PRVs förseningsavgift regler praxis och problem

Handlingarna uppges ha skickats i tid

En av de vanligaste invändningarna vid överklagande av förseningsavgifter är att bolaget i god tid överlämnat årsredovisningen eller anmälan om fortsatt bolagsstämma för befordran med post till PRV. Situationen förutsågs i lagens förarbeten och departementschefen anförde därvid följande.

”I svensk rätt brukar vanligtvis den tidpunkt då en viss handling kommit in till en myndighet eller domstol vara avgörande för om handlingen avgivits i rätt tid eller ej. Allmänt gäller också att det är den som har att ge in handlingen som svarar för att handlingen kommer myndigheten eller domstolen till handa. Det finns enligt regeringens mening inte anledning att tillämpa någon annan princip i fråga om ingivande av redovisningshandlingar till.” (Prop. 1994/95:67 s. 25)

I enlighet härmed ändrades 11:3 aktiebolagslagen (numera ÅRL 8:3) på så sätt att bolaget har fullgjort sina skyldigheter när redovisningshandlingarna har kommit in till PRV. Enligt lagens tidigare lydelse räckte det att bolaget sände in handlingarna inom den föreskrivna fristen. Lagändringen motiverades med att den tidigare ordningen var ägnad att leda till osäkerhet. Några svårigheter för bolaget att styrka att handlingarna kommit in ansågs inte kunna uppkomma med hänsyn till de rutiner för diarieföring som PRV tillämpar.

Bristfälliga redovisningshandlingar

Redovisningshandlingarna skall ges in till PRV i bestyrkt kopia (ÅRL 8:3). Om de ingivna kopiorna inte är bestyrkta eller om handlingarna på annat sätt har någon brist som lätt kan avhjälpas får förseningsavgift tas ut endast om bolaget underrättats om bristen och givits tillfälle att avhjälpa den, men inte gjort det inom tid som angetts i underrättelse (ÅRL 8:8).

Att avgöra vad som är en brist i årsredovisningshandlingarna är inte alltid en lätt uppgift. Det ställs i flera olika lagar krav på hur årsredovisning samt revisionsberättelse skall se ut och dessutom skall handlingarna upprättas enligt god redovisningssed. Att påföra förseningsavgift för alla sorts brister eller tveksamheter som kan tänkas förekomma i handlingarna är naturligtvis inte rimligt – bristen får inte vara helt oväsentlig.3 I några avgöranden har länsrätten funnit att brist inte förelegat i sådant avseende att förseningsavgift kunnat påföras. Fel i balansomslutningen som var att anse som ett rent skrivfel har inte ansetts vara sådan brist som medför att förseningsavgift skall påföras. (Länsrätten mål nr 1170-1997) I de fall då revisionsberättelsen inte har skrivits under av den registrerade revisorn och det har varit ostridigt att den underskrivande revisorn var godkänd och behörigen utsedd har enbart den omständigheten att han inte var registrerad inte ansetts utgöra en brist. (Länsrätten mål nr 2477-1996 och mål nr 490-1997) På motsvarande sätt har brist inte heller ansetts föreligga då den styrelseledamot som undertecknat fastställelseintyget inte var registrerad hos PRV. (Länsrätten mål nr 3929-1996, jfr även NJA 1979 s. 655 – fråga om delgivning)

Däremot har brist ansetts föreligga när inte samtliga styrelseledamöter undertecknat årsredovisningen. (Kammarrätten mål nr 1612-1996) I ett hovrättsfall ansågs ett moderbolags årsredovisning ofullständig när koncernredovisning inte givits in. (RH 1992:16) Avsaknad av fastställelseintyg liksom den omständigheten att fastställelseintyget inte är underskrivet utgör också brist. (Prop. 1994/95:67 s. 46 samt NJA 1991 s. 591 och RH 1990:110) I ett annat mål har hovrätten funnit att en ingiven handling innehöll så lite information att den inte kunde anses utgöra en revisionsberättelse i aktiebolagslagens mening. (RH 1997:55)

Kammarrätten har ansett att brist förelegat när en styrelsesuppleant undertecknat fastställelseintyget utan att bifoga förklaring om att han inträtt i ordinarie ledamots ställe och orsaken därtill. (Kammarrätten mål nr 1615-1997) Handlingen kan således vara bristfällig även om suppleanten faktiskt haft befogenhet att underteckna.

