Majoriteten av 2022 års ESEF-rapporter är nu publicerade. För de allra flesta bolagen var det andra året med ESEF-rapportering. Tillkommande krav på blocktaggning av noter och en uppdaterad ESEF taxonomi (ESEF Taxonomy 2021) har ställt bolagen inför nya, svåra och tidskrävande uppgifter. För att lyckas med blocktaggningen krävs förutom förståelse av taxonomin även goda kunskaper om IFRS-regelverket. I denna artikel sammanfattar FAR:s Strategigrupp Redovisning, genom Anna Lindén och Joachim Mårtensson, sina iakttagelser och erfarenheter från årets ESEF-rapporteringar och delar med sig av goda råd inför nästa års rapportering.
Blocktaggningen har ställt bolagen inför nya utmaningar bland annat till följd av en ”omvänd metodik” vid uppmärkning, i jämförelse med den metodik som tillämpas vid uppmärkning av de primära räkningarna. Vid detaljerad taggning av de primära räkningarna ska varje belopp märkas upp med det element som har den snävaste redovisningsbetydelsen. Vid behov ska bolagsspecifika element skapas, så kallade extensions. Vid blocktaggning ska istället samtliga 250 obligatoriska element tillämpas i den mån upplysningarna som motsvaras av respektive element finns i noterna.
Flera av de obligatoriska elementen är snarlika och/eller breda i sin omfattning och har endast en generell referens till IFRS, vilket skapar otydlighet kring vilken upplysning som omfattas och ska märkas upp. Ett vanligt missförstånd är att element som benämns ”och/eller” inte behöver tillämpas i tron om att det är tillräckligt att tillämpa de mer precisa elementen. Ett exempel på detta är om ett bolag presenterar upplysningar om intresseföretag enbart i not. Då ska bolaget ändå märka upp den noten med både elementet som omfattar intresseföretag och joint ventures samt det mer specifika elementet som omfattar endast intresseföretag, det vill säga upplysningen ska multitaggas.
Avsaknaden av en hierarki i ESEF-taxonomin vad gäller blocktaggningselementen, gör uppmärkningen mer komplex. Det är inte tydligt hur elementen är kopplade till varandra och hur de ska tillämpas på samma upplysning i form av att vissa element är bredare respektive mer precisa i sin omfattning. Detta innebär ett ökat behov av att göra egna bedömningar i analysen av elementen och hur de ska tilllämpas på de presenterade upplysningarna. För att kunna bedöma om och på vilka upplysningar dessa element ska tillämpas i noterna krävs kunskap om vilken information som omfattas av det specifika upplysningskravet.
Goda IFRS-kunskaper underlättar
Ett korrekt utövande av blocktaggning kräver god kunskap om IFRS-regelverket. Informationen som presenteras i bolagens noter täcker många gånger, helt eller delvis, in upplysningskrav enligt flera olika IFRS-standarder. Detta innebär därför ofta att flera obligatoriska element ska tillämpas på olika delar av noten. Exempel på områden som ofta presenteras tillsammans och vars upplysningskrav är hänförliga till olika IFRS-standarder är upplysningar avseende finansiella instrument, immateriella tillgångar/ goodwill och segment/intäkter. Vidare finns det obligatoriska element som omfattar samma område, men som är bredare eller mer precisa i sin omfattning. Ett exempel på detta är upplysningar om finansiella instrument där flera element kan omfatta samma not, flera olika noter eller delar av noter (multitaggning).
ESEF omfattar endast koncernens räkningar och upplysningar enligt IFRS. Många svenska bolag presenterar upplysningar för koncernen och moderbolaget i samma noter, vilket medför ett ökat behov av noggrannhet i uppmärkningen för att säkerställa att rätt delar av informationen märks upp. Vidare härstammar vissa delar av upplysningarna för de svenska bolagen från särsvenska regler och rekommendationer, exempelvis RFR 2 och ÅRL, vilket komplicerar uppmärkningen.
ESEF-kraven i korthet
Reglerna om enhetlig elektronisk rapportering i enlighet med European Single Electronic Format (ESEF) gäller för företag vars värdepapper är upptagna till handel på en reglerad marknad inom EU. Finansiella rapporter för dessa företag ska upprättas i formatet XHTML. I de fall rapporterna innehåller koncernredovisning upprättad i enlighet med International Financial Reporting Standards (IFRS) ska dessa även märkas upp med hjälp av Inline XBRL-specifikationer (iXBRL).
