Löneförskott, reseförskott, förskottssemesterlön, övriga förskott och tillfälliga lån till anställda redovisas som en kortfristig fordran på den anställde tills pengarna återbetalats eller avräknats från löneutbetalning. Förskottsbetalningar av lön jämställs med ersättning för arbete när det gäller redovisning av arbetsgivaravgifter och avdrag för personalskatt.

Även i enmansaktiebolag räknas ägaren som anställd. Särskilda regler gäller för förskott i aktiebolag då lån till aktieägare, styrelsemedlemmar och vd samt dessa närstående personer kan utgöra s.k. förbjudna lån.

Löpande bokföring

När det utbetalade beloppet/förskottet utbetalas till den anställde krediteras det likvidkonto varifrån pengarna tas och debiteras konto 1610 Kortfristiga fordringar hos anställda, alternativt konto 1614 Tillfälliga lån till anställda (BAS 2024). När den anställde betalar tillbaka pengarna krediteras tidigare använt fordringskonto och debiteras det likvidkonto som tillgodoförs pengarna. Vid avdrag för lånet/förskottet i samband med löneutbetalning sker ingen betalning utan endast en minskning av utbetald nettolön. Konto 1610 krediteras.

Om den anställde i stället får kontanter för att göra inköp för företagets räkning och därefter lämnar en redovisning för dessa inköp, kan i stället konto 1612 Kassaförskott användas.

Bokslut

I balansräkningen redovisas löneförskott normalt i posten Övriga fordringar under rubriken Kortfristiga fordringar.

Se uppslagsordet Löneförskott i Rätt Lön.