Kammarrätten uttalar att det vid den formella granskning som PRV gör måste framgå att den suppleant som undertecknat fastställelseintyget gjort det i egenskap av suppleant och därvid också trätt in i ordinarie ledamotens ställe. Något uttryckligt lagstöd för det uppställda kravet finns inte. Som skäl för regeln anför kammarrätten, med hänvisning till rättsfallen NJA 1985 s. 439 och RH 1993:115, att suppleanten aldrig blir personligt ansvarig mot bolaget eller tredje man när han inte trätt i ordinarie ledamots ställe. Denna tolkning av nämnda rättsfall förefaller väl långtgående. Vad som sägs i rättsfallen är att suppleanten inte ansvarar för bolagets förpliktelser när han inte tjänstgjort i styrelsen. Däremot är det möjligt att suppleanten verkar under skadeståndsansvar när han genom underskrivandet faktiskt agerar som en styrelseledamot.4

Svernlöv anser att suppleantens blotta underskrift utgör intyg på att denne inträtt och menar därför att i brist på uppenbara indikationer om att förutsättningarna för suppleantens inträde saknades torde PRV vara skyldigt att registrera dokument som är underskrivna av en suppleant.5 Enligt vår mening borde – om Svernlövs argumentation inte godtas – i alla fall eftergift medges om styrelsen i efterhand styrker att suppleanten haft befogenhet att underteckna handlingen. Någon risk för missbruk föreligger inte i sådana fall. Kammarrättens dom har dessvärre inte överklagats.

Underrättelse om brist och tillfälle till komplettering

Om en brist i handlingarna är lätt att avhjälpa får emellertid, såsom ovan nämnts, förseningsavgift inte påföras bolaget utan att det underrättats om bristen och givits tillfälle att avhjälpa den (ÅRL 8:8). Som lagtexten utformats är det således frågan om bristen lätt kan botas som är avgörande för om bolaget skall få tillfälle till komplettering, inte frågan om bristen är mer eller mindre allvarlig. Har bolaget t.ex. glömt att underteckna årsredovisningen brukar PRV ge tillfälle till komplettering. Om bolaget däremot missat att skicka med revisionsberättelsen har inte föreskriven handling givits in och någon rätt till komplettering föreligger inte. (Kammarrätten mål nr 1689-1997)

En underrättelse om att ingivna handlingar befunnits bristfälliga får enligt lagen sändas med vanlig post till bolagets senast anmälda adress. Såväl PRV som länsrätten har gjort den tolkningen att PRV fullgjort sin skyldighet när underättelse sänts till den registrerade adressen och att förseningsavgift då kunnat påföras om bolaget inte svarat inom föreskriven tid. Kammarrätten synes å sin sida kräva att underrättelsen faktiskt kommit fram till den registrerade adressen. Kammarrätten har bl.a. anfört följande (mål nr 3689-1996).

”I allmänhet finns anledning att utgå från att ett påstående från en myndighet om att ett meddelande utsänts är riktigt och att det också nått adressaten inom sådan tid att denne haft möjlighet att fullgöra sina skyldigheter i rätt tid. Å andra sidan är det i stort sett omöjligt för en tänkt mottagare av ett meddelande att visa att något meddelande inte erhållits. I målet kan inte uteslutas att misstag skett vid hanteringen hos eller hos Posten. Kammarrätten finner därför att det mot vad bolaget anfört inte kan anses utrett att ifrågavarande meddelande verkligen nått bolaget. Eftersom det därför inte är klarlagt att bolaget underrättats om bristen och givits tillfälle att avhjälpa den – har inte förutsättningar förelegat för att påföra bolaget denna avgift.”

Kammarrätten synes dock inte upprätthålla något krav på att bolagets företrädare faktiskt skall ha tagit del av underrättelsen. Att underrättelse sänts till den registrerade adressen har av kammarrätten nämligen ansetts tillräckligt när bolaget i följebrev till årsredovisningen begärt bekräftelse på mottagandet till visst faxnummer och dessutom i brevet antecknat en annan adress än den registrerade. (Kammarrätten mål nr 945–946-1997) Bolaget sade sig inte ha tagit del av underrättelsen men bestred inte att underrättelsen nått den registrerade adressen.

Kammarrättens ståndpunkt är onekligen svår att förena med lagtextens lydelse. Regeln att underrättelsen får sändas med post till den registrerade adressen torde vara avsedd att tillföra något mer än den överflödiga upplysningen att registreringsmyndigheten inte är förbjuden att sända post till sådan adress.

Vad kammarrätten anfört om bevissvårigheterna för ett bolag när misstag begåtts hos PRV eller Posten har förvisso sin riktighet. Men i fråga om underrättelse om brist i årsredovisning gör sig inte samma rättssäkerhetsaspekter gällande som annars vid myndighetskontakter. Förutsättningen för att underrättelse överhuvudtaget skall ske är att det föreligger en inte oväsentlig brist i de inlämnade handlingarna. Bolaget har då inte fullgjort vad som enligt lag åligger det att göra och förutsättningarna för förseningsavgift är i och för sig för handen. PRV:s skyldighet att underrätta bolaget om lätt avhjälpbara brister torde huvudsakligen ha till syfte att förhindra den mindre tilltalande situationen att PRV under tystnad väntar ut sjumånadersfristen när bolaget i god tid givit in bristfälliga handlingar.

