Den som bedriver restaurangverksamhet, fordonsserviceverksamhet, livsmedel- och tobaksgrossistverksamhet, kropps- och skönhetsvårdverksamhet, tvättverksamhet samt byggverksamhet ska enligt 39 kap. 11 § SFL föra en personalligare.
Från 2018 gäller även en utvidgning av vad som ska omfattas av skyldigheten att föra personalliggare vid s.k. blandad verksamhet. Om en näringsidkare bedriver både verksamhet som omfattas av skyldighet att föra personalliggare och annan verksamhet i samma verksamhetslokal, ska nödvändiga identifikationsuppgifter löpande dokumenteras i personalliggaren för de personer som är verksamma i den andra verksamheten.
En personalliggare ska enligt 7 § SKVFS 2015:6 föras manuellt eller elektroniskt. En manuellt förd personalliggare ska enligt 8 § SKVFS 2015:6 vara bunden i sin form och dess sidor ska vara förnumrerade. Alla uppgifter i en manuell personalliggare ska antecknas i beständig form, dvs. inte med blyerts. En manuell personalliggare (SKV 605) kan beställas påwww.skatteverket.se.
Den som bedriver byggverksamhet på en byggarbetsplats där byggherren har tillhandahållit utrustning så att en elektronisk personalliggare kan göras, ska föra en elektronisk personalliggare. Här finns en dubbel skyldighet; en skyldighet för byggherren att tillhandahålla utrustning så att en elektronisk personalliggare kan föras på byggarbetsplatsen, samt en skyldighet för den som bedriver byggverksamhet på en sådan byggarbetsplats att föra en elektronisk personalliggare och i denna dokumentera nödvändiga ID-uppgifter för de personer som är verksamma i näringsverksamheten. Detta framgår av 39 kap. 11 a och 11 b §§ SFL. Inom byggverksamhet är det således inte tillåtet att ha en manuell personalliggare.
Det som i 39 kap. SFL gäller för en byggherre kan avtalas bort och övertas av en näringsidkare som har fått i uppdrag att självständigt ansvara för arbetets utförande. Avtalet ska i så fall vara skriftligt. (Se 39 kap. 11 c § SFL.)
Oavsett vilken verksamhet som bedrivs ska personalliggare innehålla dels nödvändiga identifikationsuppgifter för näringsidkaren, dels nödvändiga identifikationsuppgifter för de personer som är verksamma i näringsverksamheten.
Enligt SKVFS 2015:6 menas med samlad personalliggare den personalliggare som en byggherre enligt ovan ska hålla tillgänglig för Skatteverket på en byggarbetsplats. Den består av de personalliggare som de som bedriver byggverksamhet på byggarbetsplatsen ska hålla tillgängliga för byggherren.
För en mer ingående information kring reglerna om personalliggare hänvisas till SKVFS 2015:6.
På SKVs webbplatswww.skatteverket.sefinns mer information exempelvis för att hjälpa till att avgöra vilka verksamheter som omfattas, vad som omfattas av begreppet restaurangverksamhet och förtydligande av undantagen.
Undantag från skyldighet att föra personalliggare
Följande verksamma inom restaurang-, frisör- eller tvätteriverksamhet är undantagna från skyldighet att föra personalliggare (39 kap. 11 § SFL):
Enskild näringsverksamhet där bara näringsidkaren, dennes make eller barn under 16 år är verksamma, eller
Fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag där bara företagsledaren, dennes make eller barn under 16 år är verksamma.
För byggverksamhet gäller enligt 39 kap. 11 a § SFL att personer som under kortare tid bara lastar eller lossar material, varor eller hjälpmedel inte ska dokumenteras i personalliggaren. Dessutom gäller (enligt 39 kap. 11 b § SFL) inte kravet för byggherren att tillhandahålla utrustning för en byggherre
förrän den sammanlagda kostnaden för byggverksamheten på byggarbetsplatsen kan antas uppgå till mer än fyra prisbasbelopp, eller
en fysisk person som inte i näringsverksamhet utför eller låter utföra projekterings-, byggnads-, rivnings- eller markarbeten.
Registrering hos Skatteverket
Skatteverket ska enligt 7 kap. 1 § SFL registrera den som är skyldig att tillhandahålla utrustning så att en elektronisk personalliggare kan föras på en byggarbetsplats. Det görs genom en anmälan till Skatteverket, enklast genom användning av Skatteverkets e-tjänst.
Den som är skyldig att tillhandahålla utrustning så att en elektronisk personalliggare kan föras på en byggarbetsplats ska enligt 7 kap. 2 a § SFL anmäla sig för registrering hos Skatteverket innan byggverksamheten på byggarbetsplatsen påbörjas. Anmälan ska innehålla uppgift om när byggverksamheten ska påbörjas och var den ska bedrivas.
Den som har registrerats ska enligt 2 kap. 2 a § SFF tilldelas ett identifikationsnummer för byggarbetsplatsen.
Om en uppgift som ligger till grund för registreringen ändras ska den som är registrerad underrätta Skatteverket om ändringen inom två veckor från datum ändringen inträffade, se 7 kap. 4 § SFL.
Personalliggarens innehåll
En personalliggare, oavsett vilken verksamhet som bedrivs, ska enligt 9 kap. 5 § SFF innehålla följande uppgifter:
näringsidkarens namn och personnummer, samordningsnummer, organisationsnummer eller motsvarande utländska nummer,
namn och personnummer, samordningsnummer eller motsvarande utländska nummer för personer som är verksamma i näringsverksamheten, samt
tidpunkten då respektive persons arbetspass påbörjas och avslutas.
