Ekonomisk information till de anställda får inte bli ett självändamål. Den skall utgöra en del i företagets strategi.
Fyra krav bör ställas på informationen. Den skall vara snabb, fortlöpande, relevant och ha hög trovärdighet.
”Företagens finansiella information till de anställda” var rubriken på ett seminarium vid FINFORUM som leddes av Lennart Nyström, Svenska Fabriksarbetareförbundet, och Göran Sjöberg, Nordstjernan AB.
Syftet med ekonomisk information är att informera olika intressenter om företagets ekonomiska utveckling. Intressentgrupperna har olika informationsbehov, vilket gör att det är en omöjlig uppgift att nå alla grupper med en rapport. Aktieägarna är intresserade av att få information som beskriver hur deras investerade kapital har förvaltats för att kunna jämföra detta med andra placeringar (andra företag eller placeringsformer). Stat och kommun vill ha information som möjliggör en bedömning av om ett företag kommer att bli ett problemföretag eller ett framtidsföretag. Anställda vill bedöma företagets framtida utveckling avseende anställningstryggheten. Dessa olika informationsbehov har vissa beröringspunkter, men skiljer sig åt på flera viktiga områden, vilket innebär att informationen bör klyvas och anpassas till respektive grupps informationsbehov. Här kommer informationen till anställda att behandlas.
Även inom gruppen anställda finns stora skillnader mellan olika personer, t ex Förmågan att förstå, Intresse för information, Informationsbehov och Arbetsuppgifter. Trots dessa stora skillnader mellan personer bör man inte presentera olika information för olika anställda. I stället bör man i informationen försöka få fram samhörighetskänsla mellan de anställda i företaget/koncernen.
Att anställda skall få ekonomisk information beskrivs bl a i utvecklingsavtalet mellan SAF-LO/PTK. Det är viktigt att inte se den ekonomiska informationen till anställda som ett självändamål, utan den skall utgöra en del i företagets strategi. T ex beskriva varför förändringar görs. Eller som SAS gjort: Beskriva att företaget/koncernen måste gå med vinst för att man skall kunna köpa nya flygplan. Det bör således finnas ett syfte och ett mål med informationen, vilka dock inte får vara att manipulera de anställda.
En utbildning av de anställda i ekonomi kan komplettera den ekonomiska informationen. Detta ger flera fördelar, t ex att de bättre förstår vad som påverkar företagets möjligheter att utvecklas och leva vidare, samt att de förstår den ekonomiska informationen bättre.
Arbetet med att försöka skapa goda relationer med de anställda genom en kontinuerlig och trovärdig information är en långvarig process. Det är viktigt att inte förbruka förtroendet genom att presentera vilseledande information som ger kortvariga framgångar.
Innehåll
Vad skall informationen till de anställda innehålla? Jag tror inte att man skall presentera den information som finns i årsredovisningen. I stället bör informationen skräddarsys för de anställdas informationsbehov. Att frångå den officiella redovisningen kan innebära en risk att företaget blir anklagat för att manipulera med talen, vilket är ett problem man måste vara medveten om. Jag tror dock inte att det är något större problem. Fördelen med att släppa den traditionella redovisningen är att informationen kan skräddarsys för de anställdas behov samt troligtvis uttryckas på ett mer förståeligt sätt.
Anställda har, av naturliga skäl, störst intresse för hur det går för den enhet där de arbetar. I nedanstående figur (presenterad av Göran Sjöberg vid seminariet) beskrivs ett exempel på utformningen av ekonomisk information till anställda. Exemplet gäller för en koncern med flera rörelsegrenar, vilka i sin tur består av olika företag.
Figur 1. Information till anställda
Rörelsegrenen | |
Företaget | Koncernen |
Övriga kommentarer |
Här framgår att huvuddelen (50 %, vilket självfallet inte är ett definitivt tal) bör behandla företaget där de anställda arbetar. 20 % behandlar vardera rörelsegrenen och koncernen. Resterande utrymme används för övriga kommentarer. Denna disposition ger en bra fördelning mellan beskrivning av det lokala, d v s företaget där de anställda arbetar och beskrivning av hur de olika företagen hör ihop och hur det går för koncernen.
