FAR:s medlemsrådgivning får ofta frågor om penningtvätt. Pernilla Thelin svarar på de vanligaste frågorna inom ett ständigt aktuellt område.
1. Varför är penningtvätt ett så viktigt ämne och varför ska verksamhetsutövare lägga så mycket tid och resurser på detta?
Penningtvätt är ett allvarligt samhällsproblem ur många aspekter kopplade till exempelvis narkotikabrott, människohandel och skatteundandragande. För några år sedan uppskattade Polismyndigheten i sin årliga rapport Nationell riskbedömning av penningtvätt och finansiering av terrorism i Sverige att cirka 130 miljarder kronor tvättas årligen enbart i Sverige. För att motverka penningtvätt så utpekas ett antal branscher och verksamheter som så kallade verksamhetsutövare i penningtvättslagen, Lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.
För att effektivt kunna identifiera misstänka penningtvättbrott och rapportera dessa till Finanspolisen så ställer penningtvättslagen upp krav på dokumentation samt rutiner och riktlinjer som dessa verksamhetsutövare ska följa i syfte att uppmärksamma den här typen av brott. Dessa är relativt omfattande i sin kartläggning rörande såväl själva verksamheten som hur de anställda ska bedöma sina kunder men syftet är alltjämt att motverka penningtvätt och terroristfinansiering.
2. Vilka räknas som verksamhetsutövare?
Verksamhetsutövare är fysiska och juridiska personer som arbetar inom vissa särskilt utpekade branscher som åläggs att bland annat göra vissa kontroller av sina kunder för att förhindra att de själva, eller kunderna, riskerar att bli inblandade i penningtvätt eller terroristfinansiering. FAR:s medlemmar omfattas av penningtvättslagen, PTL, men även övriga som bedriver redovisning omfattas av lagen.
3. Hur detaljerade måste våra rutiner och riktlinjer vara?
Förutom att personalen ska ha en mycket god kännedom om byråns allmänna riskbedömning så att de vet vilken risk som är förknippad med just den produkten eller tjänsten som den anställde arbetar med ska även rutiner och riktlinjer vara detaljerade. Vägledning rörande detaljnivån kan utläsas såväl från penningtvättslagen, tillsynsmyndigheternas praxis och föreskrifter från FAR:s stöddokument inom penningtvätt. Den anställde ska kunna hitta hur de ska agera, vilka åtgärder de ska vidta och varför i en given situation. Rutinerna och riktlinjerna ska mer eller mindre kunna likställas med en handbok för personalen, även om dessa inte realistiskt kan redogöra för alla situationer som någonsin skulle kunna uppstå. Det är viktigt att anpassa exempelvis FAR:s stöddokument utifrån den egna byråns förutsättningar. Dessa är inte ett facit som per automatik kommer att leda till en godkänd tillsyn från myndigheterna utan dessa måste arbetas igenom noggrant och kräver såväl tid som resurser för att anpassas.
4. Vi är en kombibyrå men inte ett registrerat revisionsbolag, vem eller vilka är våra tillsynsmyndigheter inom penningtvätt?
Ett registrerat revisionsbolag står under tillsyn av Revisorsinspektionen. Driver du enbart redovisningsverksamhet står du under tillsyn av länsstyrelsen. Om du bedriver kombiverksamhet såsom icke-registrerat revisionsbolag så är utgångspunkten att du som verksamhetsutövare står under tillsyn av såväl Revisorsinspektionen som länsstyrelsen. Det är tre länsstyrelser i Sverige som ansvarar för tillsynen inom penningtvättsområdet. Dessa är Länsstyrelsen Skåne, Länsstyrelsen Västra Götaland och Länsstyrelsen Stockholm.
5. Ska jag kräva id-kontroll på samtliga i styrelsen för en kund som är en juridisk person?
Huruvida du ska ta id-kontroll på samtliga företrädare för till exempel ett aktiebolag är en bedömningsfråga utifrån det riskbaserade förhållningssättet som penningtvättslagen bygger på. Om du bedömer att du har uppnått tillräcklig kundkännedom utifrån de id-kontroller du har gjort, även fast du inte har genomfört id-kontroll på samtliga företrädare, så är det normalt sett tillräckligt. Det är viktigt att du då även dokumenterar ditt resonemang noggrant så att det framgår varför du har valt att endast inhämta id på till exempel firmatecknare samt den person du har din huvudsakliga kundkontakt med bland företrädarna och inte på samtliga.
6. Vad händer om en persons id går ut under uppdragets gång?
En kopia av ett inhämtat id-kort kan gå ut under tiden som uppdraget löper. Det finns ingen skyldighet enligt penningtvättslagen att bevaka utgångsdatumen på varje individuellt inhämtad id-kopia hos samtliga kunder. Även om ett id-kort går ut så kommer personen att vara densamme. FAR rekommenderar att nya id-kopior däremot tas in i samband med att uppdragsbrev ska uppdateras. Det gäller då även för de företrädare där befintlig id-kopia finns sedan innan. Vid den årliga uppdateringen av kundkännedomen så ska nya id-kopior inhämtas utifrån eventuella förändringar som har skett bland bolagets företrädare.
7. Hur och när ska man agera vid misstanke om penningtvättbrott eller finansiering av terrorism?
Samtliga verksamhetsutövare enligt PTL har en rapporteringsskyldighet vid misstanke om penningtvättbrott eller terroristfinansiering. Rapportering ska ske till Finanspolisen, via deras digitala portal goAML, fipogoaml.polisen.se/Home. Misstankegraden för att rapporteringsskyldigheten ska aktiveras är väldigt lågt satt, men måste ha någon slags verklig grund. Det ska finnas en skälig grund för misstanken och rapportering ska ske utan dröjsmål. Det handlar om en rapport och inte en anmälan. Hur Finanspolisen och åklagare eventuellt går vidare med en inkommen rapport är ett beslut som ligger hos de instanserna, och inte på verksamhetsutövaren. Det föreligger absolut tystnadsplikt för verksamhetsutövaren gentemot kund eller någon utomstående om att denne utreder en misstanke om penningtvätt eller om att en rapportering har skett.
Det är viktigt att komma ihåg att rapporteringsskyldighet även föreligger för det fall att man beslutar att inte anta ett kunduppdrag, oberoende av vilket skälet är till att uppdraget inte antas, men där man också misstänker penningtvätt.
8. Vad menas med riskfaktorn distributionskanaler i den allmänna riskbedömningen?
En av de riskfaktorer som ska beaktas och bedömas inför byråns slutliga risknivå vad gäller att utnyttjas för penningtvätt och terroristfinansiering är de så kallade distributionskanalerna. Dessa innebär att man tittar på vilket sätt man levererar sina varor och tjänster till sina kunder. Görs detta genom direktkontakt med kunden så kan det indikera en lägre risk för penningtvätt jämfört med att till exempel dokumentation skickas via en tredjeman eller ett tredjepartssystem innan det når slutkunden. Ju fler steg som föreligger mellan verksamhetsutövarens leverans av uppdraget fram till den når slutkunden, desto mer ökar risken att produkten utsätts för penningtvätt.
9. Kan jag anta ett högriskuppdrag?
Huruvida ett högriskuppdrag kan antas beror på om byrån kan hantera de risker att utnyttjas för penningtvätt och terroristfinansiering som följer av ett sådant uppdrag. Det handlar också om att byrån ska kunna utföra de skärpta kundåtgärder byrån bedömt krävs för att hantera en högriskkund. Kan byrån göra detta så finns det inget hinder att anta ett sådant uppdrag.
Pernilla Thelin är föreningsjurist på FAR.
Charlotta Marténg