Bestämmelserna om vilka funktioner som ska finnas i ett kassaregister återfinns i 5 kap. SKVFS 2014:9. Hänvisningarna här är till detta kapitel om inte annat anges.
Ett kassaregister ska kunna registrera växelkassa, förändring av växelkassa samt olika slag av betalningar (kontanter, kontokort, swish), se 1-2 §§.
Om ett kassaregister kan hantera mer än ett företagets registreringar, exempelvis frisörer som delar lokal och kassaregister, ska det ha en funktion som utvisar vilket företag det hanterar. Ett sådant kassaregister är enbart tillåtet om kassaregisterprogrammet på ett säkert sätt kan hålla registreringarna åtskilda (3 §). Detsamma gäller kassaregister som kan hantera registreringar som sker i olika verksamheter inom ett företag eller hanterar flera tunna klienter som ansluts till kassaregisterprogrammet.
Det ska enligt 4 § kunna gå att ta fram aktuella uppgifter och inställningar som uppfyller kravet på behandlingshistorik enligt BFL.
Om ett kassaregister har en funktion för utskrift av kvittokopia, övningskvitto eller pro forma kvitto ska dessa vara tydligt markerade med orden kopia, övning (ovning) respektive ej kvitto. Den markerande texten ska inte kunna ändras och den ska var minst dubbelt så stor som den text som anger belopp. Se 5 §.
Ett kassaregister som är avsett att användas med ett kontrollsystem ska enligt 6 § kunna ta emot och skicka information som kontrollsystemets buffringsprogram skickar eller begär att få från kassaregistret. Ett kassaregister får skicka uppgifter som behövs till buffringsprogrammet.
Ett kassaregisterprogram ska enligt 7 § kunna skicka de kvittokontrolldata som en kontrollenhet eller ett kontrollsystem behöver. Kvittodatabelopp ska vara i svenska kronor och ören.
Ett kassaregister är en del av bokföringssystemet och omfattas därför av bestämmelserna om behandlingshistorik i BFL.
Det ska enligt 5 kap. 4 § SKVFS 2014:9 gå att ta fram aktuella uppgifter om programmeringar och inställningar som uppfyller BFL:s krav på behandlingshistorik, dvs. att det ska vara möjligt att utan svårighet följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling. Detta förtydligas i BFNAR 2013:2 punkt 9.16 där det beskrivs att behandlingshistoriken ska visa de bokföringsposter som har tillförts bokföringssystemenet samt, i datorbaserade system, registreringsdatum. Behandlingshistoriken ska även beskriva förändringar i bokföringssystemet som påverkar bokföringsposternas behandling samt när dessa förändringar infördes. Det innebär, enligt BFN:s kommentar till bestämmelsen, att en behandlingshistorik för ett kassaregister ska innehålla dokumentation över förändringar i programmeringar och inställningar som påverkar bokföringen. När kassaregistret tas i bruk och vid varje tillfälle som en ändring görs av programmet eller dess inställningar ska det dokumenteras i behandlingshistoriken vilka inställningar eller ändringar som har gjorts och när de har gjorts. I många kassaregister skapas och lagras behandlingshistoriken automatiskt och kan skrivas ut vid behov. I ett certifierat kassaregister ska programmeringar och inställningar kunna utläsas av kontrollremsa eller journalminne.
Behandlingshistorik - kassaregister
Se även
Kassaregister - allmänna krav om användning
Kassaregister - ansökan om undantag från skyldighet
Kassaregister - bokföringstidpunkt
Kassaregister - ej tillåtna funktioner
Kassaregister - kontrollavgift
Kassaregister - registrering av försäljning etc.
Kassaregister - skyldighet att använda
Löpande användning av kassaregister