Vid bolagsstämman fattas enligt 7 kap. ABL bland annat beslut om föregående års resultat och om utdelning ska ske till aktieägarna, årets resultat. Av redovisat årsresultat ska först balanserad förlust täckas. Det tidigare obligatoriska kravet på avsättning till reservfond i aktiebolag har slopats, numera är avsättning frivillig. Reservfonden utgör dock bundet eget kapital och får därför inte användas till utdelning till aktieägarna.
Beslut om utdelningen (i kronor/aktie) fattas på bolagsstämman och därefter sker utbetalningen. Eventuellt vinstbelopp som återstår efter fondavsättning och utdelning balanseras, dvs. sparas till kommande år. Det står styrelsen fritt att föreslå att ingen utdelning ska ske, även om bolaget har utdelningsbara vinstmedel, balanserad vinst eller förlust.
Tillsammans med utbetalningsbeviset utgörs verifikationsunderlaget normalt av stämmoprotokollet (kopia) eller en hänvisning till denna, av vilket styrelsens förslag till vinstdisposition framgår.
Löpande bokföring
Fram till bolagsstämman redovisas vinsten på konto 2098 Vinst eller förlust från föregående år. Efter beslut av bolagsstämman överförs odisponerade vinstmedel (som t.ex. inte använts till täckande av förlust) till konto 2091 Balanserad vinst eller förlust. När utdelningen beslutats av bolagsstämman debiteras konto 2091 med det beslutade utdelningsbeloppet och krediteras konto 2898 Outtagen vinstutdelning. När utdelningen betalas ut till aktieägarna debiteras konto 2898 och krediteras det likvidkonto från vilket pengarna utbetalas, t.ex. konto 1940 Bank. Saldot på konto 2898 visar därefter beslutad men ännu utbetald utdelning.
Bokslut
Enligt 6 kap. 2 § ÅRL ska det i aktiebolag och ekonomiska föreningar lämnas förslag till disposition av bolagets/föreningens vinst eller förlust. Detta inkluderar förslag till utdelning. Vid nästa bokslut ska vinsten från föregående år vara utdelad och/eller omfördelad till konto 2091 Balanserad vinst eller förlust, balanserad vinst eller förlust. Outtagen vinstutdelning utgör en kortfristig skuld i bokslutet.
K3-regler
Ett företag som lämnar utdelning till ägare och som är skyldigt att betala skatt för mottagarens räkning ska enligt punkt 29.23 redovisa skatten mot eget kapital.
En utdelning ska enligt punkt 22.11 redovisas som skuld när behörigt organ har fattat beslut om utdelning. Skulden ska värderas till det redovisade värdet på den tillgång som ska överföras.
K2-regler
Företag som tillämpar K2 ska enligt punkt 15.7 redovisa lämnad utdelning som en minskning av balanserat resultat när behörigt organ fattat beslut om att utdelning ska lämnas.
Förslaget till disposition av fritt eget kapital ska enligt punkt 4.9 (aktiebolag), och punkt 4.13 (ekonomiska föreningar) återfinnas i förvaltningsberättelsen under rubriken Resultatdisposition.
K4-regler
Enligt IAS 1 punkt 137 ska upplysning lämnas i not bland annat om beloppet för utdelning som har föreslagits eller tillkännagivits innan de finansiella rapporterna godkändes för utfärdande.
Upplysningar
Större företag ska enligt 5 kap. 35 § lämna upplysning om förslaget till disposition av företagets vinst eller förlust i not.
Se uppslagsordet Utdelning i Rätt Bolagsrätt och Rätt Skatt.