Revision: Så här reviderar man factoringbolag

Allmänt

Man kan rent översiktligt säga att Factoring (F) förekommer i tre huvudformer: fakturaköp, fakturabelåning och redovisningsservice. Inom dessa områden finns ett otal varianter, t ex vid utlandsaffärer: exportfactoring och confirming. Följande skiss visar överskådligt hur det hela i stort fungerar (se figur 1).

Sett ur F:s (finansbolagets) synvinkel erbjuder man följande funktioner (se figur 2).

1. Produktkännedom

Börja med att läsa igenom det material man presenterar för kunderna, där marknadsförarnas argument kommer fram.

Deltag i någon av de kurser i produktkännedom som regelbundet anordnas för personalen. Läs igenom de befintliga manualerna. När du deltar som projektrevisor har du en fin chans att lära dig nya produkter, förutom att du påverkar internkontrolluppläggningen och sist men inte minst kostnads- och intäktsbilden för den nya produkten.

Utan en god kännedom om de olika produkterna och varianterna inom Factoring är det mycket svårt att göra en effektiv revision.

2. Ekonomisystemet

I svensk och utländsk fackpress har de senaste åren förekommit en intensiv debatt om hur ekonomisystem bör vara utformade. Här är några av argumenten:

Flexibel kontostruktur: Man skall kunna särskilja:

– Transaktionsnivå – Kontonivå – Totalnivå

Kontostrukturen – flerdimensionell

Koncernövergripande (ingen del av företaget eller koncernen får stå utanför)

Delsystemen automatiskt integrerade

Periodiseringar skall vara lätt genomförbara

Varje bokföringsorder skall kunna särskiljas:

– från vaggan till graven (”Audit trail”)

Rapporter i alla dimensioner, speciellt sådant som avvikelserapportering, revisionsändamål

Analysmöjligheter

Kalkyler, för- och efterkalkyl

Speciellt avseende ”Factoring” skall ekonomisystemet ha ett

Effektivt avstämningssystem

Alla avstämningar skall kunna dokumenteras tydligt.

Differenser skall vara synliga tills de rättas till.

Kontoanalyser skall kunna tas fram på alla konton och alla poster skall kunna specificeras på ett lätt sätt.

Kontoansvariga skall alltid finnas och vara noterade i systemet.

Ekonomiavdelningen skall utarbeta och hålla à jour ett attestsystem där säkerhetsgraden måste vara hög speciellt när dataterminalutrustning finns installerad.

Ekonomisystemet skall också snabbt kunna få tillgängligt erforderligt bokslutsunderlag.

I ekonomisystemets subsystem bör finnas inbyggt ett ”early-warning-system” för t ex dåliga betalare. För att få en factoringrörelse lönsam är det nödvändigt att även ha kostnadssidan i sträng uppsikt och då bör ekonomisystemet lätt få fram intäkts- och kostanalyser.

Uppgifterna i ekonomisystemet skall kunna tas fram snabbt, några långa väntetider får ej tolereras.

3. Projektrevision

I samband med utveckling av nya metoder och rutiner för ”Factoring” bör alltid en projektrevisor tillsättas. (Detta gäller självklart alla betydande system och systemförändringar.) Internrevisionen skall alltid besitta kompetensen att kunna fungera som projektrevisor. Detta gäller såväl nya projekt, ändringar som systemunderhåll.

Projektrevisorn skall tillse att systemen innehåller möjligheten att skapa en god internkontroll och goda underlag för internrevisorns kommande revisionsåtgärder. När det gäller ”Factoring” kan följande vara värt att observera (exempelvis):

• Säljarregister:

  Uppdateringstillfälle finns angivet Uppdateringsdokument bevaras Säljarnummer har kontrollsiffra

• Köparregister:

  Uppdatering av köparlimiter redovisas på särskild kvittenslista Beviljade och ändrade köparlimiter skall innehålla identifierbara uppgifter, t ex köparens namn och firma

• Fakturahantering:

  Samtliga mottagna, överlåtna fakturor och kreditnotor skall vara korrekt registrerbara och identifierbara

• Likvidhantering:

  Samtliga inkommande likvider skall registreras och bearbetas

  Avstämningsrutiner skall finnas Ej placerbara likvider skall bokas på speciellt konto och åtgärdas

  Värdepostrutiner skall finnas upplagda

• Finansiering av säljare:

  Finansieringsrapport skall även innehålla förändringar av säljarens fakturakrediter

  Övertrasseringslista för limitöverskridande skall finnas

• Engagemang:

  Factoringengagemangen skall även rapporteras in till företagets stora ”engagemangsregister”

• Intäkter:

  Rimlighetskontroll skall finnas över de intäkter som inkommer under viss period

4. Internkontroll

Internkontrollen syftar kort sagt till att säkerställa att alla transaktioner som går igenom företagets rutiner skall oförvanskade passera dessa. Detta gäller naturligtvis även de system som omfattar factoringverksamheten. Därför bör en revisor utveckla ett eget grepp om verksamheten för att själv kunna bedöma och värdera internkontrollen. Då det gäller factoring kan han lämpligen gå till väga på följande sätt:

Först skall de viktigaste systemen och rutinerna identifieras. Förutom den kännedom som han själv inhämtat genom att lära sig de egna produkterna är ingående samtal med personalen nödvändiga, observera att befattningshavare på lägre nivåer i företaget ofta är mer kontrollminded än försäljningsinriktade chefer! Förutom egna grovskisser är det nödvändigt att själv upprätta flödesscheman eller granska redan befintliga. AR-personalen brukar under projekttiden konstruera ett flertal scheman som ofta går att använda av revisorn.

