Viktigare än någonsin att kunna sitt ABC

Vid ett seminarium tidigare i år redogjorde Harvard-professorn Robert S. Kaplan för den alternativa metod att i internredovisningen fördela företagens kostnader som han är en av upphovsmännen till. Activity Based Costing (ABC) heter den och har redan använts på många håll inom industrin.

Activity Based Costing används som ett instrument att mäta produkters, enheters, kunders eller marknaders lönsamhet. Ett styrmedel för företagsledningar. Ett strategihjälpmedel, ett sätt att ta hänsyn till alla kostnader.

Metoden är oberoende av bransch och trots att den fram till i dag nästan uteslutande används inom industrin är den lika lämplig för tjänsteföretag.

Professor Robert S. Kaplan, vid Harvard Business School, är en av dem som lett missionsverksamheten för att sprida ABC över världen.

Efter att i många år ha samarbetat med det svenska företaget Samarbetande Konsulter AB (SAM) som introducerat ABC hos de verkliga jättarna bland svenska företag, arbetar han numera nära samman med Bohlins.

Vid ett seminarium i februari i år framförde Kaplan sina teorier kring ABC.

Robert Kaplan hävdar att de internationella företagens behov av effektiva system för kostnadsplanering aldrig har varit större. Men än så länge har, enligt Kaplan, skrämmande lite gjorts för att effektivisera de system för signaler om effektivitet och resursutnyttjande som finns inom företagen.

Risk för fel beslut

Eftersom de existerande systemen för intern ekonomisk rapportering och utvärdering är trubbiga instrument och dessutom de enda tillgängliga är risken stor att många företagsledningar fattar sina beslut utifrån en felaktig uppfattning om företagets verkliga förutsättningar.

Professor Kaplan menar att till och med sådana nyckelbeslut som avgöranden om pris och produkter, val av marknader och distributionskanaler ofta fattas på felaktiga grunder.

”L’ABC, ce n’est pas une destination, c’est un voyage”, har någon sagt. Att likna ABC vid en resa kanske inte är så dumt. För det är faktiskt fråga om en process. En process under vilken de ansvariga på ett företag lär sig om de kostnadssamband som styr företagets verksamhet.

Det är viktigt att komma ihåg att syftet med ABC inte är att ersätta de traditionella metoderna som instrument för den externa redovisningen. Möjligen kan det vara ett kompletterande hjälpmedel.

Syftet är istället att ge underlag för beslut och strategisk planering internt. Kaplan understryker att ABC-metoden ska ses som ett komplement till den ordinarie redovisningen.

Samtidigt med svenskar

Nästan samtidigt som Robert Kaplan utvecklade sina tankar kring det han valt att kalla ABC, så arbetade ett litet svenskt konsultföretag med just dessa problemställningar i sina klientprojekt.

Det var Samarbetande Konsulter (SAM) i Stockholm som, helt fristående från den amerikanske professorn, hade utarbetat ett program för att öka företagens kostnadsmedvetande och vinst.

När det svenska företaget sökte efter andra som arbetade inom samma område kom man i kontakt med Kaplan och hans terminologi och beslöt att inleda ett samarbete.

Kaplan inbjöds till Sverige och arbetade tillsammans med SAMs konsulter med att implementera ABC hos konsultföretagets kunder. Ett exempel är Kanthal, som sedan 1985 arbetat med att successivt införa ABC-tänkandet inom alla delar av koncernen. Många av de svenska multinationella företagen har sedan blivit kända exempel på ABC-användning och förekommer bland annat som praktikfall i undervisningen på Harvard, INSEAD, Stanford och IFL.

Har funnits länge

ABC är ett resultat av en process som pågått under en lång tid. Ett uppdämt behov av nya och mer rättvisande former av kostnadsredovisning fick många företag att söka efter alternativ till de gamla systemen. – ABC har växt fram som en rörelse nerifrån, berättar Hans Söderberg, en av delägarna i Samarbetande Konsulter.

Det funderades och formulerades på många håll. Företagens produktionsansvariga var alla överens om att det behövdes något nytt.

