Utlägg

Kostnadskomponent

I vanligt språkbruk kallas ofta kostnadskomponenter för ”utlägg” även om det inte betraktas som ett momsmässigt utlägg. Ett företag som säljer varor och tjänster upphandlar i sin tur varor och tjänster för att kunna bedriva sin verksamhet. Kostnaderna som normalt bokförs på kostnadskonton kan t.ex. avse resor (6 % för resor inom Sverige) eller övernattning på hotell (12 % på svenska hotellnätter). Normalt sett utgör dessa inslag egna kostnadselement som man vid fakturering vill ha kostnadstäckning för. I momshänseende betraktas inte detta som utlägg för kunden utan som just kostnadskomponenter som ska ingå i det underlag (beskattningsunderlag) som momsen beräknas på. I nedanstående exempel illustreras ett sådant fall.

Exempel

En konsult flyger inom Sverige för att kunna utföra sitt uppdrag och kostnaden för flyg utgör därmed en kostnadskomponent. Kostnaden för flygbiljetten utgör inte ett utlägg som man har gjort för sin kund. Eftersom det är konsulten som reser och inte kunden så kan konsultföretaget inte heller se denna kostnad som försäljning av en flygresa. Kostnaden för flyg är i stället ett inslag i konsultverksamheten för att kunna utföra konsultuppdraget. Vid fakturering av konsultuppdraget ska konsulten debitera 25 %. Att det vid fakturering ingår en del som avser flygresa förändrar inte momshanteringen. Fakturatexten kan se ut på följande sätt:

Utlägg i civilrättslig mening

Utlägg i civilrättslig mening är sällsynt. Här avses en kostnad som inte är ett inköp för den egna verksamheten utan ett inköp för någon annans räkning. Skatteverket anser att de civilrättsliga reglerna ska vara vägledande, dvs. vem som slutligen är betalningsskyldig gentemot den som ursprungligen sålt varan eller tjänsten. Sådana utlägg ska inte ingå i det underlag som företaget beräknar momsen på. Fakturan ska vara utställd på den som är betalningsansvarig och inte på den som gör utlägget. Inget momsavdrag får göras av den som gör utlägget då detta inte är en kostnad för dennes utan någon annans verksamhet. I nedanstående exempel illustreras ett sådant fall.

Exempel

En mäklare ger en besiktningsman i uppdrag att besiktiga en fastighet för en kunds räkning. Om parterna vill hantera kostnaden som ett utlägg i civilrättslig mening, kan hanteringen av kostnaden göras på följande sätt. Besiktningsmannen ställer ut en faktura till kunden som vill köpa fastigheten men fakturan är märkt c/o mäklaren och skickas därför också till mäklaren. Denna faktura är inte mäklarens kostnad varför mäklaren normalt inte bokför kostnaden på kostnadskonto och inte heller kan dra av den ingående momsen på fakturan. Mäklaren vidarefakturerar i stället kostnaden till kunden och bifogar också den ursprungliga fakturan från besiktningsmannen. Mäklaren debiterar inte någon moms avseende det vidarefakturerade beloppet då transaktionen avser en försäljning direkt från besiktningsmannen till kunden. Om inköpet är en avdragsgill kostnad hos kunden kan denne göra avdrag för momsen med fakturan från besiktningsmannen som underlag.

Inköp och vidareförsäljning

Det är vanligt att ett företag har transaktioner som vare sig utgör kostnadskomponenter eller utlägg i civilrättslig mening. Transaktionen anses i stället utgöra ett inköp och en vidareförsäljning i momshänseende. I nedanstående exempel illustreras ett sådant fall.

