Företagets utgifter för reparation och underhåll av inventarier (arbetsmaskiner, verktyg, datorer, tvätt av arbetskläder etc.) och reparation av lokaler och fastighet redovisas i olika kontogrupper (beroende vad som reparerats/underhållits).
Löpande bokföring
Erlagda utgifter för reparation och underhåll debiteras något av kontona i kontogrupp 50, 51, 55 eller 56 beroende på vad reparationen/underhållet gäller.
Bokslut
Utgifter för reparation kostnadsförs alltid.
Per balansdagen upplupna kostnader avseende reparation och underhåll redovisas, om väsentligt, som en upplupen kostnad (skuld). De upplupna kostnaderna debiteras aktuellt konto, t.ex. konto 5070 Reparation och underhåll av lokaler och krediteras konto 2990 Övriga upplupna kostnader och förutbetalda intäkter. Återföringen av interimstransaktionerna i det nya räkenskapsårets bokföring kan ske genom att samma konton bokförs omvänt om den faktiska kostnaden bokförts på detta konto. Den faktiska kostnaden kan också bokföras direkt mot interimskontot. Om det är en återkommande periodisering kan det i stället vara lämpligt att låta posten ligga kvar under året och i bokslutsarbetet justera med årets förändring.
K3-regler
Vid prövning av om ett underhåll är balansgillt måste företaget först kontrollera om det är ett utbyte av en komponent. Om ja, utrangeras den gamla komponenten eller delkomponenten och den nya balanseras (punkt 17.5). Om inte ska en prövning göras enligt punkt 2.18 för att pröva om utgiften uppfyller tillgångsdefinitionen (punkt 17.5 A).
K2-regler
Utgift för reparation ska enligt punkt 7.10 kostnadsföras när reparationen utförs.
K2 innehåller en begränsningsregel som innebär att om utgifter för reparation och underhåll kostnadsförs skattemässigt så ska de även kostnadsföras i redovisningen (punkt 10.18).
Enligt K2 skrivs tillgångar av som en enhet vilket innebär att utbyten av delar i en byggnad, såsom byte av fasad, utgör underhåll som ska kostnadsföras eftersom den gamla fasaden fortfarande skrivs av (se kommentarstexten till punkt 10.18).
Underhåll av övriga immateriella och materiella anläggningstillgångar ska läggas till det redovisade värdet om tillgångens funktion eller prestanda tydligt förbättras i förhållande till vad som gällde vid anskaffningstidpunkten eller den senare punkt då tillgångens prestanda tydligt förbättrades (punkt 10.19).
K-årsbokslut
K ÅB baseras på K2-regelverket och reglerna är lika. Eftersom K ÅB har ett val mellan att följa regelverket i sin helhet eller om reglerna i kapitel 2-16 eller 18 i K ÅB innebär begränsningar för företaget vid tillämpning av de bestämmelser i ÅRL som anges i 6 kap. 4 § andra stycket BFL, får företaget tillämpa reglerna i K3, vilket innebär att reglerna i K3 avseende detta ord ska följas. Dock är det värt att notera att det finns specialregler för de olika associationsformerna om företaget väljer att följa K ÅB. Se K-årsbokslut.
K ÅB innehåller en begränsningsregel som innebär att om utgifter för reparation och underhåll kostnadsförs skattemässigt så ska de även kostnadsföras i redovisningen (punkt 9.18).
Enligt K ÅB skrivs tillgångar av som en enhet vilket innebär att utbyten av delar i en byggnad, såsom byte av fasad, utgör underhåll som ska kostnadsföras eftersom den gamla fasaden fortfarande skrivs av (se kommentartexten till punkt 9.18).
Underhåll av övriga immateriella och materiella anläggningstillgångar ska läggas till det redovisade värdet om tillgångens funktion eller prestanda tydligt förbättras i förhållande till vad som gällde vid anskaffningstidpunkten eller den senare punkt då tillgångens prestanda tydligt förbättrades (punkt 9.19).
Se uppslagsorden Reparation och underhåll i Rätt Skatt och Reparation i Rätt Moms.