Lag
Arbetsgivaren kan vid vissa tillfällen anordna en resa där de anställda deltar. Resan benämns kanske t.ex. konferensresa, studieresa eller kick-off. En sådan resa kan vara både skattefri och skattepliktig för den anställde. Det är resans innehåll som avgör om den anställde ska beskattas eller inte. Hur resan benämns har ingen betydelse. Regler för konferens- eller studieresor finns i inkomstskattelag (1999:1229).
Nyttan av resan ska i princip kunna avläsas i företagets resultat. En konferens- eller studieresa ska därför innehålla utbildning och information, som de anställda ska kunna använda för att utföra sina arbetsuppgifter på ett bättre sätt. Resan kan naturligtvis innehålla ett visst mått av nöjen och avkoppling men detta får inte överväga.
För att visa att det inte enbart varit en resa för avkoppling och nöje, ska det finnas ett detaljerat konferens- eller studieprogram. För att inte de anställda ska bli förmånsbeskattade ska resan innehålla minst 30 timmar arbete på en vecka, d.v.s. minst sex timmar per dag. Även tid för nöjen och avkoppling ska framgå av programmet.
Till vilken ort resan går har i princip ingen betydelse. En resa kan förläggas utomlands, vilket ibland kan bli mer ekonomiskt för företaget. Resor som går till länder inom Europa brukar Skatteverket normalt inte ifrågasätta, men för att en resa till t.ex. Kina eller annat exotiskt resmål, ska godkännas, måste det finnas starka skäl för valet av resmål.
Måltider i samband med en resa är skattefria för den anställde om resan i övrigt uppfyller kraven för en skattefri resa.
Om arbetsgivaren bekostar en mer lyxbetonad resa med dyra arrangemang kan delar av resan eller resan i sin helhet vara skattepliktig.
Beskattning
För den anställde
Om resan uppfyller ovanstående kriterier för skattefrihet är resan skattefri för den anställde.
Om konferensprogrammet inte innehåller tillräcklig del av effektivt arbete kan den anställde bli förmånsbeskattad för hela eller delar av resan. Underlaget för beräkning av förmånsbeskattningen är marknadsvärdet, d.vs. det pris arbetsgivaren betalat för resan.
Om resan företas till ett utländskt resmål kanske den anställde vill stanna kvar efter den gemensamma resans slut. Om den anställde själv står för sina kostnader i samband med den här förlängningen, föranleder inte denna någon extra beskattning. Inte heller hemresa på arbetsgivarens bekostnad blir en skattepliktig förmån eftersom den anställde i alla fall skulle rest hem.
Ibland kan en anställd som belöning för förtjänstfullt arbete, t.ex. uppnått försäljningsmål, få en resa. En sådan resa är i sin helhet en skattepliktig förmån för den anställde. Värdet på förmånen är marknadsvärdet, d.v.s. det pris man kan köpa resan för på orten.
En privat resa som bekostas av arbetsgivaren är alltid skattepliktig för den anställde. Underlaget för beräkning av preliminärskatt är det pris arbetsgivaren betalat för resan.
För arbetsgivaren
Om kostnaden för resan blir skattepliktig för den anställde blir det skattepliktiga beloppet underlag för beräkning av arbetsgivaravgifter.
Reseförmånen redovisas som övrig skattepliktig förmån i arbetsgivardeklarationen på individnivå.
Kommentar
Ibland uppstår frågan om de anställda ska få traktamente, övertids- eller restidsersättning för en studie- eller konferensresa. Vissa anställda anser att man avsätter privat tid under resan och därför bör få extra ersättning.
Det här bör man i förväg komma överens om på företaget så att inte diskussioner uppstår i efterhand. Det kan vara bra att skriva in i en personalhandbok hur man har kommit överens.
Om traktamente utbetalas när alla måltider har ingått under resan, måste traktamentet reduceras. Om traktamente utöver skattefri schablon utbetalas, är den överskjutande delen skattepliktig ersättning.