ADB-bulletin

I den tredje ADB-bulletinen från FARs databehandlingskommitté berörs det nordiska ADB-samarbetet, kalkylprogrammet Excel, datoriserad flödesschemaritning och registeranalys på mikrodator. ADB-bulletinen är en löpande avrapportering från kommitténs arbete och ska inte betraktas som rekommendationer eller uttalanden från FAR.

I den tredje ADB-Bulletinen från Databehandlingskommittén diskuteras två helt olika delar av kommitténs bevakningsområde: de mikrodatorrelaterade frågorna och de frågor inom revisionsarbetet som på något vis är relaterade till datorteknik. Antingen konfronteras vi med olika mer eller mindre tekniskt avancerade datamiljöer hos våra klienter eller måste vi ta itu med att datorisera vår egen verksamhet. Inom Databehandlingskommittén tror vi att båda dessa områden är mycket viktiga. Vi kommer därför att inom ramen för Bulletinen diskutera närliggande aktuella ämnen.

Utöver dessa mer handgripliga punkter har vi också för avsikt att berätta litet om kommitténs interna arbete. I denna Bulletin informerar vi från den interna sidan om det nordiska revisorssamarbetet inom ADB-området och om vårt arbete med remisser. På den mer tekniska sidan behandlar vi hur revisorn kan utnyttja kalkylprogram (integrerade program), nyttan med datoriserad flödesschemaritning och informerar om det kanadensiska registeranalysprogrammet ACL.

Nordiska samrådsgruppen

Revisorsföreningarna i de övriga nordiska länderna har liksom FAR tillsatt särskilda kommittéer för ADB-frågor.

Kommittéerna i respektive land har under en längre tid haft sporadiska kontakter för att utbyta idéer och erfarenheter. Vi har noterat att flera av frågeställningarna i de olika länderna varit likartade. Detta är ett av många skäl till att utöka och fördjupa dessa kontakter. Som ett led i denna strävan bildades den nordiska ADB-samrådsgruppen hösten 1986.

I Samrådsgruppen ingår två ledamöter från respektive land.

ADB-Samrådsgruppen ska främst vara ett forum där man kan:

• Utbyta idéer och information om det arbete och de projekt som bedrivs inom respektive lands kommitté.

• Diskutera utvecklingen inom ADB-området och hur de med ADB förknippade riskerna och möjligheterna kan komma att påverka revisionen.

• Informera om kraven på och behoven av utbildning inom ADB-området.

• Informera om de datorstödda tekniker som kan användas i revisionen som analys- och revisionsverktyg eller för att administrera uppdraget.

”ADB år 2000”

ADB-Samrådsgruppen sammanträder en gång om året, nu senast i Stockholm. Vid mötet diskuterades bl.a.:

• De utbildningsmöjligheter som erbjuds revisorer i frågor rörande ADB och revision av datorstödda system.

• PC-verktyg i revisionsprocessen.

• Framtidsfrågor under rubriken ”Revisorn och ADB år 2000”.

• Riskerna för olika typer av datorrelaterade brott samt möjligheterna att kunna förhindra/upptäcka sådana.

Att särskilt notera från dessa diskussioner:

• Flera av revisorsföreningarna arbetar aktivt med att anpassa eller ta fram revisorsvägledningar och/eller revisionsrekommendationer. Gemensamt för dessa är att ADB-frågorna kommer att ges ökad betydelse i planeringen av revisionens inriktning och omfattning.

• Det är rimligt att anta att den hittillsvarande trenden inom ADB-området kommer att hålla i sig. Utvecklingen kommer tveklöst att påverka revisionsarbetet. Revisorn måste vara medveten om och kunna hantera de speciella risker och kontrollproblem som är förknippade med datorer och de alltmer sofistikerade ADB-systemen. Revisorn måste också kunna utnyttja datorernas överlägsna kapacitet som analys- och revisionsverktyg i det egna arbetet. Stora krav kommer att ställas på en anpassad och fortlöpande utbildning av kåren.

