Bokföringsnämnden har fått uppdraget att ge ut rekommendationer som ska tvinga marknaden för bokföringsprogram att sanera sig själv.
Anledningen är att programmen inte alltid klarar bokföringslagens krav.
Datortekniken har ändrat den verklighet som bokföringslagen är skriven för. Det har blivit allt tydligare och orsakat uttalad kritik från skatteförvaltningen och Svenska Revisorsamfundet som i en gemensam arbetsgrupp testat ett 50-tal program.
Resultatet visar att många program har funktioner som gör det möjligt att kringå bestämmelser i bokföringslagen. Med hjälp av jurister, datorexperter och företrädare från programleverantörer har arbetsgruppen gjort en kravspecifikation som nu är överlämnad till bokföringsnämnden.
Bli säljargument
Bokföringsnämnden ska med kravspecifikationen som grund formulera rekommendationer. Förhoppningen är att dessa ska bli ett nödvändigt försäljningsargument i leverantörernas marknadsföring. Program som inte uppfyller kraven förväntas falla bort från marknaden.
Det blir naturligtvis också en hjälp för bokföringsskyldiga att ställa krav på programmen och en vägledning för revisorer som ger konsulthjälp vid inköp av bokföringsprogram.
– Programmen marknadsförs ofta som en möjlighet för egenföretagaren att själv göra sin bokföring, säger Erik Danielsson som är VD på revisorsamfundet och ordförande i den arbetsgrupp i bokföringsnämnden som slutgiltigt ska sammanställa rekommendationerna.
Strider mot lagen
Han betonar att den enskilde företagaren i många fall inte kan bedöma om programmen uppfyller lagens krav och ser en klar brist i att det tillverkas program som i lagens mening gör användaren ansvarig. Vissa program strider direkt mot bokföringslagen.
Så här långt har tillverkarna varit positivt inställda till att det utverkas ett slags normer för marknaden. Det har till och med varit efterfrågat.
Men helt problemfritt är det inte. Under den tid som krävs för att reda ut svårigheterna och formulera rekommendationerna befinner sig marknaden i ett osäkert tillstånd.
Avstå från köp
– Till dess bokföringsnämnden är klar med sitt arbete kan det vara vettigt att inte köpa något bokföringsprogram, såvida inte försäljaren kan garantera att programmet är förenligt med bokföringslagen, säger Christer Westermark vid riksskatteverket.
Frågan är om någon tillverkare kan garantera detta. Lennart Nohlås som är utvecklingsansvarig på Hogia, Sveriges största tillverkare av bokföringsprogram med 1500 redovisningskontor som kunder, är osäker på hur allvarligt han ska ta kravspecifikationen.
– Det finns inslag som vi måste diskutera. Vissa punkter är tolkningsfrågor. Dessutom är det inte säkert att bokföringsnämndens rekommendationer kommer att överensstämma med de krav som finns nu, säger han och avstår från att diskutera detaljer i programvarorna.
Grundprincipen i skatteförvaltningens och revisorsamfundets kravspecifikation är att bokföringslagen inte ska skilja på om bokföringen utförs manuellt eller med hjälp av dator. Med ledning av detta anser majoriteten i utredningen att så länge bokföringslagen ser ut som den gör ska inga avvikelser tillåtas.
Ändra på verifikat
Det finns program som handgripligt avviker från bokföringslagen genom att det går att ändra på registrerade verifikat. Det kan ske på olika sätt. Enligt Erik Danielsson finns det program som tillåter ändringar när som helst under året. Men det finns också program med ett slags mellanlagring där posterna kan vila under skiftande perioder innan de slutgiltigt registreras.
En del program tillåter radering bakåt men inte att en enskild post ändras. Här handlar det om kända och väletablerade program.
Bokföringslagen är entydig. Posterna ska registreras i den takt de kommer till och får inte ändras utan att en rättelsepost upprättas.
Önskemål olagligt
Detta är också den punkt som vållat mest diskussion under utredningsarbetet. Önskemålen från bland annat redovisningsbyråer om att kunna ändra felslagningar utan att upprätta en rättelsepost har ställts mot det faktum att det faktiskt strider mot bokföringslagen.
Om bokföringsnämnden skulle ge dispens på exempelvis denna punkt anser arbetsgruppen att bokföringslagen måste ändras. Det har blivit uppenbart att bokföringslagen i några avseenden inte följt med den tekniska utvecklingen och revisorsamfundet har tidigare begärt att bokföringsnämnden ser över lagrummet. Denna översikt kommer med säkerhet att diskuteras när rekommendationerna ska utformas.
