Rätt Lön 2022 – Erika Dahlgren

Lönesystem

 

Lönesystemet är till för att hjälpa löneadministratören i arbetet. Det datorbaserade lönesystemet har nog idag vunnit tillträde till de allra flesta företag. Det finns en mängd olika lönesystem av olika storlek och med olika kapacitet. När man ska köpa ett lönesystem är det bra att sätta upp en lista över de funktioner man behöver, s.k. kravlista. Hur fungerar lönesystemet om företaget anställer mer personal, går det att växa i det lönesystem man köpt. Ofta köper man lönesystem till ett billigt pris och blir kanske tvungen att köpa ett helt nytt system när företaget växer i stället för att uppgradera det befintliga systemet.

Det är också viktigt att den support som leverantören ansvarar för är bra. Vanligen kan leverantören själva datatekniken, men leverantören eller den som ansvarar för supporten, måste också kunna en hel del om de lagar och avtal som reglerar löneberedningen. Bästa sättet att ta reda på hur supporten fungerar är att skaffa referenser från företag som använder det system man funderar på att köpa in.

Kravlistan, som man bör upprätta innan ett inköp av lönesystem, kan innehålla följande:

  • Företagets storlek

  • Verksamhet, bransch

  • Kollektivavtalsområden

  • Rapportering

  • Schema, byte av schema

  • Hur ser företagets datamiljö ut

  • Eventuella försystem

  • Resor och reseräkningar

  • Kostnader

  • Säkerhet

Företagets storlek

Hur många anställda finns på företaget idag, planerar man att anställa fler? Har företaget många extraanställda, t.ex. personal som arbetar korta perioder vid flera tillfällen och avlönas med timlön?

Verksamhet, bransch

Vad har företaget för verksamhet och inom vilken bransch arbetar man? Avlönas personalen med rörlig lön, t.ex. säljare med provision, arbetare med ackordslön etc?

Vissa branschspecifika regler finns också t.ex. inbetalning till semesterkassa, granskningsarvoden m.m.

Kollektivavtalsområden

Är företaget bundet av kollektivavtal, ett eller flera? Finns det speciella regler i avtalsområdena, som ska kunna hanteras av lönesystemet? T.ex. beräkning av semesterlön och sjuklön om någon är avlönad med rörlig lön. Kan systemet hantera olika semesterberäkning med tanke på avtalsområden, t.ex. semesterlagens intjänande- och uttagsår samtidigt med sammanfallande intjänande- och uttagsår?

Det lönar sig att vara noggrann vid sammanställning av de olika beräkningsreglerna i olika avtalsområden. Det kommer att spara mycket tid och arbete i framtiden.

Rapportering

Vilken rapportering vill företaget få ut ur lönesystemet? Viss rapportering är lagstadgad t.ex. underlag för arbetsgivardeklaration. Det är rapporter som är självklara i ett lönesystem. Annan rapportering som måste finnas är utbetalningslista, bokföringsunderlag, lönejournal m.fl.

Ekonomiavdelningen vill också ha underlag för bokföringen av lönerna. På många företag tar man ut bokföringsunderlaget som ett skrivet underlag och själva registreringen av posterna sker manuellt. Detta fungerar alldeles utmärkt när det är ett mindre företag med få transaktioner, men hos större företag är det ett för stort arbete att göra det här manuellt. Därför vill man kanske föra över bokföringsunderlaget direkt till lönesystemet. Det är lätt att tro att man då måste ha samma leverantör av såväl ekonomi- som lönesystemet. Det är inte nödvändigt för de flesta lönesystem kan skapa filer, som kan tas emot i ekonomisystemet.

Utöver dessa rapporter kanske man på företaget vill ha företagsspecifik rapportering. T.ex. personalomsättning, födelsedagslistor m.m.

Vissa företag har omfattande statistik att rapportera till Statistiska Centralbyrån, t.ex. kortperiodisk sysselsättningsstatistik, sjukfrånvaro m.m. Mycket arbete kan sparas om dessa rapporter kan hämtas från lönesystemet.