Korta remisstider

FAR erhåller årligen ett stort antal ärenden från departement, statliga myndigheter eller internationella revisorsorgan för yttrande. Remisser hänförs i tillämpliga fall till berörd FAR-kommitté som utarbetar en promemoria. FARs styrelse diskuterar remiss och promemoria samt beslutar om vilken ställning FAR ska inta. Remissyttrandet ges härefter sin slutliga utformning av FARs kansli.

FARs Databehandlingskommitté har för FARs räkning arbetat med flera olika remisser. De senaste ärendena avser:

• Utkast till allmänna råd om ADB-säkerhet för personregister. (Datainspektionen.)

• Föreskrifter om granskning av personregister med hjälp av automatisk databehandling (ADB) vid taxeringsrevision m.m. (Datainspektionen.)

• Riksskatteverkets föreskrifter om taxeringsrevision. (Riksskatteverket.)

Kommittén har beträffande vissa remisser tyvärr kunnat konstatera att svarstiderna är alldeles för korta. Som exempel kan nämnas RSVs föreskrifter om taxeringsrevision där FAR erhöll remissen i början av juli och svarstiden var satt till början av augusti. De alltför korta svarstiderna har gjort att FAR inte kunnat utarbeta kompletta remissvar respektive behandla dessa i styrelsen. Databehandlingskommittén har i stället tvingats skicka aktuell promemoria direkt till myndigheten i fråga.

FARs Databehandlingskommitté har i samtliga tre remisser ovan lämnat en stor mängd kommentarer och synpunkter. I de två sistnämnda ärendena som berör föreskrifter relaterade till taxeringsrevision har kommittén varit så kritisk att den avstyrkt förslagen.

Microsoft Excel – totalverktyget för revisorn?

Den typ av program som Microsoft Excel representerar har rönt ett stort intresse inom revisorskåren. En kort presentation av detta program är på sin plats. Excel är ett s.k. integrerat program, d.v.s. ett programpaket som består av flera intimt samverkande delprogram. Excel innehåller en kalkyldel, en grafikdel och en databasdel. Andra exempel på integrerade program är Lotus 1-2-3, Symphony, Framework, Enable, Open Access och Royal Base.

Kalkyldelen i Excel klarar av alla vanliga finansiella, matematiska, logiska och statistiska funktioner. Detta i kombination med den stora mängd data som programmet har kapacitet att hantera, gör möjligheterna att utföra beräkningar närmast outtömliga. Programmet uppfyller flera av de önskemål om kontrollbearbetning och utvidgad analys som normalt kan ställas i samband med många revisionsåtgärder eller t.ex. för att sammanställa olika typer av ekonomiska rapporter. En grafisk funktion gör det möjligt att visa dessa numeriska värden i form av diagram. Grafikdelen omfattar en stor mängd olika diagramtyper som i sin tur kan ändras och anpassas vad beträffar skala, typsnitt, texttyp m.m. Genom att grafikfunktionen är helt integrerad med kalkyldelen, kan diagrammen skapas enkelt och snabbt. Dessutom anpassas diagrammen, om man så önskar, allteftersom de numeriska värdena förändras. Med hjälp av grafikfunktionen kan således ekonomiska värden göras mer överskådliga och lätta att begripa.

Excel tillåter även användning av s.k. ”makrokommandon” med vilka man kan förprogrammera eller ”spara” en viss serie av operationer, exempelvis framtagning av månadsrapporter. Denna funktion är tämligen avancerad och kräver därför god kunskap och en längre inlärningstid än för de tidigare beskrivna grundfunktionerna.

Rullgardinsmenyer

Excel arbetar på ett sätt som det har gemensamt med många andra kalkylprogram. Detta innebär att man i ett kalkylblad med numrerade rader och kolumner definierar ett stort antal punkter enligt samma principer som i ett koordinatsystem. Varje punkt i koordinatsystemet benämns cell. Cellerna kan fyllas med text, formler eller siffror. De kan genom sina unika koordinater också användas för hänvisningar från andra celler eller helt enkelt för duplicering av data från en cell till en annan.

