister med annat företag om kassaregistret på ett säkert sätt kan hantera mer än ett företags registreringar. Varje företags registreringar ska hållas åtskilda. Detta är en vanlig företeelse bland frisörer som delar lokal. Ett gemensamt kassaregister med kontrollenhet ska enligt 13 § ha en kontrollenhet typ C men får ha kontrollenhet av typ A eller B om kassaregistret har en kontrollenhet för varje företag som använder det gemensamma kassaregistret. Det ska finnas en signeringsmodul för varje kassaregisternummer i ett gemensamt kassaregister med kontrollsystem.
Till varje registreringsenhet ska det finnas minst en kassalåda. En kassalåda får användas för förvaring av betalningsmedel som avser flera än en registreringsenhet endast om det går att särskilja och stämma av de betalningsmedel som finns i kassalådan mot de registreringar som gjorts i de olika registreringsenheterna (14 §). I kassalådan får ett företags betalningsmedel inte sammanblandas med ett annat företags betalningsmedel (15 §).
Om en registreringsenhet ingår i ett nätverk med andra registreringsenheter ska registreringarna i de olika registreringsenheterna hållas åtskilda (16 §). Kassaregister med kontrollenhet som ingår i ett nätverk med andra registreringsenheter ska vara anslutna till en kontrollenhet av typ A eller C och ha en signeringsmodul för varje kassaregisternummer (17 §).
Se även
Behandlingshistorik - kassaregister
Kassaregister - ansökan om undantag från skyldighet
Kassaregister - bokföringstidpunkt
Kassaregister - ej tillåtna funktioner
Kassaregister - kontrollavgift
Kassaregister - registrering av försäljning etc.
Kassaregister - skyldighet att använda
Kassaregister - tvingande funktioner
Löpande användning av kassaregister