Men detta är bara en liten del av den omfattande och detaljerade kravspecifikationen.
Om det exempelvis skulle ske avvikelser från posternas kronologiska ordning finns kravet att programmet på något sätt registrerar detta eller vägrar acceptera verifikationsnummer som bryter nummerserien.
Inte ta bort konton
Det ska inte heller gå att ta bort konton före ett avslutat räkenskapsår eller att registrera på ett konto som inte är angivet i kontoplanen.
Eftersom även enklare datasystem kan göra omfattande bearbetningar krävs att det alltid finns systemdokumentation och behandlingshistorik så att de utförda bearbetningarna kan rekonstrueras.
– Det är en viktig punkt, säger Erik Danielsson. En stor anledning till kritik bortfaller om revisorn genom systemdokumentationen och behandlingshistorik kan följa de bearbetningarna som skett.
Behandlingshistoriken ska medfölja i datalagringen och liksom datafilerna skyddas mot ändringar genom kodning, kontrollsummeprogram eller någon annan likvärdig skyddsteknik.
Bebandlingshistorikens funktion ska också vara åskådliggjord i systemdokumentationen och visa eventuella förändringar i systemet.
Om inte programmet ger möjligheter till detta måste den bokföringsskyldige föra historiken manuellt.
Innehåller bokföringsprogrammet försystem, exempelvis lönesystem, ska behandlingshistoriken även kunna dokumentera dessa bearbetningar.
Dokumentera allt
All automatkontering bör också dokumenteras. När bokföringsprogrammet utför beräkningar med en fördelningsnyckel ska verifikationsdata och de procentsatser eller fasta belopp som styr fördelningen verifieras med datum, verifikationsnummer och tidpunkt för åtgärden.
Bland de övriga kraven från utredarna finns att sorterade och systematiserade konteringsposter i huvudboken inte får ändras eller flyttas i en senare rättelse. En ändring skulle i värsta fall omöjliggöra avstämningar för uppbördsdeklaration, löneredovisning och deklaration för mervärdesskatt.
En revisor måste kunna vara säker på att grundbok och huvudbok inte kan ändras efter granskningen.
Många program kan göra flera slags rapporter. Resultaträkningar och balansräkningar ska i sammandrag redovisa samtliga intäkter och kostnader respektive tillgångar, skulder och eget kapital. När rapporterna inte är periodiserade får de inte gå under någon annan benämning än rapport. Begreppen resultat- och balansräkning får bara användas i årsbokslutet och programmet får inte acceptera räkenskapsår som överstiger 18 månader.
När det gäller aktiebolag, jordbruk eller ekonomiska föreningar måste programvaran kunna följa de särskilda bestämmelserna för dessa.
För dyrt testa alla
Att kunna peka ut program som inte klarar dessa krav är svårt och kräver omfattande studier. Det är en av anledningarna till att bokföringsnämndens normer blir i form av rekommendationer. Det finns helt enkelt inte ekonomiska resurser att testa och godkänna bokföringsprogram.
Resultatet av den test revisorsamfundet och riksskatteverket gjorde kommer inte att offentliggöras. Den används bara i studiesyfte. Marknaden får alltså vänta åtminstone ett halvår innan det finns klara direktiv.
Men vad gör den som har köpt ett program och upptäcker att det inte klarar bokföringslagens krav?
– Det är svårt att svara på, säger Erik Danielsson, något som vi i bokföringsnämnden får diskutera. Det kan bli tänkbart med någon form av övergångsbestämmelser eller möjligen att tillverkarna uppdaterar sina program.
Men bland revisorer och redovisningsbyråer verkar det inte finnas något större oro. Det visar i alla fall en enkät bland slumpvis utvalt branschfolk. Tilliten till de kända etablerade programmen är stor.
Däremot finns det synpunkter på storföretagens egna skräddarsydda bokföringssystem. Där om någonstans finns möjligheter att vränga på siffrorna, menar många.
Ett annat problem som påtalas är de kombinerade systemen. Det är inte ovanligt att använda delar av olika programvaror och köra dem i en mix. Säkerheten, som i de stora systemen förutsätter integration, sätts då ur spel. Detta faller förstås utanför tillverkarnas ansvar men måste vara ett betydelsefullt faktum för den bokföringsskyldige.
Per Sundström