Balans nr 2 1979

Apropå 22 § BFL

Arkiveringsreglerna för räkenskapsmaterial återfinns i 22 § bokföringslagen. Mot bakgrund av att det i detalj ej är klart vad som avses med ”räkenskapsmaterial” presenterar här civilekonom Helmi Kiviaed, ASEA, de arkiveringsprinciper som tillämpas inom ASEA.

ASEAs ARKIVERINGSPRINCIPER

Regler för arkivering av räkenskapsmaterial inom ASEA AB

Principdefinition

I 10 år skall förvaras:

  1. årsbokslut enligt gällande BFL

  2. bilagor till årsbokslutet, dvs specifikationer av alla balans- poster, och beskrivning av värderingsreglerna som tillämpats

  3. verifikationer till transaktioner hänförliga till balansposter markerade med –>, dvs sådana vars saldon består av likvida medel eller andra tillgångar, vilka innehas i likviditetsförstärkande syfte (kortfristiga placeringar), samt kort- och långfristiga fordringar på eller skulder till utomstående motpart

  4. övriga rapporter som är nödvändiga för att visa hur de i c ovan nämnda transaktionerna behandlats i den löpande bokföringen samt i bokslutssammanhang

  5. förteckningar över alla de koder som använts i redovisningen, speciellt i den mån dessa ersatt verbala beskrivningar av objekten ifråga

  6. beskrivningar av gällande organisation och ansvar för ovanstående

I mer eller mindre än 10 år skall förvaras

allt övrigt räkenskapsmaterial som av företagsledningen eller företagets revisorer anses vara av värde för uppföljning av speciella kostnader eller intäkter i verksamheten.

Detaljdefinition omfattar genomgång av de olika balansräknings- posterna. För varje –> -markerad post i balansräkningen uppräknas samtliga underlag i och ur redovisningen, samt detaljerade arkiveringsregler för dessa anges. Exempel från arkivplanen illustrerar ASEAs detaljdefinition av räkenskapsmaterial enligt 22 § BFL.

Behovet att rekonstruera vissa händelser i ett företags liv är en självklarhet. Däremot är det i princip omöjligt att förutse vad som kan komma att behövas och när ett sådant behov kan uppstå. Att arkivera belägg för allt som inträffar inom eller omkring ett företag är i praktiken omöjligt.

Vad som än bedöms av intresse för företagsinterna eller externa historieskrivare, finns dock även krav för arkivhållning som är ovillkorliga. Sådana är knutna till relationer mellan företaget och dess omgivning, utomstående motparter. Exempel: kunder, leverantörer, anställda, skattemyndigheter.

De ovillkorliga kraven på arkivering av räkenskapsmaterial är angivna i bokföringslagen. 1929 års lag föreskrev:

Ӥ 12

Ankommande brev, räkningar och övriga handlingar, som hava betydelse för rörelsen, skola förvaras i ordnat skick. Handlingar, som i rörelsen användas, skola kopieras. Kopiorna skola likaledes i ordnat skick förvaras.

§ 13

Handelsbok med bilagor ävensom handling och kopia, varom i näst föregående paragraf sägs, skola förvaras under tio år, räknade från utgången av det räkenskapsår, varunder sista inskrivningen eller anteckningen gjordes eller handlingen eller kopian tillkom.”

1976 års lag föreskriver:

Ӥ 22

Allt räkenskapsmaterial skall bevaras i ordnat skick inom landet under minst tio år från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Vad nu sagts gäller också avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa rörelsens ekonomiska förhållanden.

Skyldighet att som räkenskapsmaterial bevara enligt 10 § första stycket 3 upphör, om registrerade uppgifter på betryggande sätt föres över till vanlig läsbar form eller till film eller annat material med registreringar i mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel.

Om särskilda skäl föreligger, får länsstyrelsen för visst fall tillåta, att räkenskapsmaterial i vanlig läsbar form förstöres före utgången av den i första stycket angivna tiden. Materialet skall därvid under betryggande former mikrofilmas eller kopieras på likvärdigt sätt. Kopiorna skall ordnas så att sökta uppgifter lätt kan återfinnas och läsas samt bevaras under den tid som återstår av den i första stycket angivna tiden.”

