I spåren av coronapandemin har många arbetat hemifrån och det har gett upphov till ett antal frågeställningar om inköp till personalen. Det som måste beaktas vid bedömningen av avdragsrätt för moms vid inköp till personalen är bland annat det avdragsförbud för kostnader som avser stadigvarande bostad som finns i momslagen. Vidare saknas avdragsrätt för moms för anställdas privata kostnader och slutligen måste man beakta regler om avdragsrätt för moms på mat och dryck, dvs. representationsreglerna för interna och externa möten.
Nedan kommenteras några av vanliga frågeställningar.
Bredband och telefonabonnemang
Som skattefria arbetsredskap kan räknas bredbands- och telefonabonnemang. Om arbetsgivaren har tecknat avtalet och är betalningsansvarig kan momsen vara avdragsgill i momspliktig verksamhet. Däremot finns inte rätt till momsavdrag om den anställde själv tecknat ett abonnemang.
Dator, skärm, padda, mobil, headset m.m.
Arbetsgivaren har normalt avdragsrätt för moms på kostnader för arbetsredskap såsom bärbara datorer, dataskärmar, paddor, headset och mobiler. Detta förutsätter momspliktig verksamhet, att arbetsgivarens står för inköpet själv eller via utlägg och att arbetsredskapen bedöms som skattefria arbetsredskap för den anställde i inkomstskattehänseende.
Fika och frukt
En arbetsgivare kan utan inkomstskattekonsekvenser ge sina anställda enklare personalvårdsförmåner. För inkomstskattefrihet krävs att förmånen riktar sig till hela personalen och att den inte utgör ersättning för utfört arbete. Exempel på enklare förmåner är kaffe, te, frukt, bullar, kakor, enklare smörgås (ej måltid) eller andra förfriskningar. Skatteverket anser att personalvårdsförmånen normalt tillhandahålls på den ordinarie arbetsplatsen. En arbetsgivare som är skattskyldig till moms får troligen därför inte göra avdrag för moms på kostnader för inköp till hemmet.
Måltider vid digitala möten och konferenser
Allmänna representationsregler gäller. Det innebär att avdrag för moms inte får göras för måltidskostnader i samband med vanliga arbetsmöten. Däremot finns möjlighet till momsavdrag vid intern representation som t.ex. månatliga avdelningsmöten etc. Se vidare representation.
Kontorsutrustning i hemmet
Inköp av lös egendom till hemmet omfattas av det avdragsförbud för moms för stadigvarande bostad som finns i momslagen. Med anledning av corona har Skatteverket uttalat att inköp av lös egendom som t.ex. kontorsutrustning, skrivbord, stolar etc. inte ska omfattas av avdragsförbudet om avsikten med inköpet är att kontorsutrustningen ska användas i arbetsgivarens verksamhetslokaler efter pandemin.
Skatterättsnämnden har prövat ett fall där ett bolag erbjöd sina anställda att, under pandemin, köpa in skrivbord och lampa för bolagets räkning, för placering i hemmet. Den anställde skulle vid inköpet uppge sitt eget namn och adress och ansvara för betalningen. Bolagets namn skulle anges vid beställningen och inköpet gjordes för bolagets räkning. Skatterättsnämnden ansåg att det var den anställda och inte bolaget som köpte inventarierna. Detta eftersom det var de anställda som fakturerades, var betalningsskyldiga samt ansvarade för att betalning skedde i tid till leverantörerna. Enligt nämnden var det därmed de anställda och inte bolaget som köpt inventarierna, varför inget momsavdrag kunde göras, de anställda hade inte i egenskap av beskattningsbara personer överlåtit inventarierna till bolaget. Bolaget fick därför inte göra momsavdrag avseende kontorsutrustningen. I och med utgången prövades inte avdragsförbudet för stadigvarande bostad (210708, dnr 2-21/I). Förhandsbeskedet överklagades till Högsta förvaltningsdomstolen som däremot ansåg (220628 målnr: 4525-21) att inköpet av kontorsutrustning som görs av en anställd för att användas vid arbete i hemmet, ger arbetsgivaren rätt till momsavdrag om arbetsgivaren betalar ut ersättning för inköpen till arbetstagaren. Högsta förvaltningsdomstolen bedömer att bolaget har låtit de anställda köpa in kontorsutrustningen för bolagets räkning, bland annat eftersom det är bolaget som slutligen blir ägare till utrustningen och att ersättning bara lämnas för kontorsutrustning som används i bolagets verksamhet. Målet återförvisas till Skatterättsnämnden för en prövning av om avdragsförbudet för stadigvarande bostad är tillämpligt.