Lag
Regler för avdragsrätt för fördyrade levnadskostnader vid tjänsteresa finns i inkomstskattelag (1999:1229). Traktamentet ska alltså täcka de merkostnader den anställde har haft i samband med sin tjänsteresa. Den anställde skulle, om han betalar de här kostnaderna själv, ha avdragsrätt i sin inkomstdeklaration. I och med att arbetsgivaren betalar ut traktamente för täckande av merkostnaderna, sker en tyst kvittning av kostnaderna, och arbetsgivaren kan betala ut traktamente skattefritt.
Förutsättningen för ett skattefritt traktamente är att tjänsteresan är förenad med övernattning. Resan ska också företas minst 50 km från den vanliga verksamhetsorten. De här reglerna gäller även vid tjänsteresa utomlands.
Avtal
Betalar arbetsgivaren ut ett traktamente för en resa som endast varar en dag, är detta en skattepliktig ersättning.
Även inom vissa kollektivavtalsområden, finns regler om s.k. resetillägg. Resetillägget är en ersättning utöver traktamentet och är således en skattepliktig ersättning. Resetillägget betalas ut även för en tjänsteresa som bara omfattar en dag, som alltså inte förenad med övernattning.
Olika regler avgör storleken på resetillägget t.ex. om tjänsteresan varat en hel eller halv dag.
Om den anställde får måltider betalda under resan ska enligt avtal resetillägget reduceras. Om arbetsgivaren inte följer något avtal, men ändå betalar ut ett skattepliktigt traktamente är det arbetsgivaren som avgör om resetillägget ska reduceras eller inte.
Bokföring
Traktamente som betalas ut för endagsförrättning betraktas som kontant bruttolön och debiteras lämpligt lönekonto i lönegrupp 70 eller 72.
Beskattning
För den anställde
Resetillägget är en skattepliktig ersättning som ingår i underlaget för beräkning av preliminärskatt.
För företaget
Det utbetalade resetillägget är en kontant bruttolön som ingår i underlaget för beräkning av arbetsgivaravgifter. Beloppet ska redovisas som kontant bruttolön i arbetsgivardeklarationen på individnivå.
Kommentar
I kollektivavtal eller i företagets interna villkor framgår om resetillägg ska utbetalas.
Den anställde lämnar en reseräkning till arbetsgivaren där det framgår när resan har börjat respektive slutat, om måltider har erhållits samt övriga uppgifter. Reseräkningen ska före utbetalning attesteras av närmaste chef.