Ett krav på att bolaget bevisligen skall ha nåtts av underrättelsen skulle enligt vår mening göra det allt för lätt för bolagen att vinna extra tid genom att neka till att någon underrättelse kommit fram. Eventuellt har kammarrätten i ett senare avgörande gjort ett avsteg från den ovan redovisade linjen. (Kammarrätten mål nr 1364-1996) I målet hade PRV två gånger sänt underrättelse till bolagets registrerade adress men Posten returnerade felaktigt handlingarna till PRV. Kammarrätten fann att PRV gjort vad som ankommer på verket och att det haft grund för att påföra bolaget förseningsavgift.6

Hinder på grund av sjukdom eller dödsfall

Sjukdom som eftergiftsgrund anges på två ställen i förarbetena. Det första exemplet avser sjukdom hos bolagets ställföreträdare eller revisor och det andra sjukdom hos styrelseledamot. Sjukdomen skall medföra att det varit omöjligt för den sjuke eller annan i bolaget att upprätta årsredovisning. Länsrätten har eftergivit förseningsavgift vid sjukdom och/eller dödsfall hos styrelseledamot7, revisor8, nyckelperson i bolaget9 och medlem av styrelseledamots familj.10 Till sjukdom räknas även psykiska besvär.11 Sjukdomen skall vara en oförutsedd händelse som förhindrar bolaget att upprätta årsredovisning och måste därför infalla under den tid då årsredovisning upprättas. Vid längre sjukdomsperioder anses bolaget ha tid att vidtaga sådana åtgärder att årsredovisningen kan upprättas i tid.12

Det har i praxis ställts relativt höga krav på att bolaget låter suppleant träda i tjänst eller på annat sätt ser till att årsredovisningen upprättas, t.ex. genom att anlita extern hjälp. Ett argument härför kan vara att ett bolag som väljer att endast ha en styrelseledamot eller en suppleant som inte är insatt i bolagets angelägenheter, får anses frivilligt ha tagit en risk jämfört med bolag som t.ex. arvoderar en större styrelse eller betalar försäkringar för att kunna anlita extrahjälp vid sjukdom.

Hinder på grund av försenad eller utebliven postgång

Som tidigare anförts står det klart att ett bolag inte fullgjort sin skyldighet enbart genom att posta handlingar till PRV. Däremot sägs i propositionen att hinder i postgången kan vara ett sådant hinder som bolaget inte kunnat råda över och som därmed kan leda till eftergift. Detta har också beaktats i praxis, även om det endast är i ett fåtal fall som invändningen godtagits. Förseningsavgifter har främst eftergivits vid kortare förseningar, även om det förekommit fall av eftergift när handlingarna inte alls kommit in till PRV. Vid kortare försening har det i flera fall beaktats att PRV inte kunnat uppvisa det kuvert som handlingarna inkommit i. Poststämpeln utgör ofta det enda objektiva beviset på när försändelsen postats.

En viktig omständighet i sammanhanget är att Posten under våren och sommaren 1996 hade stora problem med de nya postsorteringsmaskinerna. Bolag som har kunnat visa upp intyg från Posten om driftstörningar har i några fall fått eftergift. Kammarrätten har eftergivit förseningsavgiften när underrättelse om brist sänts till bolagets registrerade adress men av Posten felaktigt returnerats till PRV. (Kammarrätten mål nr 1364-1996) Även den omständigheten att förseningen orsakats av att en redovisningsbyrå underfrankerat försändelsen har beaktats av kammarrätten. (Kammarrätten mål nr 878-1996) Det är svårt för bolag att styrka att handlingarna postats i tid, enbart kopior av följebrev eller intygande från bolagets ställföreträdare eller revisorer leder i regel inte till eftergift.

Hinder på grund av att handlingar tagits i beslag av polis eller skattemyndighet

En annan vanlig invändning från de klagande bolagen är att dess räkenskapshandlingar har tagits i beslag av skattemyndighet eller polis för t.ex. skatterevision eller utredning av bedrägeribrott. Eftergift på denna grund har skett i några enstaka fall. Enbart den omständigheten att handlingarna tagits in av skattemyndighet eller polis är inte tillräcklig för eftergift.

I normala fall tillåter myndigheten att bolaget får ta del av bokföringsmaterialet i den utsträckning som behövs för att upprätta årsredovisning. Kammarrätten har vägrat eftergift när ett bolag haft möjlighet att ta del av handlingarna i skattemyndighetens lokaler, oaktat att detta skulle medfört vissa praktiska svårigheter vid upprättande av årsredovisningen.13 Bolaget måste alltså kunna styrka att det har, eller skulle ha, nekats att ta del av handlingarna. Möjligen kan en kortare försening godtas på grund av det merarbete som uppkommer i anledning av att räkenskapsmaterialet är i beslag.