EGNA BEDÖMNINGAR

Under tiden mellan de två lagarna har mycket hänt ifråga om redovisningsrutiner. ADB har kommit in i bilden. Rutinerna är numera högst varierande inom olika företag. Det är inte klart vad som i detalj avses med termen räkenskapsmaterial i lagtexten. Företagen är tvingade att göra sina egna bedömningar vid formulering av detaljerade arkiveringsregler, bortsett från frågan om tillåtna former för arkivering, vilken i detalj beskrivits i RSV 353/78–302.

I diskussionerna kring tillämpningen av 1976 års lag har termer som affärs(extern)- och kostnads(intern) -redovisning, samt system använts. Dessa är till föga hjälp när regler skall formuleras för ett större företag med integrerade ADB-system för affärs- och kostnadsredovisning, eller för en grupp av företag med varierande rutiner.

Tolkningen av 7 § BFL har varit problematisk. Man konstaterar snabbt att det i praktiken är omöjligt att genom arkiverade systemdokumentationer och behandlingshistorik rekonstruera tidigare års redovisning. Därför fortsätter man i allmänhet som hittills att i redovisningssystemen arbeta med verifieringskedjor, dvs man bygger upp rapportsystem, som gör det möjligt att genom olika koder härleda redovisningens ursprungliga verifikationer.

I ASEAs senaste upplaga av instruktioner beträffande arkiveringsprinciper utgår man från schema för balansräkning i 19 § BFL.

SCHEMA FÖR BALANSRÄKNING

A Tillgångar

I Omsättningstillgångar

–> 1 Kassa- och banktillgodohavanden

–> 2 Aktier och andra andelar

–> 3 Obligationer och andra värdepapper

–> 4 Växelfordringar

–> 5 Kundfordringar

–> 6 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter

–> 7 Övriga fordringar

  8 Varulager

–> 9 Förskott till leverantörer

II –> Spärrkonto hos riksbanken för investeringsfond och liknande fonder, var för sig

III Anläggningstillgångar

–> 1 Aktier och andra andelar

–> 2 Obligationer och andra värdepapper

–> 3 Lån till delägare och denne närstående personer

–> 4 Andra fordringar

–> 5 Förskott till leverantörer

  6 Patent och liknande rättigheter

  7 Hyresrätt och liknande rättigheter

  8 Goodwill, som avses i 17 § första stycket

  9 Oavskriven utgift, som avses i 17 § andra stycket

  10 Skepp

  11 Maskiner, inventarier och dylikt

  12 Byggnader

  13 Fast egendom, som ej är maskin eller byggnad

B Skulder och eget kapital

I Kortfristiga skulder

–> 1 Växelskulder

–> 2 Leverantörskulder

–> 3 Skatteskulder

–> 4 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter

–> 5 Övriga kortfristiga skulder

–> 6 Förskott från kunder

II Långfristiga skulder

–> 1 Avsatt till pensioner

–> 2 Andra långfristiga skulder

III Obeskattade reserver

  1 Lagerreserv

  2 Investeringsfonder och liknande fonder, var för sig

  3 Övriga obeskattade reserver, var för sig

IV Eget kapital, med angivande av ingående belopp, insättningar eller uttag under räkenskapsåret, redovisat årsresultat samt utgående belopp

EXEMPEL FRÅN AVSNITTET ARKIVPLAN

arbetssedel klassificeras ej som verifikation till balansposten, utan endast som ett av underlagen för beräkning av lön.

Antal år

Form

Plats

A 1 Kassa- och banktillgodohavanden

Verifikationer................

1

original

Centralarkiv

9

mikrofilm

Centralarkiv

Transaktionslista, rapport nr..från

ADB-systemet Kassaredovisning

10

original

Centralarkiv

Kassadagbok, rapport nr.. från do

10

original

Centralarkiv

Årsinventarium bl nr..över kassa- bank- och postgirotillgodohavanden, samt finansväxlar..............

