Innehåll

Rätt Lön 2022 – Erika Dahlgren

Utlägg

När en anställd lägger ut egna pengar för ett inköp som egentligen är arbetsgivarens kostnad talar man om utlägg. Det kan hända t.ex. vid en tjänsteresa. Den anställde kanske betalar för taxiresa eller representationsmåltid som egentligen är arbetsgivarens kostnad. Det kan också vara så att den anställde köper kontorsmaterial som är avsedd för arbetsgivarens verksamhet. De här utläggen får sedan den anställde ersättning för från arbetsgivaren, utan att några skattekonsekvenser uppstår.

Utlägg i samband tjänsteresa som avser resekostnader eller logi behöver inte redovisas i arbetsgivardeklarationen på individnivå. I den gamla kontrolluppgiften skulle dessa ersättningar redovisas med ett kryss.

När en anställd gör ett utlägg för arbetsgivarens räkning bör det framgå av kvittot, eller annat underlag, att det är arbetsgivarens kostnad. Arbetsgivaren måste alltså kunna visa att utgiften rör arbetsgivarens verksamhet. Kvitto eller annat underlag ska också utgöra verifikation i företagets redovisning.

För att ett kvitto eller annat underlag ska uppfylla bokföringslagens krav på en verifikation måste den innehålla uppgifter om när den upprättats, när affärshändelsen inträffat, vad den gäller och vilket belopp den avser. Det ska också framgå vem som är motpart.

Mervärdeskattelagen kräver också att en faktura ska ha uppgifter om momsbelopp och momsregistrerings- eller organisationsnummer.

Vid utlägg för mindre belopp, Skatteverket anser att 625 kronor kan anses som ett mindre belopp, finns inte kravet på köparens namn och adress. Det innebär att kassakvitton på belopp upp till 625 kronor är godkända för avdragen moms.

Bokföring

Utbetalning då en anställd gjort ett utlägg för företagets räkning bokförs på aktuellt kostnadskonto.