Att införa ABC är ingen snabb process. Samarbetande Konsulter arbetar normalt flera år hos varje kund. Seniorkonsult Filip Ekstrand berättar att kunderna ofta börjar med att pröva metodiken i ett begränsat projekt, ofta inom någon produktionsenhet, med syfte att ta fram bättre beräknade produktkostnader. Ett typiskt sådant steg tar 10–12 veckor. Om resultatet är iögonfallande fortsätter man att applicera ABC-metodiken för att t.ex. ta fram kundlönsamhet, analysera kostnaderna inom försäljning, distribution m.fl. verksamhetsgrenar – man tillämpar alltså ABC såväl på bredden som på djupet.

Växer fram inifrån

Men om det är en så pass lång process är det inte risk att man stöter på många problem på vägen?

– Jovisst, det är väl aldrig helt friktionsfritt att införa någonting nytt. Det är därför som det är så viktigt att få med sig de ute på företagen som ska arbeta med metoden. Förväntningarna brukar vara positiva men det är ju klart att det är jobbigt, att det tar tid. Men samtidigt är ju det en förutsättning och en fördel. ABC växer fram inifrån. Det måste få ta tid om man ska kunna förstå kostnaderna – deras ursprung, nytta och ändamål och deras relation till vinsten.

Är ett komplement

Om man lyfter ABC till skyarna, innebär det inte samtidigt en tillrättavisning och ett underkännande av allt som de traditionella ekonomerna sysslat med? Nej, inte alls. De metoder man hittills använt har fungerat och fungerar fortfarande utmärkt för att beskriva ett företag för dess omvärld i ett externt perspektiv. Men i en värld av hårdare konkurrens och sviktande världsmarknad är det nödvändigt att se över verksamheten och förfina de instrument som finns för styrningen.

Nu räcker det inte med de otidsenliga redskap som tidigare dög så bra. När företagsledningen står i begrepp att skära ner antalet anställda, stänga vissa enheter, lägga om produktionen, utveckla nya produkter och processer eller attackera nya marknader är det nödvändigt att ha rättvisande bakgrundsinformation.

Det ligger nära till hands att fråga sig varför intresset för ABC och liknande metoder har varit så svalt bland ekonomer. Kanske är det för att revisorer främst är inriktade på företagens externa rapportering. Men samtidigt är det varje revisors uppgift att verka för att klienterna har så bra instrument som möjligt till hands för sin företagsstyrning. Det måste självklart också gälla den interna redovisningen.

Impulser från industrin

Ingenjörerna hör till dem som intresserat sig för ABC. I tidningar som Dagens Industri, MekanNytt, Veckans Affärer och Mekanisten har man under åren kunnat läsa både artiklar och debattinlägg som handlat om behovet att rätt förstå kostnadssamband.

Har den traditionella kostnadsredovisningen överlevt sig själv? Det undrar bland andra Kanthals ekonomichef, Per Ove Ehrlig, som i en artikel i Dagens Industri förra året beskriver företagets erfarenheter av Activity Based Costing (ABC). Flera stora svenska företag – Alfa Laval, Ericsson Telecom, Kanthal, Sandvik och Volvo är några av dessa – har nu börjat tillämpa ABC.

Att det främst är representanter från produktionssidan inom företagen som intresserat sig förklarar Hans Söderberg så här:

Alla är vana att mäta

– Alla chefer som jobbar i produktionen är vana att mäta och framför allt vana vid att deras verksamhet mäts. På ekonomiavdelningarna och i tjänstesektorn blir de anställdas aktiviteter inte i samma mån uppmätta och kartlagda. När nu de metoder man använder för kostnadsmätning och styrning på företagsnivå har börjat ifrågasättas är det naturligt att produktionssidan förstår och driver på den processen.

Kanske är det så och möjligen är det en naturlig väg. Impulsen att förändra måste kanske komma från dem som dagligen arbetar med produkterna och kunderna. Men när behovet väl finns manifesterat måste den yrkesgrupp som specialiserat sig på företagens redovisning och kostnadssamband vara lyhörda nog att agera.

Under det seminarium som arrangerades i februari i år var de entusiastiska deltagarna till största delen ekonomer. Att revisionsbyråerna nu kopplat greppet på ABC innebär säkerligen att allt fler ekonomichefer och annat ekonomifolk lockas närmare den ”nya” internredovisningen.

Inga-Lill Grönlund