Excel kan användas inom det användarvänliga Microsoft Windows-konceptet eller direkt på Apple Macintosh. Detta innebär att de olika kommandona presenteras på s.k. rullgardinsmenyer. Om man vill utnyttja Excels fulla potential i IBM-PC miljö bör man alltså även installera Microsoft Windows. I detta program finns ett flertal andra delprogram, bl.a. ett ordbehandlingsprogram som är helt integrerat med Excel. Om man har båda programmen (Excel och Windows) kan man exempelvis skriva en rapport i ordbehandlingsprogrammet och sedan snabbt flytta över tabeller eller diagram från Excel tack vare integrationen mellan programmen. Hos Apple Macintosh är detta arbetssätt helt enkelt en beskrivning av hur alla program presenteras för användaren.

Även andra programtillverkare än Microsoft har börjat anpassa sina program för IBM PC till Windowsmiljön. Det innebär att man kan använda många olika program utan att för den skull behöva lära sig ett helt nytt system för kommandon, funktioner m.m.

Man kan inom Excel/Windows arbeta med flera funktioner samtidigt. Man kan således skriva en ny rapport samtidigt som en avancerad uträkning utförs och en annan rapport skrivs ut.

För att kunna utnyttja Excel/Windows till fullo i IBM-PC miljö bör man ha en IBM-kompatibel PC med processor 80386 eller likvärdig. Även PC med processor 80286 kan användas men den medger inte samma höga prestanda.

Flödesschemaritning

Är det ändamålsenligt och effektivt att rita flödesscheman med hjälp av penna och linjal? Det finns i dag ett flertal mikrodatorbaserade flödesschemaprogram på marknaden.

EasyFlow, till exempel, är ett lättanvänt program som gör det möjligt för revisorer och konsulter att på ett enkelt sätt upprätta och uppdatera flödesscheman över bl.a. datoriserade rutiner.

Till fördelarna med att använda den här typen av program hör att när man väl lärt sig att använda programmet går det i regel fortare att rita flöden på persondatorn än att rita för hand med traditionella hjälpmedel. Speciellt vid beskrivning av mer komplicerade flöden kan man vinna mycket tid. Vid underhåll av flödesplaner vid exempelvis rutinändringar är det också lättare att uppdatera befintliga beskrivningar utan att behöva göra totala omritningar.

Programmet EasyFlow uppvisar i arbetssätt vissa likheter med kalkylprogram eftersom man arbetar med en yta som innehåller sexton rader och sexton kolumner. Nya kolumner och rader kan läggas till eller tas bort efter behov.

Symboler för olika operationer, dokument etc hämtas från ett särskilt symbolbibliotek och placeras därefter ut på arbetsytan. Symboler som inte finns i biblioteket kan skapas direkt av användaren. Linjer som ska förklara flödet av information eller dokument dras mellan två symboler genom att man placerar markören på en av symbolerna och därefter pekar ut den symbol som ska anknytas. Linjen mellan symbolerna ritas sedan automatiskt. När två symboler väl länkats till varandra, kommer programmet ihåg detta och ritar om linjen när symbolerna behöver flyttas om i flödesschemat.

Dokumentnamn och förklarande anteckningar kan sedan på ett enkelt sätt skrivas in i symbolerna respektive i flödet. Det färdiga flödet kan därefter sparas på en diskett och skrivas ut.

Utöver EasyFlow finns det ett antal liknande program på marknaden. Bland dessa kan nämnas Flow Charting II+ för PC samt MacDraw och MacFlow för Apple Macintosh.

ACL – programvara för registeranalys

I dag finns alla de nödvändiga förutsättningarna för att utföra registeranalys i mikrodatormiljö. För revisorn återstår att göra det faktiska valet av datorutrustning respektive program för att lösa uppgiften. När det gäller programmen är det svårt för revisorn att ha en bestämd uppfattning initialt. Registeranalysprogram är för en liten byrå tämligen resurskrävande att testa och utvärdera på egen hand.

FARs Databehandlingskommitté har studerat några av de program för registeranalys på persondator som finns på marknaden. Denna gång beskriver vi kortfattat programmet ACL.

