Svenskt näringsliv hindras att lyfta av fem miljarder i utländsk moms. Därtill måste stora investeringar i nya datarutiner och utrustning göras. Det blir följden av ett nytt uttalande från Bokföringsnämnden om det tillämpas.

Bokföringsnämnden (BFN) har gjort ett uttalande som får omfattande konsekvenser för svenskt näringsliv om det efterlevs. Jättebelopp skulle få investeras i nya datoranläggningar och rutiner.

Dessutom skulle ungefär fem miljarder i återbetalning av utländsk mervärdeskatt utebli.

Protester mot uttalandet har rullat igång.

En erfaren auktoriserad revisor kan till och med tänka sig att avstyrka ansvarsfrihet för den styrelse och VD som skadar sitt företag genom att följa BFNs uttalande och inte ta hem utländsk moms.

I uttalandet (BFN U 89:8) sägs att svenskt räkenskapsmaterial inte vid någon tidpunkt får föras ut ur Sverige. Men skattemyndigheterna i utlandet kräver originalfakturor för att betala tillbaka moms.

BFN anser också att datorer och program, som används för svenska företags bokföring, måste finnas inom landet.

Det anses inte tillåtet att t.ex. från en terminal i Sverige bokföra med hjälp av dator som finns i utlandet. Detta är en rutin som sedan länge tillämpas av många företag.

Kräver ändring

Representanter för två revisionsbyråer, Bohlins och Price Waterhouse, kräver i brev till Bokföringsnämnden att uttalandet dras tillbaka.

ADB-revisor Ingemar Glans och auktor revisor Anders Malmeby på Bohlins Revisionsbyrå säger att det är allmänt accepterat och etablerat i näringslivet att svenska bokföringsskyldiga kopplar upp sig till datorer utomlands för sina redovisningsrutiner. Då finns verifikationerna kvar i landet.

Men det är också etablerad praxis att verifikationer skickas utomlands för registrering och bearbetning. Sedan skickas de tillbaka till Sverige för arkivering. Den lösningen tillämpas bl.a. av utländska koncerner med dotterbolag i Sverige. Den svenska verksamhetens omfattning gör det ofta inte motiverat att bygga upp en särskild redovisningsorganisation i Sverige.

– Om BFNs uttalande ska gälla får det stora ekonomiska konsekvenser för de företag som måste lägga om sina rutiner, säger Anders Malmeby.

Det här är också ett problem för revisorerna: de måste ju överväga om avsteg från uttalandet, med början omedelbart, ska leda till anmärkningar i revisionsberättelsen.

Men Anders Malmeby tänker inte externt rapportera om några sådana här ”försyndelser”:

– Nej, det gör jag inte, säger han. Min uppfattning är fullt klar. BFN har inte stöd för sitt uttalande vare sig i bokföringslagen eller dess förarbeten.

Att följa uttalandet skulle enligt Anders Malmeby inte bara åsamka företagen orimliga kostnader utan också utgöra ett rent hinder för affärsverksamheten:

– Företagen skulle t.ex. inte längre kunna utnyttja sina internationella nätverk för redovisningsrelaterade rutiner.

Blir dyrbart

Auktor revisor Lars Eklund på Price Waterhouse skriver:

– Vi förutser att utvecklingen inom datatekniken samt det svenska näringslivets internationalisering och integrering kan medföra än starkare önskemål om en praktisk och kostnadseffektiv redovisning inom koncerner. En ändring av etablerade redovisningsrutiner med datorer i utlandet skulle ställa sig mycket dyrbar.

Han ifrågasätter också vilket stöd BFN har i bokföringslagen när man säger att räkenskapsmaterial aldrig får lämna landet och att datorerna måste finnas i Sverige.

Går att lösa tillfredsställande

Auktor revisor Sigvard Lövgren, Hagström & Olsson, har speciellt intresserat sig för momsproblematiken som följer med BFNs uttalande.

Han är upprörd. Enligt tidningsuppgifter tog svenska företag under 1989 hem ungefär fem miljarder kr i utländsk moms – stora pengar som det nu av byråkratiska skäl skulle vara nödvändigt att lämna kvar utomlands.

Sigvard Lövgren menar att kontrollen av att allt går rätt till när verifikationer sänds utomlands kan lösas på ett enkelt och tillfredsställande sätt.

Utländska fakturor och andra allegat som innehåller mervärdeskatt kan efter kontroll, bokföring och betalning kopieras. Kopiorna kan förses med en förklaring om var originalen befinner sig och kan sorteras in i originalens ställe i respektive faktura- eller verifikationsnummerserie.

Sedan skickas originalen till den utländska skattemyndigheten. När de kommer tillbaka – det brukar ta några månader – kan de sorteras in på sina platser i nummerföljderna.

– Alternativt skulle det vara en administrativ fördel att sortera in dem årsvis i särskilda pärmar som arkiveras betryggande och lättillgängligt, menar Sigvard Lövgren.

I båda fallen behövs givetvis en bevakningsrutin, dels för att kontrollera att originalen verkligen kommer tillbaka, dels för att se att momsåterbetalningen erhålls och bokförs.

– Bokföringsnämndens formalistiska inställning, som bekräftats vid underhandskontakter med nämndens kansli, är absurd från näringslivets synpunkt, säger Sigvard Lövgren.

Avstyrka ansvarsfrihet?

