Under smittspridningen av coronaviruset SARS-CoV-2 var en viktig fråga hur bolags- och föreningsstämmor skulle genomföras utan att förvärra spridningen. På grund av Folkhälsomyndighetens bedömning av gällande smittorisk kan fysiska stämmor fortfarande komma att vara olämpliga från tid till annan.
Tänk på
Bolags- och föreningsstämmor är privata sammankomster. De regler och förordningar som regering och myndigheter utfärdar för allmänna sammankomster och offentliga tillställningar är inte tillämpliga på stämmorna. Däremot kan stämmoarrangören hämta ledning från rekommendationer för att ordna en ansvarsfull sammankomst.
Möjligheter till begränsat fysiskt deltagande
För alla associationer gäller att om samtliga medlemmar eller andelsägare samtycker kan föreningen eller bolaget genomföra stämman Per capsulam (även kallad pappersstämma). Detta är dock framförallt ett alternativ för aktiebolag och föreningar med ett begränsat antal medlemmar eller andelsägare, eftersom det kräver samtycke från samtliga (Samtyckesprincipen).
Det ska även hållas i minnet att genomförandet av en stämma i grunden inte kräver närvaro av så många personer (Närvaroplikt på bolagsstämma). Deltagande som krävs är minst en medlem eller aktieägare, stämmoordföranden, en protokollförare (som kan vara ordföranden), en justerare (även om det är vanligt att stadgar eller bolagsordning kräver två), en beslutsför styrelse (minst hälften av ledamöterna), verkställande direktör och eventuellt revisorn. Det anses att en beslutsför styrelse endast behöver stå redo för att fatta beslut, exempelvis per telefonmöte, men inte vara fysiskt närvarande på stämman. Ärenden på en årsstämma kan begränsas till de obligatoriska besluten, se Årsstämmobeslut och tillsättningar, medan andra ärenden eventuellt kan skjutas upp. Medlemmar och aktieägare kan lämna röstningsfullmakt så att endast ett fåtal faktiskt behöver närvara. En medlem eller aktieägare kan dock inte vägras närvaro på stämman, även om han eller hon tidigare lämnat fullmakt. Bolag får dock i princip inte själva genomföra en insamling av fullmakter med mindre än att det godkänns i bolagsordningen, Fullmaktsinsamling. I ekonomiska föreningar får ett ombud företräda högst tre medlemmar.
Tänk på
En aktieägare har principiell Rätt att delta på bolagsstämma. Det innebär att stämmoarrangören eller bolaget inte kan införa särskilda restriktioner, som till exempel vaccinationsbevis, för att släppa in aktieägare på en bolagsstämma.
Det är möjligt att tillåta medlemmar och aktieägare att delta på distans om tillförlitlig omröstning kan anordnas och övriga rättigheter på stämman garanteras, Hybridstämma. I det fall bolagsordningen tillåter kan bolaget anordna en Digital stämma. Digital stämma kan även anordnas vid extraordinära omständigheter utan bestämmelse i bolagsordningen.
Upphävd lag för Corona-stämmor
En tillfällig lag, lag (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor, infördes för att möjliggöra fortsatta stämmor under coronapandemin. Lagen trädde ikraft den 15 april 2020 (med tillägg som trädde ikraft den 18 april). Lagen upphörde att gälla den 31 december 2022.
Lagen medförde ändringar för aktiebolag, ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar, kooperativa hyresrättsföreningar, samfällighetsföreningar, sparbanker, medlemsbanker, ömsesidiga försäkringsbolag, försäkringsföreningar och tjänstepensionsföreningar samt kollektivt förvaltade upphovsrättsorganisationer.
Lagen innebar vissa förenklingar och särskilda regler för att anordna stämmor.
Lagar och regler
7 kap 4, 4 a, 15 §§ aktiebolagslagen (2006:551)