Uppgifterna enligt punkterna 2 och 3 ska avse varje verksamhetsdag och ska dokumenteras i omedelbart anslutning till att arbetspasset påbörjas och avslutas. Uppgifterna ska bevaras under två år efter utgången av det kalenderår då det för näringsverksamheten gällande beskattningsåret har gått ut.
Sifferuppgifterna enligt dessa punkter ska anges med angivande av tecknen 0-9. Annan text än man och sifferuppgifter ska avfattas på svenska, se 4 § SKVFS 2015:6. Andra uppgifter får enligt 5 § SKVFS 2015:6 antecknas i personalliggaren om detta inte hindrar Skatteverkets kontroll.
Skatteverket får enligt 9 kap. 6 § SFF meddela föreskrifter för hur en personalliggare ska vara utformad och om hur den ska föras vilket man också gjort i SKVFS 2015:6.
Ändring i/komplettering av en personalliggare
Ändring får inte göras genom att en uppgift utplånas eller på annat sätt görs oläsligt utan ska göras genom tillägg. Av ett sådant tillägg ska det framgå, förutom det som lagts till, vem som gjort tillägget och tidpunkten då tillägget gjorts.
Vid en komplettering genom införande av uppgift som rätteligen borde förts in tidigare ska framgå vem som gjort kompletteringen och tidpunkten då kompletteringen gjorts.
Båda dessa bestämmelser återfinns i 6 § SKVFS 2015:6.
Särskilda bestämmelser för byggverksamhet
I 9-14 §§ SKVFS 2015:6 återfinns ett antal specialbestämmelser för byggverksamhet förutom kravet i SFL att en sådan personalliggare alltid ska föras elektroniskt.
Det identifikationsnummer som byggarbetsplatsen får efter registrering enligt SFL ska framgå av personalliggaren.
Personalliggaren ska vara utformad på ett sådant sätt att de uppgifter som den ska innehålla kan föras in och att uppgifter som inte förts in vid den tidpunkt då de borde förts in, kan föras in senare. Det ska också framgå när uppgifter har förts in i liggaren. Datum och tidpunkt ska anges i formaten ÅÅÅÅ:MM:DD respektive TT:MM:SS. Den ska också vara utformad på ett sådant sätt att det vid kontrollbesök går att se vilka uppgifter som har förts in inom ett visst tidsintervall.
En samlad personalliggare ska vara utformad på ett sådant sätt det vid ett kontrollbesök går att se uppgifter som avser en viss person eller vissa personer som bedriver byggverksamhet på byggarbetsplatsen.
Personalliggarens tillgänglighet
Personalliggare ska enligt 39 kap. 12 § SFL finnas tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen och byggherren ska hålla personalliggare tillgänglig för Skatteverket på byggarbetsplatsen. Den som bedriver byggverksamhet ska ha sin personalliggare tillgänglig för Skatteverket och byggherren på byggarbetsplatsen.
Kontrollbesök
Skatteverket får enligt 42 kap. 8 § SFL besluta om kontrollbesök för att kontrollera att den som är eller kan antas vara skyldig att föra personalliggare eller tillhandahålla utrustning så att en elektronisk personalliggare kan göras fullgör sina eventuella skyldigheter. Kontrollbesök får bara genomföras i verksamhetslokaler eller på byggarbetsplatser. Kontrollbesök på byggarbetsplats får dock inte genomföras i en lägenhet som är avsedd att helt eller delvis användas som bostad.
Vid ett kontrollbesök får Skatteverket enligt 42 kap. 8 a § SFL begära att en person som utför eller kan antas utföra arbetsuppgifter i verksamheter styrker sin identitet. Skatteverket får vid kontrollbesök på en byggarbetsplats även fråga en sådan person för vilken näringsidkarens räkning han eller hon utför arbetsuppgifter. De uppgifter som lämnas får stämmas av mot personalliggaren.
Den som enligt ett beslut om tillsyn eller kontrollbesök ska kontrolleras behöver enligt 42 kap. 10 § SFL inte underrättas om beslutet före tillsynen eller kontrollbesöket. Underrättelse om beslutet ska dock lämnas så snart det kan ske utan att kontrollen förlorar sin betydelse. Tillsyn och kontrollbesök ska enligt 42 kap. 11 § SFL genomföras på ett sådant sätt att verksamheten inte hindras i onödan.
Kontrollavgift
Kontrollavgift ska enligt 50 kap. 3 § SFL tas om Skatteverket vid kontrollbesök finner att den som är skyldig att dokumentera identifikationsuppgifter i en personalliggare eller tillhanda utrustning så att en elektronisk personalliggare kan föras
inte fullgör sin skyldighet,
inte håller personalliggaren tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen eller på byggarbetsplatsen, eller
inte har anmält för registrering hos Skatteverket när byggverksamheten ska påbörjas och var den ska bedrivas.
Kontrollavgiftens storlek anges i 50 kap. 4 § SFL och uppgår avseende punkterna 1 och 2 till 12 500 kr per kontrolltillfälle och 2 500 kr för varje person som vid kontrollen är verksam och inte dokumenterad i en tillgänglig personalliggare. Om Skatteverket har tagit ut en kontrollavgift och en ny kontrollavgift ska tas ut för en överträdelse som har inträffat inom ett år från den dag då kontrollavgift meddelades ska avgiften upptill till 25 000 kr i stället för 12 500 kr.
Kontrollavgift enligt punkten 3 uppgår till 25 000 kr.
Arkivering
Uppgifterna i personalliggaren ska enligt 9 kap. 5 § SFF bevaras under två år efter utgången av det kalenderår då det för näringsverksamheten gällande beskattningsåret har gått ut.