Många företag behöver vägledning för att fatta rätt beslut. Revisorerna bör utnyttjas i större utsträckning.
BAKGRUND
För den som följer den aktuella debatten om Sveriges betryckta ekonomiska läge är det inte att ta miste på att småföretagen har stora förväntningar på sig att svara för en betydande del av den ekonomiska tillväxten och ökningen av arbetstillfällen under 1980-talet.
Regeringen förbereder en samlad småföretagarproposition om skatter, finansieringshjälp och arbetsrättsliga frågor. En särskild ”småföretagarminister” dvs en expert på småföretagarfrågor vid industridepartementet utgör regeringens kontaktman med småföretagarorganisationerna. Statens Industriverk och utvecklingsfonderna i varje län driver i samarbete med banker och näringslivsorganisationer kampanjen ”Starta eget”. Listan över välmenta satsningar och stimulansåtgärder kan göras lång.
Åtgärder är välbehövliga. Småföretagen dvs företag med upp till 200 anställda svarar för ca 55 % av sysselsättningen i näringslivet totalt. Företag i näringslivet med mindre än 50 anställda utgör ca 98 % av det totala antalet.
Jämfört med 1970-talet finns alltså en gynnsam inställning från samhällets sida gentemot småföretagen. Möjligheterna ter sig goda att starta och driva småföretag.
Många småföretag brottas dock med stora problem. Det kan gälla finansieringsfrågor, brister i den ekonomiska planeringen och uppföljningen, likviditetsbekymmer. Till detta kommer svårigheter för de ofta tekniskt inriktade småföretagarna att hitta i mängden av lagar och skyldigheter som gäller bokföring, medbestämmande, arbetsmiljö, uppgiftslämnande till myndigheter osv.
Många småföretag behöver därför hjälp av ekonomiska experter i den fortlöpande planeringen och uppföljningen av verksamheten. I detta sammanhang besitter de kvalificerade revisorerna en aktningsvärd sakkunskap som kanske skulle komma småföretagarna bättre till godo än vad som är fallet i nuläget.
Jag skall i artikelns fortsättning inrikta mig på revisorernas möjligheter att ge råd inom ekonomistyrning och ADB. Anledningen är att dels hänger områdena ihop dels är behovet av rådgivning för närvarande mycket stort. Detta beror inte minst på den närmast explosiva utvecklingen inom ADB-tekniken vad gäller smådatorer samt utökad användning av terminalsystem vid servicebyråer. Hur kan då samarbetet mellan revisorn och småföretaget läggas upp? Jag skall behandla detta kortfattat i några punkter.
PLAN FÖR KONTAKTER MELLAN REVISORN OCH SMÅFÖRETAGET
En grundförutsättning för att revisorn skall kunna ge råd när de behövs är att en god, fortlöpande kontakt är etablerad med företagsledningen och att revisorn håller sig informerad om utvecklingen i företaget. Revisionsinsatsen som normalt utförs i småföretag utgör en god grund för den konsultinsats som revisorn också kan utföra. Ett praktiskt tillvägagångssätt kan vara att revisorn och företagsledningen i samråd upprättar en plan över kontakterna under året som exempelvis innefattar träffar i samband med budgetarbetet, periodboksluten, årsbokslutet och deklaration.
Revisorn kan vid dessa tillfällen på rådgivningsbasis kommentera den ekonomiska utvecklingen och utföra kompletterande analyser med hjälp av nyckeltal. Det kan vara på plats att här något beröra frågan om revisorns oberoende. Det är lämpligt att revisorn för sin uppdragsgivare klarlägger avgränsningen mellan revisionen och övriga insatser samt ansvarsfördelningen mellan revisorn och uppdragsgivaren. Det är väsentligt att revisionsinsatserna särskilt dokumenteras. Kommerskollegium har gett ut en särskild anvisning om revisorsjäv (KFS 1977:24). Av denna framgår att revisorn inte får biträda med grundbokföringen, medelsförvaltningen eller klientens kontroll däröver.
FÖRETAGSANALYS
Förutom revisorns fortlöpande rådgivning kan speciella händelser i företagets utveckling aktualisera större konsultinsatser från revisorns sida. Företagsledningen kanske överväger att ge sig in på ett nytt produktområde och behöver utföra kalkyler över lönsamheten. Företagets expansion kanske innebär att manuella redovisningsrutiner inte längre ger information för planering och uppföljning. Analys- och åtgärdspaket som SAF:s ”Se om Ditt företag” är utmärkta hjälpmedel för en mer övergripande analys av det mindre och medelstora företagets situation.
Revisorn kan som ekonomisk expert medverka vid analys av tillväxttakt, lönsamhets-, likviditets- och soliditetsutveckling. Inom området företagsanalys bör nämnas möjligheten att ta datorn till hjälp vid analysarbetet. Såväl resultatanalys som finansiell analys kan utföras med hjälp av programvara som tillhandahålles på smådator eller via terminal vid servicebyrå. De ekonomiska modeller som används i ”Se om Ditt företag” tillhandahålls av flera leverantörer av ADB-tjänster. Fördelarna med att revisorn tillsammans med småföretaget använder datorn vid analysarbetet är bl a att ”Vad händer om?”-frågor kan ställas vad gäller försäljningsvolymer och priser och flera olika alternativ snabbt kan räknas fram.