10

original

Centralarkiv

– – – – – –

5 Kundfordringar

Verifikationer = kundfakturor, och -kreditnotor..................

1
9

kopia av original
mikrofilm

Centralarkiv
Centralarkiv

Transaktionslista, rapport nr..från

ADB-systemet Försäljningsdagbok

10

original

Centralarkiv

Försäljningsdagbok, rapport nr.. från do

10

original

Centralarkiv

Årsinventarium över öppna kundfordringar i kundreskontran, rapport nr.. från ADB-systemet Reskontra

10

original

Centralarkiv

– – – – – –

8 Varulager

Årsinventarium över

a förråd och lager, rapport nr.. från ADB-systemet Materialstyrning och -redovisning............

10

original

Centralarkiv

b pågående verkstadsarbete, rapport nr.. från ADB-systemet Varor i arbete ........................

10

original

Centralarkiv

c pågående anläggningar (för kunder), lista nr.. från ADB-systemet Anläggningsredovisning...........

10

original

Centralarkiv

Sedelkartotek eller motsvarande....

1–3

valfri

Sektorarkiv

– – – – – –

B 5 Övriga kortfristiga skulder

Verifikationer: lönespecifikationer1 bokföringsuppdrag, etc.............

1

original

Centralarkiv

9

mikrofilm

Centralarkiv

Årsinventarium över

a skulder avseende personal, rapporter nr.. från ADB-systemen Arbetar- och Tjänstemannalöner

10

original

Centralarkiv

b andra, bl nr ....................

10

original

Centralarkiv

Helmi Kiviaed, civilekonom, ASEA

Sifferkollen

Belopp

Basbelopp
År 2019 2020 2021
Prisbasbelopp 46 500 47 300 47 600
Förhöjt pbb. 47 400 48 300 48 600
Inkomstbasbelopp 64 400 66 800 68 200
Utdelning fåmansföretag
År 2019 2020 2021
Schablonbelopp 171 875 177 100 183 700

Räntesatser

Periodiseringsfond
År 2019 2020 2021
Räntesats 0,51 0,50 0,50

 

Referensränta
År 2016-07-01 2019-07-01 - 
Räntesats -0,5 0,0
Ränta på skattekontot
Period 2013-2016 2017 -
Intäkt 0,5625 0
Kostnad Låg 1,25 1,25
Kostnad Hög 16,25 16,25
Räntefördelning
Inkomstår 2019 2020 2021
Positiv 6,51 6,50 6,50
Negativ 1,51 1,50 1,50
Statslåneränta
År 2018 2019 2020
31 maj 0,49 0,05 -0,01
30 nov 0,51 -0,09 -0,10

Traktamenten

Bilresor
Inkomstår 2019 2020 2021
Egen bil 18,50 18,50 18,50
Förmånsbil, diesel 6,50 6,50 6,50
Förmånsbil, bensin 9,50 9,50 9,50
Kostförmån
År 2019 2020 2021
Frukost, lunch och middag 245 245 250
Lunch eller middag 98 98 100
Frukost 49 49 50
Skattefria gåvor
År 2019 2020 2021
Julgåva 450 450 500
Jubileumsgåva 1 350 1 350 1 500
Minnesgåva 15 000 15 000 15 000

Skattesatser

Bolagsskatt
År 2019 2020 2021
Skattesats 21,4% 21,4% 20,6%
Mervärdesskatt
År 2019 2020 2021
Normal

25 %

25 % 25 %
Livsmedel, krog m.m. 12 % 12 % 12 %
Persontransport, böcker m.m. 6 % 6 % 6 %
Arbetsgivaravgifter/egenaavgifter
Födda -1937 1938 - 1954 1955 -
Arb. avgifter 0 % 10,21% 31,42%
Egenavgifter 0 % 10,21% 28,97%

 

Visa mer...