– Nästa punkt går ut på att identifiera de olika kontrollpunkterna i systemen. Detta går lättast att få fram genom att ställa ett antal frågor till berörd personal. T ex vilka riskmoment finns, vad betyder felaktiga inmatningar i datasystemen etc? Känner personalen till om några felaktigheter har inneburit penningförluster? Vissa tips kan man få om man går igenom de senaste årens förskingringar och stölder.

– Som tredje moment har man att fastställa och notera vilka kontrollmedel som gives för att säkerställa de angivna kontrollmålen. T ex kontrollpunkterna i de olika reskontrorna kan verifieras mot kontoutdrag, daglistor, förfallolistor, dagbekräftelser, totaler, subtotaler etc.

– Som fjärde och sista huvudmoment för revisorn återstår att till varje kontrollmål fastställa ett lämpligt test.

Testet kan lämpligen omfatta frågelistor som omfattar de aktuella kontrollmålen. T ex fakturabelåning:

– belåningsgrad

– ev övertrasseringar

– säkerhetsbilden

– finns några fakturor för inkassering hos inkassoföretag?

– har några fakturor sänts för rättslig åtgärd etc?

Testet skall också ange testfrekvens, t ex 10 % av totalantalet, statistiskt urval, antal tester under revisionsperioden. Efter detta kan revisorn göra en bedömning av internkontrollen i det genomgångna systemet och lämna sina ev rekommendationer.

Till sist får man inte glömma bort att ansvaret för internkontrollen alltid åvilar ledningen för Factoringgruppen. Erfarenheten visar dock att det är mycket sällan detta fungerar i verkligheten varför revisorn nästan alltid främst får lita till sina egna undersökningar och bedömningar.

5. Affärsgenomgång

Internkontrollundersökningar ger bl a en bild av hur pass tillförlitliga rutinerna är men de säger ingenting om hur effektivt affärsverksamheten sköts.

En revisor bör ha på sitt program att följa resultatutvecklingen för factoring. Han bör titta på: Finansiering, ränteintäkter, limitavgifter, kostnadsräntor, räntenetto, placeringsmarginal, kundförluster och finansresultat. Annat att skärskåda: Risktäckningen och administrativa kostnader och till slut då: Rörelseresultatet. Jämförelser görs mellan åren och de olika perioderna. Nyttigt är också att försöka göra jämförelser med andra finansieringsbolag.

Det är också intressant att se på förkalkyler och efterkalkyler för de olika produkterna. När är tiden mogen för att stoppa en dålig produkt? Vid en genomgång av ett antal affärer är det nödvändigt att ha tillgång till allt relevant material om resp affär.

En affärsomgång innefattar alltså även en kostnads- och intäktskontroll.

6. Kreditbehandlingen

I all finansiell verksamhet brukar det förekomma olika former av kreditgivning. Så även i factoringverksamheten.

En skriftlig kreditinstruktion måste finnas upprättad där ramarna och villkoren för kreditgivning finns angivna. Det måste framgå vilka befogenheter de olika kreditgivarna tilldelats.

Några av de punkter en revisor bör titta på när han granskar kreditgivningen inom factoringrörelsen är

• Formaliteter kring kreditbeslutet

• Dispositionsgraden av krediter

• Säkerhetsbilden

• Hur är den aktuella kreditbedömningen

  av säljföretaget?

  Av kundföretaget?

• Vem har gjort dessa bedömningar?

– Finns aktuella och tillförlitliga bokslut?

– Vem är revisor i de inblandade företagen?

– Gör man en årlig bedömning av värdet hos de lämnade säkerheterna?

Vid kreditgivning som endast omfattar mindre belopp bör personalen arbeta efter en kreditprofil som tillåter ett snabbt svar på en kreditförfrågan. Kreditprofilen kan t ex innehålla: Är sökanden myndig, minimiinkomst, är den eller de sökande ensamstående, äkta makar eller sambo, betalningsanmärkningar, svensk eller utländsk medborgare, fast arbetsanställning, fast bostad, pensionär, fastighetsinnehav m m.

7. Riskhanteringen

I factoringverksamheten är ett av huvudmomenten risktagande. Riskhanteringen kostar pengar och detta får kunderna betala.

För att i tid bli medveten om när en ordinär kund blir ett riskobjekt är det nödvändigt att factoringföretaget noggrant följer kundernas betalningsutveckling.

Systemen skall vara konstruerade så att dåliga betalare (enligt varje factoringföretags egen bedömning) regelbundet skall inrapporteras till kreditchef eller liknande. Regelbundet skall denne göra sammanställningar och lägga fram egna bedömningar.

Man måste också noggrant följa med utvecklingen i näringslivet och upptäcka riskbranscher och vidta åtgärder gentemot de egna kunderna. Detta är naturligtvis ett mycket svårt område, det gäller för factoringföretaget att få duktiga medarbetare även på detta område.

8. Kontoanalyser

Ett bra hjälpmedel för en revisor är att göra regelbundna, ingående kontoanalyser. Detta är viktigt vid bokslutsarbetet men också ett bra hjälpmedel vid det löpande revisionsarbetet under året. Förutsättningen för en ingående och snabb analys är att ekonomisystemet är konstruerat med hänsynstagande till detta.

Analyserna görs i samverkan med ekonomipersonalen och kontoansvariga. Analyserna bör noggrant dokumenteras.