Övrig rapportering

I många lönesystem finns vad man kallar rapportgenerator eller listgenerator. Rutinen innebär att man själv kan skapa rapporter eller listor, som baserar sig på uppgifterna i löneberedningen. Hur avancerad rapport- eller listgeneratorn är beror på hur generatorn kan hämta uppgifter i lönesystemet och kombinera dessa. Detta brukar också vara förknippat med lönesystemets storlek.

Schema

Om företaget har mycket schemalagd personal är det en fördel om lönesystemet är kopplat till ett kalendarium, där man har möjlighet att knyta olika schema till olika personer. När sedan lönen ska registreras kan eventuell frånvaro och arbetad obekväm tid räknas ut direkt i lönesystemet. Se vidare försystem, nedan.

Datamiljö

Är det fler personer som ska arbeta med lönesystemet, s.k. fleranvändarsystem eller ska lönesystemet endast användas av en person? I det senare fallet kan lönesystemet installeras lokalt på löneadministratörens dator, vilket är en fördel när det gäller sekretessen. I andra fall om fler personer ska hantera lönesystemet måste man också se över dataservrar m.m. Det här ställer också högre krav på lösenord och tillgänglighet till lönesystemet. Man kanske i det här fallet måste kräva att lönesystemet ska ha olika säkerhetsnivåer.

Försystem

Har företaget ett tidredovisningssystem där de anställda via magnetkort eller koder kan registrera sig när de kommer till arbetet respektive går hem för dagen? Tidredovisningssystemet kanske också kan registrera övertid och obekväm arbetstid, eventuell sjukfrånvaro eller annan frånvaro som kan kodas in i tidredovisningssystemet. Det är då viktigt att det går att föra över de här uppgifterna från tidredovisningen till lönesystemet.

Många företag har också speciella datorsystem för personalredovisning. I dessa system kan man ha noteringar om utbildningar, tidigare befattningar inom företaget m.m. I de här fallen är det en fördel om det går att använda samma personregister i lönesystemet och i systemet för personalredovisning.

Resor och reseräkningar

Om företaget har omfattande hantering av reseräkningar, där de anställda ska redovisa sina tjänsteresor, finns kanske behov av ett speciellt reseräkningssystem. I vissa reseräkningssystem kan de anställda i en egen modul registrera sin resa, avresetider, hemkomsttider, måltider och annat som har betydelse för utbetalningen av kostnadsersättningar. Uppgifterna förs sedan över till lönesystemet där de bearbetas och betalas ut vid ordinarie lönetillfälle. Det är då viktigt att eventuellt befintligt reseräkningsprogram är kombinerbart med lönesystemet.

Kostnader

Inte minst är kostnaden för lönesystemet viktig. Till kostnaderna för själva lönesystemet kommer sedan kostnader för installationen. Det kanske behövs konsulthjälp för att anpassa lönesystemet till förutsättningarna på företaget. Den som ska arbeta med lönesystemet behöver utbildas, dels för att kunna utnyttja lönesystemets olika fördelar och dels behövs kanske utbildning i lagar och avtal.

Leverantören av lönesystemet bör kunna tillhandahålla såväl konsulthjälp för installationen som utbildning av användaren.

Säkerhet

Det är viktigt att endast de som ska använda lönesystemet kan komma åt de olika delarna i systemet. Dels är löner en fråga som ska behandlas konfidentiellt men också andra uppgifter som handhas av lönekontoret fordrar sträng sekretess, t.ex. läkarintyg, utmätningsbesked m.m.

För att skydda lönesystemets uppgifter från obehöriga brukar man i allmänhet använda lösenord. Dessutom bör vissa uppgifter i lönesystemet, t.ex. uppgift om månadslön och timlön, spärras för ändring av icke behörig personal. Det finns anledning att undersöka vilka krav man har på säkerheten beroende på hur många som ska arbeta med lönesystemet och om lönesystemet kan skyddas på olika nivåer.