Digital stämma

Bestämmelse i bolagsordningen krävs

För att ett aktiebolag ska ha möjlighet att ordna en digital stämma krävs det att det finns en bestämmelse om detta i bolagsordningen (stadgarna i ekonomiska föreningar). Bestämmelsen kan innebära att digital stämma ska eller får hållas, det vill säga att bolagsordningen kan föreskriva att digital stämma är obligatorisk eller att den är frivillig. Om digital stämma är frivillig är det styrelsen som beslutar detta i samband med att man kallar till stämma.

Eftersom digital stämma möjliggjorts från och med 1 januari 2024 måste bolag först fatta beslut om att införa en sådan bestämmelse i sin bolagsordning för att kunna genomföra en sådan stämma. Ändringen av bolagsordningen är giltigt om det fattas av bolagsstämma med en majoritet om två tredjedelar av både rösterna vid beslutet och av aktierna på stämman (Kvalificerad majoritet).

I samband med att en bestämmelse införs kan även särskilda föreskrifter införas kring digitala stämmor, det kan till exempel vara att digital stämma förutsätter att bolaget också ordnar ett poströstningsförfarande eller att endast vissa stämmor får ske digitalt.

För bolag som tillämpar svensk kod för bolagsstyrning gäller att stämman ska hållas på en fysisk plats, oavsett om aktieägarna också ges möjlighet Distansdeltagande på stämma. Regeln föreskriver alltså att börsbolag inte ska genomföra digitala stämmor, men regelverket tillämpas under principen ”följ eller förklara” (se Svensk kod för bolagsstyrning).

Digital stämma utan bestämmelse i bolagsordningen

Om extraordinära omständigheter kräver det kan en stämma ske digital även utan bestämmelse i bolagsordningen.

Regeln har tillkommit i ljuset av coronapandemin och fortsättningsvis kommer troligen inte tillfällig lagstiftning vara nödvändig på grund av smittrisk.

Det finns även en möjlighet att anordna digital stämma utan bestämmelse i bolagsordningen och utan att extra ordninära omständigheter uppstått. Bestämmelsen om att stämma ska hållas på viss ort är en skyddsregel för aktieägarna, vilket innebär att den kan frångås om samtliga aktieägare i bolaget samtycker till det (Samtyckesprincipen).

Oavsett på vilken grund en digital stämma ordnas finns flera legala och praktiska utmaningar som måste beaktas, bland annat:

• Kallelse och information före stämman

• Identifiering av deltagare på stämman och legitimation som aktieägare (Rätt att deltapå bolagsstämma)

• Hantering av föranmälan och fullmakter inför stämman (Föranmälan till bolagsstämma, Röstningsfullmakt)

• Genomförande av röstning och förslagsställande (Röstning på bolagsstämma)

• Begränsning av antal biträden till aktieägaren (Biträde på bolagsstämma)

• Frågerätt för aktieägare

• Spridning av information från bolagsstämman

• Aktieägares möjlighet till översyn och verifiering av stämmans beslut och tillvägagångssätt

De flesta av dessa utmaningar har sin motsvarighet vid normala bolagsstämmor med fysisk närvaro och det har utvecklats rimliga kompromisser mellan de legalt skyddsvärda intressena och de mest praktiska och effektiva metoderna. Det bör gå att åstadkomma rimliga avvägningar även vid digitala bolagsstämmor, men praxis är inte lika välutvecklad.

Det finns flera särskilda tekniska lösningar som utvecklats för att ordna stämmor vilka inkluderar röstningsfunktionalitet, men även generella plattformar för digital kommunikation används. De viktigaste kraven som bolag och aktieägare kan ställa vid val av teknisk lösning är bland annat att plattformen ska vara lättanvänd, tillgänglig till rimlig kostnad, bygga på stabil teknik och uppnå hög nivå av cybersäkerhet.

Tekniska problem vid digital stämma

Lagstiftaren har inte ställt några kvalitetskrav på eller restriktioner för vilka tjänster eller utrustning som ska användas till digitala stämmor. Reglerna avser att vara teknikneutrala. Dessutom anses det att risken för klander av stämmobeslut som inte gått rätt till är tillräckligt för att understryka att digitala stämmor och hybridstämmor genomförs på betryggande sätt som säkerställer att stämman uppfyller lagens krav.

Det är dock ofrånkomligt att det inträffar störningar och tekniska problem vid digitala stämmor.

I det fall de tekniska problemen förhindrar att stämman genomförs helt och hållet bör stämman ajourneras och reglerna om Fortsatt bolagsstämma följas.

Det innebär inte att varje tekniskt problem resulterar i att stämman skjuts upp. Problem som bara drabbar en enskild deltagare eller beror på att deltagare inte anskaffat fungerande utrustning eller anslutning är inte tillräckliga hinder för stämman. Samtidigt är den grundläggande principen i svensk rätt att avsändaren har ansvaret för dennas befordrade meddelanden, vilket som utgångspunkt lägger risken hos styrelsen och bolaget.

Om det förekommit formella eller materiella fel vid stämmobesluten kan aktieägaren väcka Klander. Att det förekommit störningar eller tekniska problem innebär dock inte i sig att stämmobeslut kan klandras, utan det kräver sannolikt att felet är av mer systematiskt eller omfattande art.