En hybridstämma är en bolags- eller föreningsstämma som dels hålls på den ort där styrelsen har sitt säte, dels sker genom att en del av deltagarna är uppkopplade mot stämman genom överföring av data via kommunikations- och informationsteknik (Digital bolagsstämma).
Från hybridstämma bör skiljas att stämman sker på vanligt sätt men att stämman utsänds som strömmande video med etermedia eller digital media till åhörare som inte är på plats i stämmolokalen. Denna typ av stämma (eterstämma) innebär inte att distansdeltagarna deltar i stämmans omröstningar och de kan inte heller göra sina rättigheter som aktieägare eller föreningsmedlemmar gällande. En sådan eterstämma bör hanteras enligt reglerna om Utomståendes närvaro på bolagsstämma.
En hybridstämma leds från stämmolokalen där de huvudsakliga stämmo- och bolagsfunktionärerna bör vara samlade. Åtminstone bör stämmoordföranden, protokollförare och justerare vara samlade i lokalen för att tillse att stämman genomförs på ett korrekt och rättsenligt sätt, Närvaroplikt på bolagsstämma.
Genomförandet av hybridstämma
Det generella kravet för hybridstämmor, och alla andra former av stämmor, är att de uppfyller den associationsrättsliga principen om likabehandling av medlemmarna. Att låta deltagarna medverka i stämman på olika sätt kan medföra att den ena gruppen får andra förutsättningar än vad den andra får. Även om bolaget erbjuder olika tekniska lösningar för distansdeltagarna kan olikheter uppkomma även mellan dessa deltagargrupper. Generalklausulerna i aktiebolagslagen innebär att varken stämma eller bolagsledning får fatta beslut ägnat att ge otillbörlig fördel åt en aktieägare till nackdel för en annan. Deltagandet av aktieägare på distans måste alltså organiseras på ett sådant sätt att ingen aktieägare eller aktieägargrupp gynnas framför någon annan. Styrelsen och anordnarna av distansdeltagarna bör vidta alla rimliga åtgärder för att detta potentiella rättighetsgap hålls till ett minimum.
Anordnarna av hybridstämmor bör särskilt uppmärksammas följande punkter:
Kallelse till bolagsstämma bör innehålla instruktioner (bland annat tekniska) om hur man deltar på stämman på distans. Eventuellt krav att föranmäla deltagande på distans bör behandlas som en vanlig Föranmälan till stämma.
Handlingarna som krävs för att genomföra stämman bör finnas tillgängliga online efter inloggning Information till bolagsstämma, bland annat dagordning och anmälningslista (Röstlängd). För att minimera problem med personuppgifter och företagshemligheter bör dokumenten inte vara nedladdningsbara.
Reglerna kring Ombud vid bolagstämma och Biträde vid bolagsstämma behöver hanteras så att sådana personer också bereds tillfälle att delta och medverka på distans.
Röstningen som sker på distans måste samordnas med den som sker i stämmolokalen. Enligt associationsrättsliga principer är huvudregeln ett öppet röstningsförfarande, genom Acklamation, men på hybridstämman sker omröstningen istället som en Sluten omröstning. Det bör därför säkerställas att röstningsresultatet redovisas för deltagarna i realtid eller åtminstone i efterhand.
Deltagarnas rätt att ställa frågor och få svar från styrelse och verkställande direktör måste upprätthållas för distansdeltagarna på en hybridstämma (Frågerätt för aktieägare).