ACL är en kanadensisk produkt och har därmed samma ursprungsland som IDEA, vilket beskrevs i ADB-Bulletin nummer 2 i Balans 8–9/88.

ACL var i sin första skepnad ett stordatorprogram och kom 1972.

I början av 1980-talet togs ett beslut att skapa en mikrodatorbaserad version av ACL. Ledare för projektet var professor Hart J. Will vid University of Victoria. Ett av de krav som ställdes var att programmet skulle kunna bearbeta alla typer av data utan föregående konvertering till normala mikrodatorformat. Av stor vikt ansåg man det också vara att programmet kunde arbeta mycket snabbt. Vidare skulle programmet utformas så att det direkt kunde läsa information lagrad på 9-spårs magnetband (standard back-up-medium för mini- och stordatorer).

God teknisk kapacitet

ACL är nu p.g.a. sin tekniska kapacitet en mycket intressant programvara. Inom ramen för ett kompakt program (utnyttjar ungefär en halv standard 5 1/4 tums diskett) finns kapacitet för läsning av de flesta dataformat från de vanligaste datorerna i alla storleksklasser. Dessutom klarar programmet sammanläggning av register, analys enligt vedertagna revisionsmetoder, rapportering respektive export av information till andra programvaror för exempelvis fortsatt analys, framtagning av saldoförfrågningsbrev etc.

Med programmet kan man utföra:

• Selektering av poster baserat på olika villkor

• Stickprovsfunktioner

• Sortering

• Indexering

• Aritmetiska funktioner (virtuella fält)

• Summering/kategorisering/åldersanalys

• Matchning av register

• Grafisk presentation

• Sökning av dubbletter eller ”glapp” i nummerserier

• Export av information till andra programvaror

• ”DUMP” av registerinnehåll för enklare tydning av postdefinition

• Enkel redigering av postdefinitioner, ”batchar” etc inom ramen för ACL

Programmet är för närvarande kommandostyrt men kommer i nästa version bl.a. att ha tillförts ett menysystem (som då kan väljas eller väljas bort beroende på den individuelle användarens önskemål).

Flera kommandon kan samlas i en s.k. batch (lagras som ett särskilt register på PCn). Det möjliggör långtgående förberedelser av revisionskörningar. Att utnyttja batchfunktionen innebär också att samma procedurer som utnyttjats i andra sammanhang enkelt kan återanvändas eller redigeras.

Programmet klarar genom en speciell funktion att genomföra flera kommandon vid en och samma läsning av ett register. Denna möjlighet ökar högst väsentligt effektiviteten vid körningar, särskilt då man arbetar med mycket stora register (upp till flera hundra megabyte utan problem).

Programmet kan inte uppdatera fält som kommer från den ursprungliga infilen. Att de uppdaterande funktionerna begränsats på detta sätt är ett viktigt grund- och säkerhetskrav vid revisionstillämpningar.

Kommentar

Programvaror av den här typen ger ett utmärkt och nödvändigt stöd i revisionen men är också mycket användbara för ekonomiavdelningar och controller-funktioner. Man kan med hjälp av dessa program på ett snabbt och enkelt sätt skaffa sig egna rapporter från företagets ekonomisystem. Ett särskilt stort användningsområde är de fall där företagets ekonomisystem är gammalmodigt och mindre flexibelt när det gäller just rapportframtagning. Kostnaderna blir för dessa tillämpningar mycket låga eftersom man inte utnyttjar centraldatorresurser för att överföra eller ställa samman den information som analyseras.

Det kan påpekas att i en nyligen genomförd parallelltest i USA, rankades ACL högst av fem programvaror för registeranalys på PC. De övriga fyra programmen var IDEA, CARS, Easytrieve och Applaud. Denna test kommer att refereras utförligt i ett kommande nummer av ADB-Bulletinen.

Närmare upplysningar om programmet kan erhållas från ACL Services Ltd., 400-1190 Melville St., Vancouver, B C, V6E 3W1, Kanada, tfn (604) 669-4225, fax (604) 684-9837.