Vid olika tillfällen måste en anställd kunna visa hur många mil i tjänsten respektive hur många mil privat hen har kört. Detta görs genom att den anställde noterar all körning i en körjournal.
I en körjournal ska följande uppgifter finnas:
mätarställning vid årets början
datum klockslag och mätarställning vid tjänsteresans start samt varifrån resan startade
syftet med tjänsteresan
vilka företag, kontaktpersoner som besökts
datum, klockslag och mätarställning vid tjänsteresans slut
var tjänsteresan avslutades
mätarställning vid årets slut.
För att körjournalen ska vara tillförlitlig ska den föras löpande.
Det kan också vara bra att notera hur många liter bränsle och kostnaden vid varje tillfälle man tankat samt även datum och tidpunkt för passager på vägar och broar där olika avgifter tillämpas.
Elektronisk körjournal
En elektronisk körjournal är en elektronisk enhet som kopplas in i bilen och enheten är sedan kopplad till en app eller en webbsida. I appen eller på webbsidan anger man om resan är en tjänste- eller en privat resa och man kan sedan lägga till de detaljer som krävs för att göra körjournalen komplett.
När körjournalen är komplett varje månad kan den i de flesta fall arkiveras digitalt eller skrivas ut.
Den elektroniska körjournalen räknas inte som extrautrustning och höjer inte bilförmånsvärdet.
En körjournal måste föras vid följande tillfällen:
Nedsättning av bilförmånsvärde
Om en anställd kör mer än 3 000 mil eller mer i tjänsten med en förmånsbil kan förmånsvärdet sättas ned till 75 % av det fulla värdet.
Det är arbetsgivaren som justerar bilförmånsvärdet och för att visa att förmånsbilen verkligen körts 3 000 mil måste en körjournal användas under kalenderåret.
Om arbetsgivaren inte har justerat förmånsvärdet kan den anställde, med körjournalen som underlag, begära jämkning i sin inkomstdeklaration.
Drivmedelsförmån
När arbetsgivaren betalar bensinen till en förmånsbil, ska bilförmånsinnehavaren påföras en drivmedelsförmån för privatkörning. För att kunna beräkna drivmedelsförmånen måste det framgå av körjournalen hur många mil bilen har körts i tjänsten respektive privat.
I det här fallet kan det också vara bra att notera hur mycket bensin man tankat respektive priset på bensinen. Dessa uppgifter tillsammans med fakturor från bensinbolaget är sedan underlag för uträkning av drivmedelsförmånen.
Bilförmån eller inte
När en bil används enbart i tjänsten måste den anställde kunna visa att bilen inte körts privat eller att bilen använts privat endast i ringa omfattning, 100 mil och högst vid 10 tillfällen under kalenderåret.
Genom en körjournal kan man då visa att bilen inte körts privat.
Privat bil i tjänsten
När en anställd använder sin privata bil vid tjänstekörningar kan arbetsgivaren betala ut milersättning. Den skattefria milersättningen är under 2024 25 kronor per mil.
För att kunna visa att man inte får milersättning för annat än tjänstekörningen, måste den anställde föra körjournal.
En företagsledare i fåmansföretag bör alltid notera både tjänsteresor och privatresor i en körjournal.