Från och med 1 januari 2019 gäller nya regler för redovisning av arbetsgivaravgifter och avdragen skatt. De nya reglerna innebär att arbetsgivaren varje månad ska redovisa uppgifter om utbetalningar och skatteavdrag för varje enskild betalningsmottagare. Rapporteringen ska innehålla uppgifter om all skattepliktig bruttolön som betalats ut vid löneutbetalningen: månadslöner, timlöner, ersättningar för övertid m.m. Även skattepliktiga förmåner samt skattepliktiga kostnadsersättningar som exempelvis skattepliktiga traktamenten eller skattepliktiga milersättningar ska rapporteras.
Datum för inlämning av arbetsgivaredeklaration på individnivå är samma som tidigare. Om arbetsgivaren vill lämna in arbetsgivardeklarationen digitalt sker det i en ny tjänst på ”Mina Sidor” hos Skatteverket. Skatteverket skickar inte längre ut några förtryckta blanketter. Om arbetsgivaren vill lämna arbetsgivardeklarationen på papper hämtas blanketten på Skatteverkets hemsida.
Olika behörigheter gör det möjligt för flera olika personer att göra delar av redovisningen. En behörig firmatecknare alternativt ett deklarationsombud måste alltid signera arbetsgivardeklarationen för att den ska bli slutligt inskickad till Skatteverket. Behörigheten Registreringsombud är en ny roll som innebär att man har tillgång till alla funktioner i tjänsten (ladda upp och kontrollera filer, söka bland tidigare inlämnade uppgifter och se allt som finns uppladdat och sparat i tjänsten) förutom att signera och skicka in deklarationen.
Den nya rapporteringen gör också att betalningsmottagaren varje månad kan kontrollera att arbetsgivaren redovisat och betalat in arbetsgivaravgifter och avdragen skatt genom att logga in på “Mina sidor” på Skatteverkets hemsida och jämföra uppgifterna med de uppgifter som hen fått på sin lönespecifikation. Arbetsgivaren är skyldig att lämna lönespecifikation eller motsvarande information till den anställde (betalningsmottagaren) senast samma dag som deklarationen ska vara Skatteverket tillhanda.
Arbetsgivardeklaration på individnivå innebär att den årliga kontrolluppgiften tas bort fr.o.m. inkomståret 2019. Traditionella kontrolluppgifter lämnas dock som vanligt för inkomståret 2018 och detta gäller även för de arbetsgivare som redan per 1 juli 2018 började redovisa på individnivå.
Man tror att detaljerade uppgifter som knyts till individer och rapporteras regelbundet under året kommer att göra det svårare för arbetsgivare att fuska. Det ger även individen möjlighet att kontrollera att arbetsgivaren faktiskt rapporterat och betalat in arbetsgivaravgifter och avdragen skatt. I samband med att rapporteringen börjar göras på individnivå kommer exempelvis Försäkringskassan, Migrationsverket och Arbetsförmedlingen, m.fl. få möjlighet att kontrollera inkomstuppgifter direkt hos Skatteverket. Även Arbetslöshetskassorna kommer att få ökad möjlighet att ta del av information.
Rättning av en inrapporterad arbetsgivardeklaration
Ibland uppstår situationer som gör att en inlämnad arbetsgivardeklaration måste rättas. I de flesta fall beror det på att något har blivit fel i lönekörningen, det vill säga att en anställd har fått för mycket eller för lite bruttolön eller att beloppet för en förmån varit fel. Ett fel kan även uppstå om lönesystemet är felaktigt inställt så att en ersättning inte redovisats på korrekt sätt eller att en anställd haft fel personnummer i personregistret.
Rättningen görs enklast genom att lämna in en ny arbetsgivardeklaration för den aktuella perioden. När rättningen gjorts måste den signeras och skickas in på samma sätt som den ursprungliga arbetsgivardeklarationen.
Rätta för mycket utbetald bruttolön
Om för mycket lön har betalats ut till en anställd kan rättning göras på två sätt. Om personen är fortsatt anställd och kommer att få en bruttolön även nästkommande månad så kan rättningen göras då, det vill säga bruttolönen för nästkommande månad kan minskas med det felaktigt utbetalda beloppet. I detta fall behöver ingen rättning av arbetsgivardeklarationen göras. Om personen i fråga slutat eller av någon annan anledning inte kommer att få någon ytterligare bruttolön alternativt att det felaktigt utbetalda beloppet är högre än det belopp som är tänkt att utbetalas nästkommande månad, så måste ett återkrav göras.
Återkrav innebär att den som fått den felaktiga ersättningen ska betala tillbaka bruttobeloppet till arbetsgivaren, det vill säga både det utbetalda nettobeloppet och den avdragna skatten. Anledningen till att även den avdragna skatten ska betalas tillbaka är att ett skatteavdrag som redovisats till Skatteverket tillgodoförs den aktuella betalningsmottagaren (den anställde) direkt när det redovisats till Skatteverket och kan därför inte betalas tillbaka till arbetsgivaren.
Ett återkrav innebär att de uppgifter som lämnats för den aktuella personen i arbetsgivardeklarationen måste rättas. Det enda som rättas är den redovisade ersättningen dvs bruttolönen, men inte skatteavdraget. Rättningen innebär automatiskt en begäran om omprövning av beslut om arbetsgivaravgifter vilket gör att arbetsgivaren kan få tillbaka den arbetsgivaravgift som härrör det felaktigt utbetalda bruttobeloppet.
Om ett fel upptäcks innan arbetsgivaredeklarationen har redovisats till Skatteverket kan ett återkrav på endast nettobeloppet göras. Dock kräver detta att den som fått den felaktigt utbetalda lönen gör återbetalningen till arbetsgivaren snarast för att möjliggöra rättning i lönesystemet så att arbetsgivardeklaration därmed är korrekt när den rapporteras.
Observera att Skatteverket i sitt ställningstagande ”Arbetsgivardeklaration på individnivå - återbetalning av skatteavdrag” (dnr: 202 106188-19/111) fastslår att en arbetsgivardeklaration som redovisats till Skatteverket men där betalning ännu inte gjorts ändå anses redovisad och innebär alltså att ett återkrav på endast nettobeloppet inte längre kan göras eftersom det kommer att krävas en rättning av den inlämnade arbetsgivardeklarationen.
Rättning av förmåner
Rättning av förmåner måste alltid göras i rätt period, det vill säga i dessa fall krävs rättning av redan inrapporterad arbetsgivardeklaration. Anledningen till detta är att tanken är att vissa myndigheter, till exempel Försäkringskassan, ska fått tillgång till de individuppgifter som redovisas av arbetsgivaren och det är då av största vikt att redovisningen av förmåner görs på rätt månad så att underlaget för beräkning av olika ersättningar är korrekt.
Det finns också en rent praktisk begränsning som förhindrar rättning av förmåner i en senare period än den period där felet uppstod. Om förmånen rättas och därmed blir negativ i den aktuella individuppgiften går detta inte att rapportera in till Skatteverket. Minusvärden ändras med automatik till noll i Skatteverkets inrapporteringstjänst.