EKONOMISTYRNING
Den övergripande företagsanalysen ger ofta vid handen att småföretaget behöver förbättra sin ekonomistyrning. Företaget behöver kanske förbättra sina budgetrutiner, redovisningsrutiner, kalkylsystem samt sin finansiella planering och uppföljning. Med sin ekonomiska utbildning och erfarenhet från olika företag kan revisorn inom detta område medverka när det gäller att formulera krav på den ekonomiska informationen. En fråga som ofta aktualiseras är om företaget har en lämplig kodplan eller kontoplan för att få fram behövlig ekonomisk information. Utformningen av ekonomistyrningen utförs ofta som en förstudie. Denna mynnar ut i ett beslutsunderlag som även utgör ett lämpligt underlag för att begära in offerter om ADB bedöms lämpligt som hjälpmedel för att klara informationsbehovet.
UPPHANDLING OCH INSTALLATION AV ADB
Med dagens snabba ADB-tekniska utveckling är upphandling och installation av ADB-system ett svårt område för småföretagaren med många fallgropar. Inom detta område kan den ADB-inriktade revisorn göra stor nytta. Småföretaget har flera möjligheter att välja mellan:
Egen smådator med tillhörande programvara för orderbehandling, fakturering, kundreskontra, redovisning mm
Anlita redovisningsbyrå eller vara direktkund till dataservicebyrå
Kombination av egen smådator för dagliga rutiner och redovisnings/servicebyrå för periodiska rutiner.
Några tumregler vid upphandlingen kan undanröja många risker och felaktigheter vid installation och drift av de datorbaserade systemen:
Gå igenom de nuvarande rutinerna. Bedöm volymer i rutinerna. Formulera krav på förbättrad information i en kravspecifikation – offertunderlag. Ta med kontroll och avstämningskrav och bokföringslagens krav i sammanhanget
Ta in åtminstone 3–4 offerter för bedömning. Den problemlösning leverantören har angett säger ofta väldigt mycket om leverantörens intresse och förmåga att tillgodose de uppställda kraven i de olika rutinerna
Förhandla med den leverantör som förefaller bäst motsvara kraven. Undersök referenser, maskinvarans utbyggbarhet, teknisk service, lokalkrav och inte minst utbildningsassistans, dokumentation av programvaran och åtaganden om fortsatt underhåll av programvaran. Se installationen i sin helhet, både maskinvara och programvara skall fungera innan installationen är klar
Skriv avtal om alla ovanstående punkter
Gör upp en plan för installationen i samråd med leverantören
Testa och provkör ordentligt innan slutgodkännande och betalning sker
Anmäl eventuella fel och få dem åtgärdade innan garantitiden går ut
Informera och engagera personalen från början
Om konsult eller revisor anlitas för att assistera i upphandlingen, gör det i i ett tidigt läge och definitivt innan avtal skrivits med leverantören.
EXTERNA KRAV PÅ REDOVISNINGEN ENLIGT BOKFÖRINGSLAGEN OCH ANVISNINGAR FRÅN BOKFÖRINGSNÄMNDEN
De externa kraven på bokföringen motsvarande god redovisningssed är naturliga att diskutera med revisorn. Viktiga punkter är val av datamedia för verifikationer och bokföring och att systemdokumentationen tillgodoser kraven på räkenskapsmaterial. Vidare att systemet är komplett enligt bokföringslagens krav innefattande verifikationshantering, grundbokföring, huvudbokföring och årsredovisning. Den s k verifieringskedjan skall vara tillgodosedd, dvs det skall gå att följa en enskild affärshändelse från verifikation till årsbokslut och omvända vägen.
Bokföringsnämnden har nyligen utgivit en broschyr ”Om användningen av ADB i bokföringen i mindre företag”. Denna broschyr bör utgöra ett gott underlag både för diskussionerna med revisorn och leverantören. Kraven enligt bokföringslagen och anvisningarna från bokföringsnämnden bör lämpligen behandlas i avtalet mellan småföretaget och leverantören.
SAMMANFATTNING
Syftet med denna artikel är att kort belysa några områden där revisorerna bör besitta kompetens för att ge småföretagen vägledning för att fatta rätta beslut. Självfallet varierar kunskaperna mellan revisorerna i dagsläget beroende på intresseinriktning och erfarenhet. Inom Föreningen Auktoriserade Revisorer FAR bedrivs utbildningsverksamhet för att ge revisorerna kunnande för rådgivning inom de behandlade områdena. I utbildningsprogrammet ingår en kurs som behandlar användning av analys- och åtgärdspaketet ”Se om Ditt företag” samt en kurs om ekonomistyrning och resultatansvar. Vidare finns en kurs som behandlar frågor om intern kontroll och revision i minidatorer. En kurs för praktiskt arbete vid smådator (mikrodator) för revisorer är under planering. Självfallet finns inom revisionsbyråerna redan nu en stor fond av erfarenhet inom de behandlade områdena. Inom vissa byråer finns specialister att tillgå för områdena ekonomistyrning, administrativ utveckling och ADB. Andra byråer samarbetar med konsulter inom berörda områden. FARs databehandlingskommitté bevakar utvecklingen inom ADB-området primärt från revisorns utgångspunkter men utvecklar även metoder och hjälpmedel för användning av revisorskårens klienter som exempelvis checklistor för god intern kontroll i ADB-system. Sammantaget är min bedömning att kåren av kvalificerade revisorer står väl rustad att anta utmaningen att vara aktiva rådgivare till småföretagen i deras verksamhet.
Lars Dykert, auktoriserad revisor, Bohlins Revisionsbyrå AB och ordförande i FARs databehandlingskommitté.
LITTERATURLISTA
FARs Samlingsvolym 1981 (bl a rekommendationer och förslag till rekommendationer i redovisningsfrågor).
SAFs ”Se om Ditt företag” (Grundversion och Specialversion) 1981.
Svensk Industriförening: Datorer för småföretag 1980.
ADB i de mindre företagen (Industriförbundets Förlag, 1980).
Bokföringsnämnden: Om användning av ADB i bokföringen i mindre företag 1981.