Om en köpare/kund inte betalar en faktura i tid kan säljaren/leverantören - efter att ha skrivit kravbrev utformat enligt 5 § i inkassolagen (1974:182) - vända sig till Kronofogden, KFM (www.kronofogden.se), med en skriftlig begäran om betalningsföreläggande.
5 § Inkassolagen
Krav mot en gäldenär skall framställas skriftligt. Kravet skall innehålla tydlig uppgift om borgenärens namn och om det förhållande som fordringen grundar sig på. Är det fråga om en fordran som har överlåtits eller pantsatts och kan gäldenären på grund härav ej med befriande verkan betala till överlåtaren eller pantsättaren, skall kravet innehålla en tydlig upplysning om detta förhållande. I krav bör lämnas anvisning om lämpligt betalningssätt.
I krav ska vad som fordras i kapital, ränta och ersättning för kostnader anges var för sig. I fråga om ränta skall särskilt anges beloppet av upplupen ränta, räntesatsen samt den tid och det kapitalbelopp som ligger till grund för ränteberäkningen.
I samband med krav skall anges viss skälig tid inom vilken gäldenären har att betala frivilligt eller anmäla om han har någon invändning mot kravet.
Vid ansökan om betalningsföreläggande måste företaget betala en ansökningsavgift till KFM. I ansökan kan företaget kräva ersättning för ansökningsavgiften av kunden. Förutom kravet på fordringsbeloppet kan krav även yrkas för andra avgifter, exempelvis dröjsmålsränta.
Säljaren kan även vända sig till särskilda inkassoföretag och ge dem i uppdrag att inkassera fordringsbeloppet. Skulle kunden trots påtryckningar inte betala kan inkassoföretaget föra ärendet vidare genom ansökan om betalningsföreläggande.
Ansökningsavgiften är inte momsbelagd. Se uppslagsordet Betalningspåminnelse i Rätt Moms.
Löpande bokföring
Hos säljaren:
Erlagd ansökningsavgift debiteras normalt konto 6060 Kreditförsäljningskostnader, alternativt underkontot 6062 Inkasso och KFM-avgifter. Om krav på ersättning för avgiften ställts i ansökan, krediteras kontot med avgiftsbeloppet när kunden betalar. Företagets övriga utgifter/inkassokostnader som avser ansökan om betalningsföreläggande kan också debiteras detta konto och krediteras när kunden betalar dessa kostnader. Erhållen dröjsmålsränta kan krediteras konto 8310 Ränteintäkter från omsättningstillgångar, alternativt underkontot 8313 Ränteintäkter från kortfristiga fordringar.
Hos köparen:
Vid betalning av leverantörsskulden - efter föreläggandet från Kronofogdemyndigheten - debiteras normalt samtidigt erlagd dröjsmålsränta konto 8400 Räntekostnader, alternativt underkontot 8422 Dröjsmålsräntor för leverantörsskulder. Övriga avgifter och inkassokostnader enligt kravet i betalningsföreläggandet kan vid betalningen debiteras konto 8490 Övriga skuldrelaterade poster.
Bokslut
Hos säljaren:
Angående själva kundfordran, osäkra kundfordringar och kundförluster: Per balansdagen inlämnad ansökan om betalningsföreläggande brukar normalt inte föranleda någon ytterligare bokslutsåtgärd vad beträffar yrkade krav på utgifter/inkassokostnader då dessa oftast avser mindre och även maximerade belopp. Erlagd anmälningsavgift är normalt redan kostnadsförd. Angående upplupen dröjsmålsränta, dröjsmålsränta.
Hos köparen:
Angående själva leverantörsskulden, leverantörsskulder: Per balansdagen erhållet krav på betalningsföreläggande brukar normalt inte föranleda någon ytterligare bokslutsåtgärd vad beträffar yrkade krav på avgifter/inkassokostnader då dessa oftast avser mindre och även maximerade belopp. Angående upplupen dröjsmålsränta, dröjsmålsränta.