Hinder på grund av att revisor eller någon annan misskött sitt uppdrag

I förarbetena anges som exempel på fall då det förelegat hinder som bolaget inte kunnat råda över att bolagets revisor misskött sitt uppdrag och att bolaget därför inte kunnat erhålla någon revisionsberättelse i tid. Eftergift har medgivits när revisor med kort varsel avsagt sig sitt uppdrag och svårighet förelegat att finna ersättare. Detta sammanhänger med att bolagets revisor tillsätts av bolagsstämman och själv har det primära ansvaret för upprättandet av revisionsberättelsen. Läget blir ett annat när styrelsen uppdragit åt bokföringsbyrå eller någon annan att upprätta årsredovisningen, eftersom det är bolagets styrelse som svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter.

Av förarbetena framgår att det måste krävas av ett bolag att det organiserar och dimensionerar sin administration så att det kan fullgöra så viktiga uppgifter som att upprätta årsredovisning inom föreskriven tid. Eftergift p.g.a. att någon bokföringsansvarig misskött sig har av länsrätten främst medgivits när bolagets styrelse haft tillfredsställande kontroll och vidtagit alla lämpliga åtgärder för att fullgöra sin skyldighet så snart den fått kännedom om missförhållandena. Exempel på fall då eftergift medgivits är när en person som anlitats av bolaget inte utfört bokföringsarbetet och varit föremål för polisutredning avseende bedrägeribrott. (Länsrätten mål nr 1166-1996) Ett annat fall är när ansvarig på bokföringsbyrå drabbats av depression och inte lämnat ut redovisningshandlingarna till bolaget. (Länsrätten mål nr 365-1997)

Övriga eftergiftsgrunder

I praxis har eftergift medgivits vid t.ex. datorhaveri14, brand15, inbrott i brevlåda16 och felaktig information från PRV17. I några fall har även beaktats omständigheter som styrelseledamots höga ålder eller att bolaget vidtagit åtgärder för avveckling. Arbetsanhopning kan enligt förarbetena endast undantagsvis utgöra skäl för eftergift och då i kombination med andra omständigheter som medför att dröjsmålet framstår som ursäktligt.

Förseningsavgiften skall även efterges om det är uppenbart oskäligt att ta ut avgiften. Frågan skall prövas i beaktande av förhållandena i det enskilda fallet. Denna eftergiftsgrund utgör en säkerhetsventil för sådana fall där omständigheterna talar för eftergift utan att något egentligt hinder förelegat. I praxis är det dock mycket ovanligt att förseningsavgift efterges med uttrycklig hänvisning till detta stadgande.

Vissa andra tidsfrister rörande upprättandet av årsredovisning m.m.

I aktiebolagslagen regleras när bolaget senast skall hålla ordinarie bolagsstämma och årsredovisningslagen anger att årsredovisningen skall lämnas till revisorerna senast en månad före den ordinarie bolagsstämman. I en dom från kammarrätten har ett bolag vägrats eftergift mot bakgrund av att bolaget inte iakttagit dessa frister. (Kammarrätten mål nr 3036-1997) Domen antyder att ett bolag som inte följt dessa förfaranderegler aldrig kan ha giltig ursäkt för en försening. En sådan tolkning förefaller dock väl långtgående, så länge redovisningshandlingarna ges in till PRV inom sju månader efter räkenskapsårets utgång (nio månader vid fortsatt bolagsstämma) torde inte någon utomståendes intresse lida skada, oavsett när bolagsstämma hållits eller när revisorn tagit del av handlingarna. Sanktionen förseningsavgift är enligt vår mening knuten till sjumånadersfristen. Av ett senare avgörande från kammarrätten18 framgår också att möjlighet till eftergift finns även då ordinarie bolagsstämma inte hållits inom lagstadgad tid. I målet skulle bolagsstämman hållits senast den 31 december 1995 och årsredovisningen skulle ha lämnats till revisorn den 30 november samma år. En närstående till bolagets enda styrelseledamot avled den 27 januari 1996 dvs. några dagar innan sjumånadersfristens utgång den 31 januari 1996. Kammarrätten fann – trots att handlingarna i fråga inte syntes vara helt klara vid dödsfallet – att försening varit ursäktlig. Mot bakgrund av detta senare rättsfall ligger det närmast att tolka kammarrättens ståndpunkt så att försening med bolagsstämma och överlämnandet till revisorn utgör ett indicium på att bolaget varit så försenat att årsredovisning inte skulle kunnat avges i rätt tid. Dessa frister skulle således snarare ha bevisverkan än direkt rättsverkan.