Att ge en allmän rekommendation om vad informationen rent konkret bör innehålla går inte, utan detta måste avgöras från fall till fall.
Även vid beskrivningen av hur informationen bör presenteras är det svårt att ge någon generell rekommendation. Uppläggningen beror bl a på företagets och koncernens struktur. Nedan beskrivs ett exempel på hur informationen kan utformas och presenteras.
Presentation
Informationen bör presenteras både skriftligt och muntligt. Den skriftliga informationen om rörelsegrenens och koncernens utveckling bör produceras centralt, t ex av moderbolagets informationsavdelning. Denna information kompletteras av beskrivningar av de olika företagen, vilka framställs lokalt. Dessa skriftliga beskrivningar kan kompletteras med muntliga genomgångar, vilka kan läggas upp på flera olika sätt.
Den lokala företagsledningen kan tillsammans med det lokala facket göra en gemensam presentation. Det är då viktigt att de som presenterar informationen inte bara kommer med ett försvarstal om t ex varför det gick dåligt, utan att de försöker ge en beskrivning av varför utvecklingen har varit som den var samt hur den framtida utvecklingen förväntas bli. Om företaget har problem bör även de åtgärder som skall genomföras beskrivas på ett trovärdigt sätt.
Informationen kan även presenteras av arbetsledaren/avdelningschefen. Fördelen med denna uppläggning är att han/hon ofta har ett förtroende bland medarbetarna och lättare kan få en effektiv kommunikation.
Risken med detta alternativ är att om informationen skall gå linjevägen kan den bli väldigt uttunnad. Detta problem kan minskas om informationsmaterial tas fram som stödjer presentationen. Vid dessa träffar bör man försöka få igång en diskussion om vad som är företagets/avdelningens roll och hur de olika medarbetarna kan påverka intäkter och kostnader. I dagens ofta decentraliserade organisationer med nedbrutet kostnadsansvar kan detta vara en utmärkt modell för många företag.
Massmediarelationer
Ett problem vid informationsgivning är att anställda (gäller även de flesta andra intressentgrupper) ofta sätter större tilltro till massmedias information än informationen från företaget. Därför är det viktigt att ha en öppen och ärlig kontakt med massmedia; att de får den information de behöver (självfallet inom rimliga gränser). Pressmeddelanden och presskonferenser bör byggas upp så att bästa kommunikation befrämjas. Om massmedia använder ”fel” information kan ett informationsmöte, där företagsledningen förklarar hur de ser på problemet och försöker få en diskussion, ofta vara värdefullt.
Fyra krav
Avslutningsvis beskrivs fyra krav som bör ställas på information till anställda och andra mottagargrupper. Informationen skall vara
Snabb. Härigenom undviks spekulationer och rykten.
Fortlöpande. Det är viktigt att den ekonomiska informationen inte blir en dagslända som endast används vid kritiska tillfällen. Man bör försöka finna en form för hur informationen bör presenteras och behålla denna. Härigenom känner de anställda igen sig, vilket förbättrar kommunikationen.
Relevant. Detta är den svåraste punkten. Vi har tidigare diskuterat vilken information anställda vill ha. Här såg vi att informationen skall ge en beskrivning av utvecklingen hittills och i framtiden. All information, t ex affärshemligheter, kan dock inte presenteras. Lennart Nyström nämnde vid seminariet ytterligare fall där avvägningsproblem kan uppkomma om hur mycket information som bör presenteras. Om t ex ett nedläggningsbeslut diskuteras kan ett offentliggörande innebära att nyckelpersoner lämnar företaget, vilket kan göra att det får sämre möjligheter att klara sig.
Tilltro. Om de anställda inte har tilltro till informationen, utan ser den som propaganda från företaget, blir kommunikationen dålig. Därför är det viktigt att arbeta långsiktigt och försöka få ett förtroende hos de anställda. Kortsiktiga ”framgångar” genom att vilseleda de anställda måste undvikas.
Håkan Bohlin