Finansiella rapporter för räkenskapsår som inleds den 1 januari 2021 eller senare omfattas av krav på uppmärkning av koncernens primära räkningar (så kallad detaljerad taggning av belopp i resultaträkning, övrigt totalresultat, balansräkning, kassaflödesanalys och förändringar i eget kapital). Finansiella rapporter för räkenskapsår som inleds den 1 januari 2022 eller senare omfattas även av utökade krav på uppmärkning av koncernens noter (så kallad blocktaggning av ett innehåll som kan inkludera text, belopp, tabeller eller annan data). ESEF-förordningen innehåller ca 250 element som är obligatoriska att använda. Detta innebär att alla upplysningar i koncernens noter som motsvarar redovisningsbetydelsen av något av de 250 obligatoriska elementen ska märkas upp. Upplysningar som inte motsvarar redovisningsbetydelsen av något av de obligatoriska elementen behöver inte märkas upp, men får märkas upp frivilligt. Upplysningar som ska märkas med ett obligatoriskt element kan sträcka sig över flera sidor, omfatta en separat not, ett separat stycke, en mening eller en tabell. Ett och samma obligatoriska element kan också omfatta delar av upplysningar i flera olika noter och en och samma upplysning kan behöva märkas upp med flera av de obligatoriska elementen (så kallad multitaggning).
Skillnader i uppmärkningen
ESMA:s vägledning illustrerar att samma upplysning ofta ska märkas upp med flera olika blocktaggningselement (multitaggning). Vidare illustrerar vägledningen att ett och samma element ofta ska tillämpas på upplysningar som finns utspridda i flera olika noter.
Även om blocktaggningen är korrekt utförd är det rimligt att anta att olika utövares uppmärkning av samma bolag skulle kunna skilja sig åt. Samma obligatoriska element kan ha tillämpats, men omfattningen skiljer sig ofta åt till följd av utövarens noggrannhet. Blocktaggningen kan för en utövare göras genom uppmärkning av specifika stycken, meningar eller tabeller, medan en annan utövare kan märka upp upplysningar på en mer övergripande nivå. Ett exempel på en vanligt förekommande upplysning som illustrerar detta är upplysning om kategorier av finansiella instrument som vanligtvis presenteras i tabellform. Där har vissa bolag märkt upp hela noten med enbart det övergripande elementet för finansiella instrument. Andra bolag har även tillämpat snävare element på själva tabellen som visar de ingående delposterna såsom till exempel upplåning, derivat, kundfordringar, leverantörsskulder osv., vilket medför skillnader i uppmärkningen av samma upplysning.
På samma sätt som att olikheter i detaljnivån i uppmärkningen leder till skillnader i blocktaggningens slutresultat påverkas uppmärkningen även av årsredovisningens strukturella utformning och tekniska uppbyggnad i XBRL-systemet. Exempelvis varierar uppmärkningen avseende redovisningsprinciperna beroende på om bolaget valt att presentera dessa i en och samma not eller utspridda på flera olika noter.
Det är även viktigt att ha i åtanke att inte utöva blocktaggningen på ett sätt som innebär att uppmärkningen i det maskinläsbara formatet innehåller utökad och mer detaljerad information i jämförelse med den information som presenteras i det mänskligt läsbara formatet.
Omfattande tidsåtgång
För många bolag har blocktaggningen krävt mycket mer arbete än vad bolagen initialt bedömt Årsredovisningsprocessen för framtagandet av den mänskligt läsbara versionen hos bolagen är ofta mycket välplanerad, men innehåller lite utrymme för oförutsedda händelser och ändringar i ett redan tidspressat schema. Sena ändringar av text, data, layout och illustrationer i årsredovisningen föranleder allt som oftast ett behov av översyn av utförd blocktaggning, vilket därmed även är viktigt att beakta vid planeringen av den övergripande årsredovisningsprocessen.
De utökade blocktaggningskraven har inte bara inneburit utmaningar för bolagen utan även för XBRL-leverantörerna. Sena ändringar i årsredovisningen eller dess tekniska formatering har för vissa bolag bidragit till att blocktaggningen helt eller delvis fallit bort eller ändrat plats i årsredovisningen. Att behöva göra om blocktaggningen dagen innan eller samma dag som offentliggörande har ställt stora krav på alla som är inblandade i ESEF-arbetet.
Förbättringspotential kopplad till stärkt intern kontroll
De flesta bolag har utvecklade och inarbetade interna kontroller kopplade till framtagandet av den mänskligt läsbara versionen av årsredovisningen. Dock har vi noterat att utformad och dokumenterad intern kontroll kopplad till den digitala årsredovisningen och ESEF-rapporteringen inte är lika utvecklad, vilket är något som kan förbättras inför kommande år.
