När en anställd lägger ut egna pengar för ett inköp som egentligen är arbetsgivarens kostnad talar man om utlägg. Det kan hända till exempel vid en tjänsteresa då den anställda kanske betalar för en taxiresa eller representationsmåltid som egentligen är arbetsgivarens kostnad. Det kan också vara så att den anställda köper kontorsmaterial som är avsedd för arbetsgivarens verksamhet. De här utläggen får sedan den anställda ersättning för från arbetsgivaren utan att några skattekonsekvenser uppstår.
Utlägg som den anställda gör för arbetsgivarens räkning behöver inte redovisas i arbetsgivardeklarationen på individnivå. I de tidigare kontrolluppgifterna skulle vissa ersättningar redovisas med ett kryss men ingen sådan redovisning behövs alltså inte längre.
När en anställd gör ett inköp för arbetsgivarens räkning blir det en affärshändelse i företaget och kvittot som den anställda får blir arbetsgivarens verifikation. Enligt reglerna i bokföringslagen ska verifikationen sparas i originalform, det vill säga i det format som det mottogs, och denna regel har hittills gjort att det inte varit tillräckligt att digitalisera papperskvitton och fakturor utan dessa har behövt arkiveras i pappersform. I maj 2024 togs dock ett beslut i riksdagen om att kvitton i pappersform endast behöver bevaras till dess att de digitaliserats (fotats eller skannats). De nya reglerna börjar gälla från och med den 1 juli 2024.
Bokföring
Utbetalning då en anställd gjort ett utlägg för företagets räkning bokförs på aktuellt kostnadskonto.