Advokatfirman Tisell & Co AB blev först i Sverige med ISO-certifiering i sin bransch.
Med sina 25 jurister och totalt drygt 40 anställda på 1.200 kvadratmeter vid Birger Jarlsgatan i Stockholm är byrån bland de tio största i Sverige. Inriktningen är affärsjuridik och klienterna små och stora företag. Sedan ett antal år har byrån även en konkursavdelning och har nu börjat satsa på sjörätt. Men huset är inte bara fyllt av specialister.
Det var advokat Lars-Henrik Tisell som startade som enmansbyrå i mitten på 70-talet. Sedan dess har verksamheten expanderat kraftigt, inte genom sammanslagningar utan genom organisk tillväxt. Byrån ingår i Scandinavian Business Law Group som också omfattar advokatfirmor i Helsingfors, Köpenhamn och Oslo.
Tankarna på ISO-certifiering föddes på sätt och vis genom det nordiska samarbetet. I början på 90-talet åkte Peter Lönnquist, byråns administrative delägare, tillsammans med den övriga styrelsen i den nordiska sammanslutningen på en konferens i Tyskland. Och där diskuterades ISO-certifiering.
Där fanns en engelsk advokat som arbetade med managementfrågor för advokatbyråer. Man nappade på hans idéer och han inbjöds till de fyra nordiska byråerna. Den danska byrån började certifieringsprocessen först och blev slutligen nummer två bland ISO-certifierade advokatbyråer i Danmark.
Målet var att alla de fyra nordiska byråerna skulle certifieras.
– Vi kände också ett eget internt behov av att gå igenom våra rutiner eftersom vi hade vuxit så kraftigt, säger advokat Olle Widell, då projektansvarig för ISO-arbetet och numera kvalitetsansvarig hos Tisells. Förr i tiden när vi bara var några få var det lätt att ha koll på allt. På ett eller annat sätt hade vi ett bra grepp om det hela. Det blev svårare när vi blev fler. Att arbeta på en ISO-certifiering skulle innebära en total genomgång av våra rutiner. Det kändes viktigt.
Kändes det naturligt att göra något som ingen annan svensk advokatbyrå hade gjort?
– Nja, det var en liten sporre att driva på ISO-arbetet och bli först. Men främst var det viktigt att gå igenom alla rutiner för att kunna ”knyta ihop säcken” och se att rutinerna följer ett flödesschema och att vi har kontroll på allt.
På konferensen i Tyskland som blev startpunkten fanns faktiskt också representanter för andra svenska advokatfirmor. De kunde också ha stigit på ISO-tåget då.
– Jag tror att ISO-satsningen passade bra för en byrå av vår typ, säger Olle Widell. I de stora sammanslagna byråerna medföljer en del olika företagskulturer. Då blir processen förmodligen svårare.
Beslut om att satsa på ISO 9000 fattades på hösten 1992, konsulter kontaktades och i januari 1993 bildades en projektgrupp bestående av två delägare, en biträdande jurist, två sekreterare och en representant för ekonomisidan. Det var viktigt med förankring i hela organisationen. ISO 9000 skulle inte pådyvlas organisationen från ovan och från sidan. Det var viktigt att alla tyckte att det var bra.
Mycket att diskutera
Det var många frågor som skulle stötas och blötas. Men efter sommaren såg man en tydlig struktur på en firmahandbok och gick igenom alltihop med all personal.
Så behövdes ett certifieringsorgan. Valet föll på Det Norske Veritas.
I slutet på 1993 gjorde Veritas en manualgranskning och hade en hel del synpunkter. Advokatbyrån låg cirka 20 procent från målet. Det var bland annat en del ISO-specifika frågor som återstod att lösa.
– Vi tänkte ibland att om det hela blev för krångligt så var vi beredda att avstå från ISO-certifieringen, säger Olle Widell. I så fall skulle vi ändå kunna konstatera att vi hade arbetat fram en bra firmahandbok.
Men arbetet gick vidare. På våren 1994 gjordes en ny manualgranskning och nu var det bara några småsaker som behövde rättas till. Ytterligare några avvikelser konstaterades i juni när byrån fick besök av två personer från Veritas och en jurist som Veritas hade anlitat som ackrediterad branschexpert.
