Generellt sett tar momslagstiftningen avstamp i bokföringslagen. Det finns dock vissa saker att tänka på ur ett momsperspektiv, bland annat när det gäller anställdas reseräkningar.
Om en anställd parkerar bilen och tar en bild på p-kvittot med sin telefon för att sedan begära att få utlägget ersatt, vad gäller då?
Balans frågade Markus Karlsson, expert på frågorna och uppskattad föreläsare.
– Ur ett momsperspektiv handlar det först och främst om vem som gör inköpet och i vilken egenskap. Den som gör ett inköp måste göra det i egenskap av beskattningsbar person för att momsen ska bli avdragsgill. Det innebär att den anställde bör anses företräda arbetsgivaren vid inköpstillfället, säger Markus Karlsson.
Nästa steg är att titta på i vilken form underlaget anses ha inkommit.
– Jag tror att man är ute på farlig mark när man säger, som vissa program- eller app-leverantörer gör, att det räcker med ett foto av kvittot.
Eftersom den anställde företräder arbetsgivaren vid inköpet är det rimligt att anse att kvittot har inkommit till arbetsgivaren vid inköpstillfället, det vill säga när den anställde tagit emot detta, och att det är originalkvittot som ska sparas.
– Lagstiftningen är sådan att Skatteverket kan kräva in underlaget i original men vad jag vet är det ovanligt att man gör det. Det är uppenbart ingen prioriterad fråga hos Skatteverket utan man nöjer sig vanligtvis med inskannade verifikat.
I grunden gäller dock att det alltid är viktigt för företaget att kunna ta fram originaldokumentet om det efterfrågas.
– Om du får in ett digitalt kvitto och skickar det vidare så är det inget problem. Men om du får ett kvitto och tar ett foto på det så att det lagras i din app, och skickar det vidare till ekonomiavdelningen kan det vara knepigare. Jag skulle som det ser ut i dag inte våga slänga mina kvitton utan ett tydligt ställningstagande från Skatteverket, säger Markus Karlsson.
Redovisningslagstiftning | |
|---|---|
Pappersfaktura: | – sparas på papper 7 år. |
– inskannad | – spara pappersfakturan 3 år, den inskannade i 7 år. |
E-faktura: | – spara elektroniskt 7 år. |
– skrivs ut | – spara e-fakturan i 3 år, utskriften i 7 år. |
– hur spara | – upp till företaget självt att bestämma. Exempelvis i ekonomi systemet eller i mappar på servern. Upprätta arkivplan som beskriver vad som arkiverats och var det förvaras. |
Reseräkningar/kvitton: | Om de tas emot av företaget i pappersform ska de sparas i pappersform. Om de tas emot digitalt gäller digital lagring. Möjlighet till överföring på samma sätt som vid pappersfaktura respektive e-faktura. |
– företagskort | Om företagskort används för att betala utlägg anses företaget ha tagit emot kvittot och ska spara kvittot i den form som det togs emot. |
– privata kort | Om den anställda gjort utlägg privat beror det på i vilken form hen enligt företagets policy lämnar reseräkningen och underlagen. Räkenskapsinformationen ska sparas i den formen företaget tagit emot den. |
Charlotta Marténg
FAKTA:
Momslagstiftningen
Innehåller inte så mycket regler kring arkiveringen, lagringen, utan det överlämnas till bokföringslagen. De allmänna principerna för när man kan beviljas momsavdrag påverkar i vilket format något ska sparas. Generellt är lagringstiden 7 år och om ett original skannas in behöver originalet sparas i 3 år och den inskannade kopian i 7 år.
Exempel utlägg p-avgift: Om den anställda företräder arbetsgivaren vid inköpet är det rimligt att anse att kvittot kommit till arbetsgivaren vid inköpstillfället. Originalkvittot ska sparas.
Eftersom avdragsrätten förutsätter att den anställda företräder arbetsgivaren vid inköpstillfället har det ingen betydelse om hen betalar med företagskort eller egna medel. I båda fallen är det originalkvittot som ska sparas.