Kodens nya krav på fysisk bolagsstämma

Möjligheten att hålla digitala stämmor har väckt starka känslor i svenskt näringsliv och debatten har tidvis varit hård. Den nya versionen av Svensk kod för bolagsstyrning föreskriver fortsatt fysisk bolagsstämma som huvudregel, men olika möjligheter till undantag finns, enligt principen följ eller förklara. I denna artikel presenterar Carl Svernlöv, advokat på Baker McKenzie och adjungerad professor på Stockholms Universitet, de nya reglerna.

I den version av Svensk kod för bolagsstyrning som gäller från 1 januari 2024 har införts en ny regel 1.2 som föreskriver att bolagsstämma ska hållas på en fysisk plats där de aktieägare som vill kan infinna sig, oavsett om aktieägarna också ges möjlighet att delta i stämman på distans. Regeln är ett svar på de nya regler i 7 kap. 15 § aktiebolagslagen (2005:551 ”ABL”) som från årsskiftet tillåter helt digitala stämmor, under förutsättning att en bestämmelse om det är intagen i bolagsordningen. Även utan en sådan bestämmelse i bolagsordningen är det emellertid möjligt att hålla en digital stämma om extraordinära omständigheter kräver det.

Aktiebolagslagens regler om digitala bolagsstämmor

Huvudregeln i aktiebolagslagen är att bolagsstämman ska hållas på den ort där styrelsen har sitt säte. I bolagsordningen får det dock bestämmas att stämman ska eller kan hållas på en annan angiven ort i Sverige. I undantagsfall – om extraordinära omständigheter kräver det – får bolagsstämman hållas I på vilken ort som helst i Sverige eller utomlands (se 7 kap. 15 § ABL). Enligt 7 kap. 4 a § ABL får det i bolagsordningen dessutom anges att aktieägarna före bolagsstämman ska kunna utöva sin rösträtt per post eller att styrelsen inför en bolagsstämma får besluta att aktieägarna ska kunna göra detta. Vid poströstning ska aktieägarna använda sig av ett formulär som tillhandahålls av bolaget, med vilket de utövar sin rösträtt.

Tidigare har det för svenska bolag krävts att stämman ska vara knuten till en viss fysisk plats där aktieägare kan infinna sig och rösta personligen eller genom ombud. Eftersom det är fråga om bestämmelser uppställda uteslutande i syfte att skydda aktieägarna, kan de frångås om samtliga aktieägare samtycker till det. Det stora antalet bolagsstämmor i svenska aktiebolag med endast en eller ett fåtal aktieägare genomförs i praktiken som så kallade skrivbordsstämmor.

Bestämmelserna uppställer emellertid inget hinder för så kallade hybridstämmor, där aktieägarna ges möjlighet att delta i stämman digitalt, men där aktieägarna dessutom har möjlighet att delta vid den i lag eller bolagsordning utpekade stämmoplatsen från vilken stämman leds. I bolagsordningen får det dessutom bestämmas att aktieägarna ska ha rätt till att också delta digitalt. Det har emellertid inte varit möjligt att genomföra en helt digital bolagsstämma om inte samtliga aktieägare samtycker till det.

För att förhindra spridningen av det virus som orsakar sjukdomen covid-19 infördes lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor, som inledningsvis innebar att företag fick en ökad möjlighet att använda sig av bland annat fullmakter och poströstning. De lagändringar som trädde i kraft den 18 maj 2020 möjliggjorde även för styrelsen att själv besluta att hålla stämma helt utan fysiskt deltagande, vilket innebar att stämman kunde hållas antingen digitalt i kombination med poströstning, eller genom att aktieägarna deltog i stämman enbart genom poströstning. De tillfälliga undantagen upphörde att gälla vid utgången av 2021, men återinfördes med anledning av den ökade smittspridningen genom lagen (2022:121) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor. Lagen trädde i kraft den 1 mars 2022 och upphörde att gälla vid utgången av 2022.

Den 29 augusti 2024 presenterade regeringen ett förslag om att möjliggöra för aktiebolag och andra associationsformer att hålla helt digitala bolags- och föreningsstämmor.1 De nya reglerna trädde i kraft den 1 januari 2024 och innebär i korthet följande. Enligt 7 kap. 15 § första stycket ABL får det i bolagsordningen införas en bestämmelse om att stämman ska eller får hållas digitalt.2 Kravet på stöd i bolagsordningen ansågs nödvändigt för att brygga den omställning som följer av att digitala stämmor ersätter möjligheten att inställa sig fysiskt i en stämmolokal.3 Ytterst blir det alltså aktieägarna som får ta ställning till huruvida det är lämpligt att möjliggöra för bolaget att hålla digitala stämmor. Även utan en sådan bestämmelse i bolagsordningen är det emellertid möjligt att hålla en digital stämma om extraordinära omständigheter kräver det (se 7 kap. 15 § andra stycket ABL). Möjligheterna att hålla en digital stämma speglar alltså möjligheterna att hålla stämman på en annan angiven ort än där styrelsen har sitt säte.

