Innehåll

Redovisa Rätt 2022 – Eva Törning

Gemensam verifikation - kontantförsäljning

Vid försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning får enligt 5 kap. 6 § BFL inbetalningarna under en dags försäljning dokumenteras genom en gemensam verifikation. Den gemensamma verifikationen får i sådana fall enligt lagtexten utgöras av uppgifter från en kassaapparat, kassarapport eller annan uppgift som anger summan av mottagna betalningar.

Enligt BFNAR 20113:2 punkt 2.9 får affärshändelser som dokumenteras genom en gemensam verifikation bokföras och presenteras i en bokföringspost om det utan svårighet kan klarläggas vilka affärshändelser som ingår i bokföringsposten.

Försäljning mot kontokort eller andra elektroniska betalningsmedel får enligt BFNAR 2013:2 punkt 6.4 antingen ingå i en gemensam verifikation tillsammans med försäljning mot kontant betalning eller redovisas i separata gemensamma verifikationer för varje slag av betalningsmedel. I praktiken ingår dock även dessa inbetalningar i den försäljning som registrerats i kassaregister eftersom de ingår i det som definierats som kontanta inbetalningar enligt kontrollagstiftningen för kassaregister.

Försäljning mot faktura som registrerats i företagets kassaregister får också ingå i en gemensam verifikation som avser försäljning mot kontant betalning, se BFNAR 2013:2 punkt 6.4. Detta innebär att om fakturor registreras i kassaregister så ska de inte bokföras var för sig.

Enligt BFNAR 2013:2 punkt 6.6 får gemensam verifikation vid försäljning mot kontant betalning alltid användas om försäljning antingen registrerats i ett kassaregister eller avser mindre belopp.

När företaget använder kassaregister ska enligt BFNAR 2013:2 punkt 6.7 den gemensamma verifikationen bestå av tömningskvitto samt antingen kontrollremsor eller journalminne (beroende på om arkivering av behandlingshistoriken sker på papper eller digitalt i kassaregistret, se nedan).

Företag som inte använder kassaregister ska som gemensam verifikation upprätta en kassarapport per kassa om inte försäljning är från en myntautomat. I kassarapporten ska enligt BFNAR 2013:2 punkt 6.8 anges vilken dag som försäljningen avser, på vilken eller vilka orter försäljningen har gjorts och summan av dagens försäljning. Kassarapporten ska dateras och undertecknas av den som har upprättat den.

Företag som dokumenterar försäljningen i en gemensam verifikation ska dela upp försäljningen mellan kontantförsäljning och försäljning mot kontokort eller andra elektroniska betalningsmedel samt försäljning mot faktura (BFNAR 2013:2 punkt 6.10).

Ingår försäljning mot kontokort, andra elektroniska betalningsmedel eller faktura i en gemensam verifikation ska även en sammanställning över dessa försäljningar ingå i den gemensamma verifikationen (ibland även enskilda köpnotor), se BFNAR 2013:2 punkt 6.11. Vid försäljning mot kontokort motsvaras, enligt BFN:s kommentar, denna sammanställning av de uppgifter som företaget skickar till kontokortsföretaget. Denna sammanställning används sedan för att kontrollera att företaget får betalt från kontokortsföretaget. Eftersom sammanställningen inte innehåller alla relevanta uppgifter från de relevanta köpnotorna ska dessa köpnotor ingå i den gemensamma verifikationen. Vid försäljning mot andra betalningsmedel såsom elektroniska presentkort, sms och swish, kan sammanställningen behöva kompletteras med mer information från inlösenföretagets hemsida, operatören eller företagets bankkonto.