Balans fördjupning nr 3 2016

Kan en samlingsfaktura innehålla olika typer av transaktioner?

Samlingsfakturor har traditionellt enbart innehållit försäljning, men i och med en ökad användning av så kallad självfakturering (”self-billing”) ser vi att samlingsfakturorna i dessa fall innehåller mer än bara försäljning. Även inköp som görs dokumenteras i samma handling. Men är detta tillåtet enligt bokföringslagen (BFL)? Det vill säga, kan en samlingsfaktura som upprättas inom ramen för en självfaktura innehålla flera olika typer av affärshändelser och vad gäller då avseende den obrutna verifikationsnummerserien? Med en åkare och en åkericentral som exempel belyser Eva Törning och Peter Nilsson detta ämne.

Enligt 5 kap. 6 § BFL ska det finnas en verifikation för varje affärshändelse. En åkares körning åt en åkericentral ska därför som huvudregel generera en faktura som enligt BFL utgör verifikation för affärshändelsen. I många fall har dock åkararen och åkericentralen ett avtal som innebär att det är åkericentralen som, efter att åkaren har rapporterat in utförda körningar, ställer ut åkarens kundfaktura. Det innebär att åkericentralen ställer ut en självfaktura på sitt eget inköp. På självfakturan står åkaren som avsändare och den innehåller åkarens nettoomsättning och utgående moms.

Systemet med självfakturering är ofta konstruerat för att minska åkarens (leverantörens) administration och åkericentralen (kunden) får kontroll bland annat över hur mycket som ska faktureras till slutkunden. Det innebär också att administrationen enbart behöver byggas upp på ett ställe, i det här fallet åkericentralen.

Den självfaktura som åkericentralen utfärdar utgör således både en verifikation för åkarens försäljning och en verifikation för åkericentralens inköp.

Verifikationsnummer

Varje verifikation ska enligt 5 kap. 7 § BFL innehålla ett verifikationsnummer eller annat identifikationstecken. Enligt förarbetena till bestämmelsen är ett verifikationsnummer eller ett annat identifikationstecken till för att kunna se sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen. Det kan också vara ett av flera sätt att säkerställa fullständigheten i bokföringsposterna.1

I punkterna 5.9 och 5.10 i bokföringsvägledningen (BFNAR 2013:2) anger BFN att det får förekomma flera nummerserier men oavsett om ett företag har en eller flera verifikationsnummerserier, ska serierna vara obrutna under en tidsperiod. Detta hindrar dock inte att en serie över en balansdag kan hänföras till två olika räkenskapsår.

I och med att självfakturan upprättas på uppdrag av, i vårt fall, åkaren numreras den enligt en löpande nummerserie som gäller för åkaren. Åkericentralen kan behöva åsätta fakturan ett helt annat verifikationsnummer för att uppfylla lagens krav på verifikationsnummerserie.

En självfaktura som innehåller både försäljning och inköp

Det är inte ovanligt att det ingår i avtalet om självfakturering att köparen, i vårt fall åkericentralen, på självfakturan får ta med sin egen fakturering avseende administrativa tjänster, drivmedel etc. Fakturan innehåller då dels åkarens försäljning (med utgående moms), dels åkarens inköp (med ingående moms). Syftet är bland annat att minska dokumentsflödet. Frågan är nu om detta kan anses vara en samlingsfaktura enligt BFL och vad som i så fall gäller avseende verifikationsnummer.

En samlingsfaktura är ett exempel på en gemensam verifikation enligt 5 kap. 6 § BFL. I punkt 6.1 a, bokföringsvägledningen anges att likartade affärshändelser får dokumenteras i en gemensam verifikation om det är återkommande affärshändelser som av praktiska skäl sammanförs i en samlingsfaktura och som avser en period på högst en månad. Vanliga exempel är kontokortsfakturor och fakturor på bröd som hämtas ut från ett bageri. Verifikationen innehåller en sammanställning av de inköp med kontokort respektive brödleveranser som skett under en viss period.

Det finns dock, såvitt vi kan bedöma, inte någon begränsning att dessa likartade affärshändelser bara får utgöra en typ av affärshändelse. Utifrån hur lagen är formulerad och mot bakgrund av syftet med densamma, att sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen ska kunna identifieras, torde det inte finnas hinder att låta mer än en typ av likartade affärshändelser ingå i en samlingsfaktura. Under förutsättning att de är återkommande och till sin egenart likartade torde de därför kunna uppfylla kraven i BFL. En förutsättning är att det för varje slag av likartade affärshändelser av verifikationen går att utläsa de uppgifter som BFL kräver.

Verifikationsnummerserien hos åkaren styrs av försäljningsfakturan och hos åkericentralen av inköpsfakturan. Vid en kontroll i efterhand av fullständigheten i bokföringsposterna torde det på ett enkelt sätt gå att se sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen.

Slutsats

Att en verifikation innehåller både en försäljning och ett inköp torde enbart förekomma i de fall det finns ett avtal mellan parterna som reglerar att de dokument som upprättas ska innehålla både försäljning och inköp. Sådana avtal är räkenskapsinformation.