Att upprätta en sidoordnad dokumentation (utanför det XBRL-system som används för uppmärkning) avseende de bedömningar som gjorts i tillämpningen av blocktaggningselementen är att rekommendera. Denna kan med fördel användas vid ett eventuellt behov av att återskapa tidigare utförd blocktaggning som ofrivilligt ändrats och/eller fallit bort samt säkerställa intern dokumentation avseende genomförda ställningstaganden. Vidare är detta även viktigt från ett kvalitetssäkringsperspektiv.
Tekniska utmaningar
För att komma i mål med ESEF-rapporteringen har det, likt föregående år, oftast krävts flertalet tekniska valideringar som granskats av bolagets revisor.
Nedan sammanfattas de tekniska utmaningar och noteringar som varit de mest vanligt förekommande i den tekniska valideringen av blocktaggningen och uppmärkningen av räkningarna.
Följande noteringar leder till väsentliga felaktigheter i blocktaggningen och måste därmed åtgärdas:
Många bolags ESEF-rapporter har initialt haft en stor förekomst av så kallade ”hidden facts” och ”hidden data”. Dessa betyder att vissa uppmärkta uppgifter inte läses in korrekt i XBRL och uppkommer ofta när en PDF-rapport märks upp och konverteras i en XBRL-tagger. Dess förekomst och hantering kräver ofta ett nära samspel mellan kommunikations- och formgivningsbyrån och XBRL-leverantören. Eliminering av ”hidden facts” och ”hidden data” i ett sent skede i ESEF-processen har föranlett mycket extra arbete för att återställa taggning som helt eller delvis fallit bort.
Felaktig uppmärkning av textgränser, så kallad ”ix:continuation”, som används för att ange att uppmärkningar (särskilt textblock) sträcker sig över flera sidor eller avsnitt i en rapport. Problemet som vanligtvis uppstår på grund av felaktiga länkar är så kallade ”nested continuations”, där felaktig uppmärkning av specifika områden eller anslutning av samma element över flera avsnitt kan leda till att samma text märks upp dubbelt.
Felaktig tillämpning av ”Escape-attributet”, vilket kan leda till att maskinen misstolkar vissa tecken, såsom ”<” eller ”&”. ”Escape-attributet” avser en metod där maskinen anvisas om att inte tolka sådana tecken som en del av programmeringsspråket. För att undvika misstolkning ska attributet alltid sättas till TRUE för samtliga element av typen textblock.
Följande noteringar leder till icke-väsentliga felaktigheter avseende blocktaggningen men rekommenderas att åtgärdas:
Felaktig ordningsföljd vid tillämpning av ”continuations”. ”Continuations” avser sammanlänkningen av hur ett element har tillämpats på flera olika upplysningar och är nödvändigt att tillämpa när upplysningar presenteras utspritt i den finansiella rapporten. ”Continuations” bör presenteras i samma ordningsföljd som informationen presenteras i det mänskligt läsbara formatet.
Formateringen av den uppmärkta texten har visat sig vara en utmaning. Tabeller och paragrafer formateras inte på ett sätt som gör att de avspeglar hur uppgifterna presenteras i den mänskligt läsbara versionen. Detta är dock inget skall-krav från ESEF-förordningen eller ESMA och har därmed lämnats utan ytterligare uppföljning.
De flesta XBRL-leverantörer som bolagen använder har inte kunnat formatera korrekt ”whitespace” på vissa texter på grund av årsredovisningens struktur, där viss text kan hamna utan mellanrum i XBRL, eftersom texten i input-filen har en annorlunda marginal.
Ett år in i ESEF-rapporteringen är fortsatt den detaljerade uppmärkningen av räkningarna ofta förknippade med följande noteringar i den tekniska valideringen:
Felaktigheter avseende ”sign logic”, vilket kan leda till felaktigheter avseende om det rapporterade värdet ska tolkas som en debet- eller kreditpost.
Felaktigheter avseende ”scale” och precision (så kallat decimalattribut), vilket kan leda till felaktigheter avseende vilken enhet (till exempel i tusentals kronor) rapporterade värden ska tolkas i respektive till vilken siffra värdet avrundas.
Utelämnande av uppmärkning av ”-”, trots förtydligande i ESMA:s rapporteringsmanual avseende att uppmärkning bör ske.
Inför årsredovisningsprocessen 2023
Sammanfattningsvis har det första året med blocktaggning för många bolag varit mycket utmanande, men lärorikt. En nyckel till en effektiv ESEF-rapportering för bolagen är en fortsatt nära dialog och planering med kommunikations- och formgivningsbyrån och XBRL-leverantören. Senare i höst kommer en uppföljande artikel att publiceras som sammanfattar vad bolagen bör tänka på för att uppnå en effektivare ESEF-rapportering avseende årsredovisningen 2023.
FAR:s Strategigrupp Redovisning
genom
Anna Lindén PwC
Joachim Mårtensson Deloitte