Han anser inte att uttalandet bör följas:

– Ett BFN-uttalande är principiellt bindande först efter avgörande i domstol och bör därför i detta fall enligt min mening inte tillämpas. Ingen kritik kan riktas mot den företagsledning som – förutsatt att aspekterna på den interna kontrollen tillgodoses – avviker från BFNs uttalande.

Han fortsätter:

– Ett handlingssätt som i och för sig tillfredsställer alla formella krav från BFN men som samtidigt omöjliggör återbetalning av moms är däremot klandervärt. I ett tillspetsat fall kan detta vålla företaget så stora ekonomiska förluster att revisorn kan se sig föranlåten att avstyrka ansvarsfrihet för styrelseledamöter och VD. När det gäller den utländska momsen måste företagen rädda pengarna, inte känna sig tvingade att in absurdum hålla på en originalfaktura.

Det händer för övrigt ofta att företag tvingas betala enligt en fakturakopia. Originalet kan komma bort av olika anledningar.

– BFNs uttalande är djupt olyckligt, säger Sigvard Lövgren. Det döljer en brist på förankring i ett näringsliv som ändå har att agera efter affärsmässiga principer. Problemet bör lösas snarast möjligt om inte förtroendet för BFN ska rubbas.

Inte fråga om lämplighet

Huruvida Bokföringsnämnden tar intryck av kritiken är oklart när detta skrives.

Skrivelserna från Bohlins och Price Waterhouse togs upp vid nämndens första sammanträde i år. Men de föranledde inget annat beslut än att de överlämnades till den arbetsgrupp som berett frågan.

Bokföringsnämndens ordförande regeringsrådet Stig von Bahr säger:

– Jag har nog uppfattat det här uttalandet mer som en lagtolkning och mindre som ett lämplighetsövervägande från nämndens sida.

Kommer inte det här uttalandet väldigt plötsligt? Hur tänker sig nämnden att berörda företag i en hast ska ställa om sina datarutiner?

– Lagtolkning innebär att man konstaterar vad lagen innebär, säger Stig von Bahr. Det är då något som man inte kan komma ifrån. Lagen har och har hela tiden haft ifrågavarande innebörd. Då kan man inte tala om ikraftträdandebestämmelser eller liknande. Önskar man en en annan ordning, ja, då krävs att lagen ändras.

Domstol kan väga argumenten

Kan den som reviderar ett företag, som handlar i strid mot uttalandet, hävda att BFN inte har lagligt stöd för sitt uttalande?

– Teoretiskt ja. Frågan kan sedan ytterst komma under domstols prövning. Då ankommer det på domstolen att väga de argument som funnits för den ena eller den andra uppfattningen.

Ett uttalande från Bokföringsnämnden har dock viss tyngd i dessa sammanhang liksom exempelvis också en rekommendation från FAR.

– Men jag tror inte att man kan betrakta Bokföringsnämndens uttalanden som bindande. Konstitutionellt har de karaktären av allmänna råd. De lever inte på någon formalitet utan på tyngden i argumenten.

Inga kommentarer

Balans har också talat med Bengt Söderquist på Bokföringsnämndens kansli:

– Jag kan inte kommentera, säger han. Jag kan bara hänvisa till uttalandet och det faktum att vi fått in två skrivelser. Mer kan jag inte säga.

Men har inte nämnden faktiskt beslutat skicka skrivelserna till den arbetsgrupp som berett frågan från början?

– Jo. Gruppen ska få tillfälle att yttra sig.

Ordförande i arbetsgruppen är Svenska Revisorsamfundets kanslichef Erik Danielsson. Han har tyvärr inte varit anträffbar för en kommentar.

Vad är ”bevara”?

BFNs uttalande bygger på 22 § bokföringslagen, särskilt första meningen, som lyder:

”Allt räkenskapsmaterial skall bevaras i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet under minst tio år från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.”

Man hänvisar också till bokföringslagens krav på att det vid ADB-bokföring kan behövas systemdokumentation och behandlingshistorik för att utan svårighet i efterhand kunna följa och kontrollera de enskilda posternas behandling och företagna bearbetningar i systemet. Bokföringsnämnden menar att dator och program måste finnas tillgängliga inom landet för att det ska finnas en reell möjlighet att kontrollera att ADB-systemet verkligen fungerar enligt systemdokumentationen. Därför skulle man t.ex. inte få bokföra på dator utomlands med hjälp av terminal i Sverige, en ordning som hittills under många år ansetts förenlig med bokföringslagen.

Varför Bokföringsnämnden plötsligen dragit dessa slutsatser av lagtexten tycks i skrivande stund inte gå att utröna. BFNs ordförande ger allmänna kommentarer och kansliet ger inga kommentarer.

Från revisorshåll tvivlar man starkt på att kravet på att räkenskapsmaterial aldrig någonsin får lämna landet stämmer med lagen. Lagen använder ordet ”bevara” räkenskapsmaterial. Bevara kan tolkas som ”arkivera”. Det gör Bokföringsnämnden i sin egen anvisning om systemdokumentation och behandlingshistorik.

– Med arkivering avses förvaring av material sedan det blivit föremål för löpande bearbetning och avstämning i väntan på att arkiveringsplikten upphör, skriver Ingemar Glans och Anders Malmeby till Bokföringsnämnden.

Med den synen skulle det vara tillåtet att temporärt föra ut räkenskapsmaterial ur Sverige – i så goda syften som att exempelvis fullgöra bokföringsskyldighet eller rädda svenska företags ekonomi genom hemtagning av utländsk moms.

Inge Wennberg