Avtalet beskriver också varför och hur en av dessa transaktioner styr verifikationsnummerserien för respektive part. I systemdokumentationen bör det därför finnas en beskrivning av denna typ av transaktioner. För åkaren inkluderas vissa inköp av verifikationsnummerserien för försäljning till åkericentralen. Motsvarande gäller för åkericentralen där försäljning av vissa varor och tjänster inkluderas i verifikationsnummerserien för inköp och detta styrs av vilken kund (åkare) som fakturan avser.

Med vår tolkning att bestämmelsen i bokföringsvägledningen inte begränsar användningen av samlingsfakturor i samband med självfakturering till exempelvis enbart försäljning utan att det är det faktum att affärshändelsen som sådan som är återkommande, finns utrymme för att kunna inkludera såväl försäljning som inköp i en verifikation och dessutom låta verifikationens (kundfakturans) nummer utgöra verifikationsnummer hos både kund och leverantör.

Utifrån syftet med lagen, att sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen ska kunna identifieras, gäller detta enligt vår uppfattning endast under förutsättning att det finns avtal om självfakturering där även detta regleras, att självfakturan har en löpande och obruten nummerserie samt att det framgår av parternas systemdokumentation.

Fotnoter

1) Prop. 1998/99:130, s 396. Se aven Bokföringslagen – en kommentar, Nilsson, Törning Norstedts Juridik 2015, sid. 124 och 208 ff.

Peter Nilsson är Jur. dr, skattejurist och ansvarig för redovisningsfrågor inom LRF Konsult.

Eva Törning är redovisningsspecialist och ansvarig för redovisningsfrågor inom Grant Thornton.

För erfarna

Välkommen! Hos oss hittar du alla ekonomiska regelverk du behöver samlat på en enda digital plats. Fördjupa dig i allt från EU-rätt till självreglering, tidskrifter eller använd Rättserien där experter guidar dig till snabba svar.
  • Regler

    Här hittar du uppdaterat rättsligt material inom EU-rätt, svenska lagar och myndighetsföreskrifter. Du kan även hitta historik från 2008 och framåt.

  • Avancerad sök

    Filtrera dina sökningar och hitta rätt dokument snabbare. Vet du att det är en lag du söker efter kan du välja att visa bara de träffarna.

  • Markera & Anteckna

    Här kan du smidigt markera, anteckna och dela de avsnitt av texterna som är viktigast för dig och dina kollegor.

  • Rättserien

    Här kan du bekräfta dina kunskaper och enkelt hitta nya vägar till andra områden.

  • Jag vill veta mer

och oerfarna

Välkommen! Det kan vara svårt att hitta rätt ibland, så därför har vi samlat allt inom ekonomiska regler på ett och samma ställe. Navigera, sök eller använd Rättserien för att få svar på dina frågor.
  • Rättserien

    Här hittar du tydliga förklaringar till tusentals termer och information om var och hur du kan fördjupa dig. Till Rättserien

  • Navigering

    Allt relevant material hittar du samlat inom respektive ämnesområde.

  • Anteckna

    Skapa egna anteckningar för hur du ska gå till väga vid komplicerade regeltolkningar. Dela gärna med dig eller spara tips från dina kollegor!

  • Markera

    Använd överstrykningspennan och hitta tillbaka till det viktigaste nästa gång.

  • Jag vill veta mer

Sifferkollen

Belopp

Basbelopp
År 2020 2021 2022
Prisbasbelopp 47 300 47 600 48 300
Förhöjt pbb. 48 300 48 600 49 300
Inkomstbasbelopp 66 800 68 200  
Utdelning fåmansföretag
År 2019 2020 2021
Schablonbelopp 171 875 177 100 183 700

Räntesatser

Periodiseringsfond
År 2019 2020 2021
Räntesats 0,51 0,50 0,50
Referensränta
År 2016-07-01 2019-07-01 - 
Räntesats -0,5 0,0
Ränta på skattekontot
Period 2013-2016 2017 -
Intäkt 0,5625 0
Kostnad Låg 1,25 1,25
Kostnad Hög 16,25 16,25
Räntefördelning
Inkomstår 2019 2020 2021
Positiv 6,51 6,50 6,50
Negativ 1,51 1,50 1,50
Statslåneränta
År 2019 2020 2021
31 maj 0,05 -0,01 0,28
30 nov -0,09 -0,10  

Traktamenten

Bilresor
Inkomstår 2019 2020 2021
Egen bil 18,50 18,50 18,50
Förmånsbil, diesel 6,50 6,50 6,50
Förmånsbil, bensin 9,50 9,50 9,50
Kostförmån
År 2019 2020 2021
Frukost, lunch och middag 245 245 250
Lunch eller middag 98 98 100
Frukost 49 49 50
Skattefria gåvor
År 2019 2020 2021
Julgåva 450 450 500
Jubileumsgåva 1 350 1 350 1 500
Minnesgåva 15 000 15 000 15 000

Skattesatser

Bolagsskatt
År 2019 2020 2021
Skattesats 21,4% 21,4% 20,6%
Mervärdesskatt
År 2019 2020 2021
Normal 25 % 25 % 25 %
Livsmedel, krog m.m. 12 % 12 % 12 %
Persontransport, böcker m.m. 6 % 6 % 6 %
Arbetsgivaravgifter/egenaavgifter
Födda -1937 1938 - 1955 1956 - 1998
Arb. avgifter 0 % 10,21% 31,42%
Egenavgifter 0 % 10,21% 28,97%

 

Visa mer...