Exempel

Om konsulten, i exemplet ovan avseende kostnadskomponenter, blir ombedd att även beställa en flygresa åt sin kund så blir kunden köpare av en flygbiljett och resenär. Eftersom det är kunden som konsumerar flygbiljetten, hanterar konsulten denna flygresa som ett inköp och en vidareförsäljning av en resetjänst. Flygresan när konsulten själv är resenär är en kostnadskomponent som ingår i beskattningsunderlaget för uppdraget och hela arvodet (inklusive resan) omfattas av skattesatsen 25 %. När konsulten vidarefakturerar kundens flygresa utgör denna del i stället en vidareförsäljning av en resetjänst som omfattas av skattesatsen 6 %. Konsulten redovisar i det senare fallet ingående moms (6 %) avseende inköp av en resetjänst från ett flygbolag och utgående moms (6 %) avseende försäljning av en resetjänst. Skatteverket har uttalat att principiellt är det inte bokföringen som avgör om avdragsrätt föreligger för ingående moms på ett inköp. Skatteverket uttalar dock att det normalt är lämpligt att bokföra ett sådant inköp som kostnad i bokföringen. Normalt borde därför avdrag för ingående moms få göras även om inköpet och vidareförsäljningen bokförs på annat sätt. Fakturatexten kan se ut på följande sätt:

Anställdas utlägg

Skatteverket har i ställningstagande (220916, dnr: 8-1832503) uttalat följande om kvitton och fakturor utställda till anställd vid hantering av anställdas utlägg:

”Det kan förekomma att en anställd gör ett inköp med egna medel, som arbetsgivaren sedan ersätter. Den faktura som den anställde har tagit emot vid inköpet är utfärdad på den anställde, dvs. den anställde har angivits såsom köpare. Om den anställde kan anses ha gjort ett utlägg för sin arbetsgivares räkning kan den faktura som den anställde har tagit emot vid inköpet godkännas som arbetsgivarens verifikation trots att den brister vad gäller köparens namn, och i förekommande fall vara underlag för arbetsgivarens avdragsrätt. Det förutsätter dock att fakturan innehåller de uppgifter som krävs enligt ML, med undantag för att den anställdes namn kan stå på fakturan i stället för arbetsgivarens namn.”

Skatterättsnämnden har prövat ett fall där ett bolag erbjöd sina anställda att, under pandemin, köpa in skrivbord och lampa för bolagets räkning för placering i hemmet. Den anställde skulle vid inköpet uppge sitt eget namn och sin adress samt ansvara för betalningen och kostnaden därefter överföras till bolaget som den anställdes utlägg. Bolagets namn skulle anges vid beställningen och inköpet gjordes för bolagets räkning. Skatterättsnämnden ansåg att det var den anställde och inte bolaget som köpt inventarierna. Detta eftersom det var den anställde som fakturerades, var betalningsskyldig samt ansvarade för att betalning skedde i tid till leverantörerna. Enligt nämnden var det därmed den anställde och inte bolaget som köpte inventarierna varför inget momsavdrag kunde göras, de anställda hade inte i egenskap av beskattningsbara personer överlåtit inventarierna till bolaget. Bolaget fick därför inte göra momsavdrag avseende kontorsutrustningen. I och med utgången prövades inte huvudfrågan om avdragsförbudet för stadigvarande bostad var tillämpligt eller inte (210708, dnr: 2-21/I). Förhandsbeskedet överklagades till Högsta förvaltningsdomstolen som däremot ansåg (220628, målnr: 4525-21) att inköpet av kontorsutrustning som görs av en anställd för att användas vid arbete i hemmet, ger arbetsgivaren rätt till momsavdrag om arbetsgivaren betalar ut ersättning för inköpen till arbetstagaren. Högsta förvaltningsdomstolen bedömer att bolaget har låtit de anställda köpa in kontorsutrustningen för bolagets räkning, bland annat eftersom det är bolaget som slutligen blir ägare till utrustningen och att ersättning bara lämnas för kontorsutrustning som används i bolagets verksamhet. Målet återförvisas till Skatterättsnämnden för en prövning av om avdragsförbudet för stadigvarande bostad är tillämpligt. Förhandsbeskedet överklagades och Högsta förvaltningsdomstolen konstaterade att avdragsbegränsningen för stadigvarande bostad är en schablonregel som ska tillämpas även om avdragsrätt finns enligt huvudregeln. Detta eftersom momsen hänför sig till beskattade transaktioner. Vidare konstaterade domstolen att avdragsbegränsningen även omfattar lös egendom samt att det inte framgick av lämnade förutsättningar att de anställdas arbetsplatser i hemmen kommer att vara avskilda från bostaden i övrigt (230602, HFD 2023 ref. 31).