Allt rättades till och i september förra året kunde ISO-certifikatet spikas upp i receptionen.
Efter certifieringen sker återkommande revisioner varje halvår. I mars i år var det dags för den första. Det gick väldigt bra. Inga avvikelser beträffande byråns rutiner hittades.
– Så därför kom revisionen mer att handla om övergripande frågor som policy och mål, säger Olle Widell.
Vad säger omvärlden?
Intresset för byråns ISO-certifiering är stort.
– Vi har haft ett antal möten med olika klientföretag som velat veta hur vi jobbat och hur vår nya firmahandbok ser ut, säger Olle Widell. Jag har varit ute och hållit några kortare föredrag. Dessutom har vi gjort en del konsultarbete på ISO 9000-området. Bland annat har en revisionsbyrå och en resebyrå varit intresserade.
Till de nyfikna hör också en del andra advokatbyråer.
Det kostade byrån en hel del pengar att bli ISO-certifierad – 4-500.000 kronor i externa kostnader för främst konsulthjälp men också för certifieringsavgift och årsavgift till certifieringsorganet (som man skriver kontrakt med på tre år). Den tyngsta posten är utan tvekan den interna tiden. De tre juristerna i projektgruppen har lagt ner cirka 1.000 timmar. Därtill kommer sekreterarjobb.
Inte bara kostnader
– Men vi ser inte detta bara som kostnader. Vi har ju skapat bra rutiner. Vi har bland mycket annat strukturerat om arkivet så att vi lätt och effektivt kan hitta allt via datorn. En sådan omstrukturering hade vi ändå fått göra, förr eller senare.
Rent tekniskt består den så kallade huvudprocessen på advokatbyrån handläggning av ärenden. Den nya firmahandboken beskriver gången från det att varje ärende kommer in och vidare via hanteringen och dokumentationen fram till ärendets resa till slutstationen nere i arkivet.
– De flesta av rutinerna har vi haft beskrivna även tidigare, säger Olle Widell. Men det har ibland varit svårare med efterlevnaden. Med ISO 9000 och firmahandboken händer inte detta. Rutinerna hålls levande hela tiden.
En stor fördel vid uppläggningen av rutinerna på byrån är att datasystemet är väl utbyggt. Det hjälper till att hålla reda på mycket utan alltför stor administration och organisation. En sekreterare har bland annat lagt upp rutiner för hur man ändrar i firmahandboken och ser till att alla har den senaste upplagan av aktuella dokument.
Svårt mäta juridisk kvalitet
För advokatbyrån handlar ISO-certifieringen till mycket stor del om kvalitetssäkring av ärendehanteringen.
– Den rent juridiska kvaliteten är dock svår att mäta, säger Olle Widell. Både från vår horisont och från klientens.
Juristen kan ju själv tycka att ett stort och bra arbete har utförts. Det kan vara så även rent objektivt. Men klienten är kanske inte nöjd ändå. Juristen kan å andra sidan tycka att jobbet inte blivit något vidare – medan klienten är mycket belåten.
– Men utgångspunkten för klienten är naturligtvis att man anser att vi har juridisk kompetens som är tillräcklig i det aktuella ärendet, säger Olle Widell. Klienten vill att vi engagerar oss och ställer upp.
Kalibrering av mätinstrument?!?
Advokatfirman Tisell & CO är certifierad enligt ISO 9001 – den mest avancerade standarden som även innefattar produktutveckling.
Det kan ha sina fördelar. Byrån fick från ett dotterbolag till ett amerikanskt företag en förfrågan om vilket kvalitetssystem byrån hade. Företaget som självt hade en 9002-certiering översände ett formulär där Tisells på första sidan kunde skriva in numret på sitt 9001-certifkat. Hade man inte haft ett dokumenterat kvalitetssystem hade man fått fortsätta till sidan två och svara på ett antal andra frågor. En av dem löd: ”Hur kalibrerar ni era mätinstrument?”
Det kan vara behagligt för en advokatfirma att slippa svara på.
Inge Wennberg