Att adjungera någon till en styrelse kan vara ett sätt att tillföra styrelsen extern kompetens. Carl Svernlöv, advokat på Baker McKenzie, går igenom vad som gäller.
1. Det talas ofta om god sed i samband med VD- och styrelseuppdrag. Vad gäller när VD eller styrelsemedlemmar har förslag på personer att adjungera in. Hur ska de agera rätt?
Det är rimligt att förslagen om adjungeringar kommer in till styrelseordföranden innan överenskommen tid, då kallelse/dagordning ska skickas ut inför ett styrelsemöte. Dels har det med planeringen att göra, dels ska ingen behöva bli överraskad när det dyker upp externa personer vid styrelsemötet. Agendan bör av det skälet ange vilka som adjungeras in på vilka punkter, till exempel ekonomichefen för föredragning av aktuell månadsrapport och så vidare.
2. Vem är det som bestämmer vem eller vilka man vill adjungera in på ett styrelsemöte? Styrelsen genom majoritetsbeslut på just det styrelsemötet där personerna ska adjungeras in eller VD/styrelseordförande?
Normalt sätts ju agendan i samråd med VD och styrelseordförande, så i praktiken blir det ofta de två som avgör om de vill adjungera in olika personer. Men om saken skulle ställas på sin spets är det dock ett styrelsebeslut som vilket annat, och som alltså avgörs genom majoritetsbeslut.
3. Vad händer om en VD inte är ledamot i styrelsen, måste då VD:n adjungeras in till styrelsemötena?
Nej, det behövs inte. VD har alltid rätt att närvara och yttra sig vid styrelsen sammanträden, om styrelsen inte i ett särskilt fall bestämmer något annat. VD:ns rätt att närvara på ett styrelsesammanträde regleras i 8:19 aktiebolagslagen.
4. Om en person, till exempel ekonomichefen, regelbundet adjungeras till styrelsemötena, går det att göra något för att slippa ta beslutet vid varje möte?
Ja, om styrelsen har för avsikt att adjungera in till exempel ekonomichefen till alla styrelsemöten kan styrelsen skriva in det i arbetsordningen och fastställa arbetsordningen på ett styrelsemöte. Då behöver styrelsen inte ta beslutet om adjungering vid varje möte.
5. Om en person adjungeras in till varje styrelsemöte under flera år – kan det då tolkas som att den personen har samma ansvar som en invald ordinarie ledamot? Ta som exempel en extern person som adjungeras in i en styrelse under flera år med avsikten att påverka och delta, men samtidigt med avsikt att slippa ansvar likt en ordinarie ledamot, kommer den personen undan med det eller kan den i något hänseende få ansvar likt en ordinarie ledamot?
Teoretiskt sett finns det en risk för styrelseansvar, så kallat shadow-directoransvar enligt uttalanden i doktrinen, det vill säga den juridiska litteraturen, och viss underrättspraxis baserat på ett obiter dicta-uttalande i NJA 1997 s 418. Enligt min uppfattning ska det dock väldigt mycket till för att en person som inte är styrelseledamot ska ådömas ansvar som en sådan.
6. Stämman beslutar ju om val av styrelse. Om styrelsen under flera år adjungerar in en person under sina möten, kan styrelsen då klandras för att inte följa stämmans beslut? Det vill säga för att den ”skenväljer” in egna ledamöter, något som inte är tillåtet.
Nej det tycker jag inte. Men det är viktigt att skilja på vilka som har den formella rollen och det formella ansvaret som styrelseledamöter och vilka som bara är ”gäster” på mötet.
7. Får en adjungerad person justera ett styrelseprotokoll?
Nej. Protokollet ska enligt 8:24 ABL justeras av protokollföraren, ordföranden och i styrelser med fler ledamöter även av ytterligare en ledamot.
8. Täcker en VD- och styrelseansvarsförsäkring in en person som adjungerats in till styrelsemöten under flera år?
Det beror på försäkringsvillkoren men det gör den med största sannolikhet inte.
Charlotta Marténg