Kontanter ingår i posten Kassa och bank i balansräkningen och ingår i likvida medel i kassaflödesanalysen. Reglerna i BFL angående när kontanta in- och utbetalningar ska bokföras är stränga.

Bokföringsskyldiga som inte behöver upprätta årsredovisning och vars nettoomsättning uppgår till högst 3 mkr per år får använda kontantmetoden vid den löpande redovisningen vilket innebär att man bara bokför företagets betalningstransaktioner, dvs. in- och utbetalningar - även betalningar med kontokort och via gireringar. Det är således tillåtet att vänta med att bokföra fakturor tills betalning sker. Vid räkenskapsårets utgång ska dock samtliga då obetalda fordringar och skulder bokföras.

Löpande bokföring

Enligt 5 kap. 2 § BFL ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Med påföljande arbetsdag menas enligt BFNAR 2013:2 punkt 3.1 den första dagen efter den dag affärshändelsen inträffade som arbete utförs i verksamheten. Om det är mer än några dagar mellan den dag affärshändelsen inträffade och påföljande arbetsdag ska kontanta in- och utbetalningar enligt BFNAR 2013:2 punkt 3.2 bokföras senast dagen efter den dag affärshändelsen inträffade.

Kontanta inbetalningar debiteras konto 1910 Kassa och kontanta utbetalningar krediteras kontot. Även ägarens egna kontanta in- och utbetalningar via företagets kassa bokförs på konto 1910 och motbokas ägarens privata konto, privata insättningar respektive privata uttag.

Även för företag som inte har kontantförsäljning kan det i undantagsfall vara praktiskt med en s.k. handkassa i form av en fixerad utgiftskassa. I denna fixkassa läggs t.ex. 5 000 kr vilket debiteras konto 1910 Kassa. Kassans kontanter ska sedan tillsammans med ännu icke bokförda utgiftskvitton alltid uppgå till 5 000 kr, något som framför allt underlättar kontinuerlig avstämning och internkontroll. När dessa utgiftskvitton bokförs krediteras konto 1910 Kassa och kassan får påfyllning så att den åter uppgår till 5 000 kr, dvs. konto 1910 debiteras.

När anställda får kontanter från handkassan, eller lånar från den, för att göra inköp för företagets räkning och därefter lämnar en redovisning för dessa inköp, används i stället för konto 1910 Kassa konto 1612 Kassaförskott. Anledningen till denna kontoändring är att utlämnade kontanter utgör en fordran på den anställde tills denne redovisat gjorda inköp.

Bokslut

Avstämningar av kontantkassan görs löpande under räkenskapsåret och dagligen för företag som har kontantförsäljning. Per balansdagen ingår kontanter liksom bankmedel i posten/rubriken Kassa och bank i balansräkningen.