I 7 kap. 24 § ABL finns regler om innehållet i kallelsen till bolagsstämman, vari deltagarna bland annat ska få information om hur de ska gå till väga för att delta i stämman. Den nya lagen innebär att kallelsen, för det fall bolagsstämman hålls digitalt, måste innehålla information om hur aktieägarna ska gå till väga för att delta. Det innebär att det i kallelsen måste anges när och hur aktieägarna ska koppla upp sig, vilken typ av utrustning som behövs och hur aktieägarna går till väga för att utöva sin rösträtt. Det är alltså inte tillräckligt att i kallelsen enbart hänvisa till bolagets hemsida för denna information.4

Slutligen ska det i protokollet från bolagsstämman, i stället för ort för bolagsstämman, antecknas att stämman hållits digitalt (7 kap. 48 § första stycket ABL).

Det ska noteras att det inte införs några krav på vilken typ av utrustning som bolaget använder sig av för att hålla en digital bolagsstämma. En digital stämma omfattar således inte endast möten där samtliga deltagare kan se och höra varandra i realtid utan även till exempel fall där överföring av ljud och bild från stämmans ledning sker i ett system, medan aktieägare kan ställa frågor och rösta i ett annat system. Det förutsätter inte heller att alla deltar med ljud och bild utan omfattar även att vissa till exempel deltar via telefon.5

Aktieägarna ska alltjämt kunna utöva sina rättigheter på ett likvärdigt sätt som vid en fysisk stämma. Styrelsen bör därför inför stämman vidta goda förberedelser, säkerställa att en lämplig teknisk utrustning används och i god tid ge aktieägarna information om hur de deltar. Om det inte finns lämpliga rutiner för att till exempel identifiera deltagarna och för rösträkning kan beslut som fattas vid stämman komma att upphävas genom klander.6 Eventuella tekniska problem som orsakas av den tekniska lösning som bolaget använder kan innebära hinder för att genomföra den digitala stämman. Det innebär emellertid inte att varje tekniskt problem – exempelvis sådana problem som beror på att deltagaren inte sett till att ha fungerande utrustning eller internetanslutning – innebär ett hinder mot stämmans genomförande.7

Krav på fysisk bolagsstämma enligt Koden

Kollegiets bild är att det, trots den nya lagen om digitala stämmor, fortsatt ska krävas fysisk bolagsstämma i börsbolag, oavsett om digital medverkan är möjlig eller inte. Därför gäller från och med den 1 januari 2024 att bolag som tillämpar Koden ska hålla bolagsstämma på en fysisk plats, oavsett om aktieägarna också ges möjlighet att delta på distans. Vill bolaget avvika från detta genom en bestämmelse i bolagsordningen måste alltså skälen härom anges i bolagsstyrningsrapporten

Det övergripande skälet bakom den nya regeln är, enligt Kollegiets uppfattning, att avskaffandet av kravet på fysisk stämma ytterst kan underminera aktieägarnas och stämmans överordnade roll enligt den svenska bolagsstyrningsmodellen.8 Kollegiet menar att ”det fysiska mötet mellan bolagsledning och aktieägare anses utgöra en viktig del av den framgångsrika svenska bolagsstyrningsmodellen.”9

Kommentar och reflektioner

Som angavs inledningsvis har aktiebolagslagens nya regel om digitala stämmor vållat mycket debatt när det gäller börsföretagen. Det är tveklöst så att stämman har central betydelse för aktieägarnas respektive medlemmarnas inflytande i och kontroll över bolaget eller föreningen. Våra grannländer erbjuder helt elektroniska stämmor, i Danmark sedan 2003, i Norge sedan 2021 och i Finland sedan förra året. Erfarenheten av digitala stämmor – ofta i kombination med poströstning – enligt den tillfälliga lagstiftning som gällde i Sverige under pandemin har också varit god. Bestämmelserna om digitala stämmor framstår mot den bakgrunden inte som särskilt djärva eller radikala. Det kan dock konstateras att det är viktigt att tillse att tekniken fungerar för att en helt digital stämma ska vara tillförlitlig och inte riskera att leda till situationer där stämmans beslut kan klandras.

Digitala stämmor befrämjar aktieägardemokratin i det att alla aktieägare som har tillgång till en mobiltelefon kan delta i vilken stämma som helst var som helst i landet oavsett var de själva befinner sig. Fördelarna med en helt digital stämma kan vara stora om aktieägarna bor utspridda över hela Sverige, eller kanske hela världen. En digital stämma sänker kostnaderna för aktieägarnas deltagande och sparar in antalet resor. Det argumentet talar även för hybridstämmor som ofta kan vara en bra kompromiss mellan möjligheten att träffas fysiskt och att så många som möjligt ska kunna delta, och personligen kan jag tycka att fysiska eller hybridstämmor ska vara normen för årsstämmor. Dock ser jag stora möjligheter i den digitala stämman när det gäller extrastämmor för att besluta i enskilda frågor. Möjligheten att genomföra digitala stämmor innebär att bolagen kan sänka sina kostnader för att hålla stämman, exempelvis för att hyra en stämmolokal.

Därför är det bra att koden fungerar enligt principen följ eller förklara, vilket innebär att att ett svenskt börsbolag som vill omfamna de nya möjligheterna och underlätta för sina aktieägare att göra sin röst hörd på stämman kan – efter de bolagsordningsändringar som krävs – göra det genom att avvika från den föreslagna nya regeln med en förklaring om att bolaget anser det mer lämpligt att erbjuda en helt elektronisk stämma. För att erbjuda maximal flexibilitet och att minimera teknikrisken så kan det ske i kombination med poströstning.

Carl Svernlöv, advokat, adjungerad professor