Även i offentlig förvaltning pågår ett omfattande arbete med anpassningen till den nya gemensamma europeiska valutan. Elisabeth Perntz redovisar i denna artikel åtgärder och överväganden i samband med de olika myndigheternas förändringsarbete.
Euro-förberedelser avseende framförallt IT-systemen i den offentliga sektorn pågår för fullt. Finansdepartementet och dess euro-koordinator samordnar arbetet med fem arbetsgrupper, Lagstiftning, Finansiell Sektor, Näringsliv, Offentlig Sektor samt Euron och medborgaren. En referensgrupp med finansminister Erik Åsbrink, fyra andra ministrar samt representanter för arbetsmarknadens parter bildades i januari i år.
Det praktiska förberedelse- och anpassningsarbetet för IT-systemen samordnas av Statskontoret. En samverkansgrupp med de mest berörda myndigheterna verkar för vägledning.
Statskontoret och samverkansgruppens arbete sker i samråd med den Offentliga Sektorgruppen vid Finansdepartementet. Av de mest berörda myndigheterna ingår bland annat Riksskatteverket, Riksförsäkringsverket, Riksrevisionsverket, Statens Pensionsverk, Generaltullstyrelsen samt Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet.
Samverkansgruppen har som mål att hjälpa och underlätta för myndigheterna i deras euro-förberedelser. Detta innebär bland annat att kunna ge generella råd, rekommendationer och metodvägledning för analysarbete och planering av euro-anpassning av IT-system. Det innebär givetvis också att öka medvetenheten hos myndigheterna. Varje myndighet har eget ansvar för sina förberedelser inför euron.
Riksskatteverket
De mest berörda myndigheterna har redan kommit ganska långt i sina analyser. Riksskatteverket (RSV) presenterade en förstudierapport i december 1997 som redogjorde för de förberedelser som behövs inför starten av EMU. Rapporten tar upp frågor både avseende att Sverige inte deltar och att Sverige deltar någon gång i framtiden.
RSV konstaterar i sin rapport att även om Sverige inte är med från 1.1.1999, kommer företag att använda och hantera euro i sin redovisning från 1999. Detta medför omedelbart konsekvenser för RSV, till exempel vad gäller avrundningar. I dagens ADB-system i RSV används inga decimaler, utan avrundning sker till jämna kronor. RSV har cirka 6 000 blanketter som då till stor del behöver bytas ut eftersom dessa saknar decimaler.
För RSV är det en väsentlig skillnad mellan att hantera enkla in- och utbetalningar respektive uppgiftslämnade i euro. Det senare kräver omfattande och kostnadskrävande ombyggnader och dubbleringar av IT-system. Kontrollen skulle försvåras eftersom denna bygger på historisk data och risken för felaktigheter skulle öka.
Framförallt krävs ett omfattande lagstiftningsarbete innan anpassningen av IT-systemen kan starta och dessa i sin tur beräknas ta 2–2,5 år.
Riksrevisionsverket
Riksrevisionsverket (RRV) är leverantör av ekonomisystem till flertalet myndigheter i staten. Staten är en juridisk enhet som omfattar cirka 270 myndigheter. Myndigheterna kan ha antingen egna eller gemensamma betalningsflöden. RRV utfärdar också föreskrifter och allmänna råd för statlig redovisning, finansiering samt hantering av avgifter och anslag.
I egenskap av systemägare och återförsäljare av system för RRV löpande diskussioner med betalningsförmedlare om problemställningar och lösningar för myndigheternas räkning. Det är särskilt viktigt hur euron skall hanteras i det statliga betalningssystemet.
Ett flertal analyser av systemen är klara och gränssnitt mot andra organisationer har påbörjats. RRV beräknar att det tar upp till 1–1,5 år att anpassa sina system till euron innan exempelvis en Big Bang-övergång.
De problemställningar som finns är till stor del likartade för både den offentliga sektorn och näringslivet. Ett problem är att beräkna kostnaderna för anpassningsarbetet. RSV har beräknat att en utbildningsdag för hela personalen skulle kosta omkring 23 miljoner kronor! Ett annat problem är att prioritera personalresurser med tanke på år 2000-projekt.
Servicenivån i offentliga sektorn
Inom företag kan ledningen välja när euron skall användas som internvaluta. Inom staten saknas ett sådant val, utan tills vidare anger Finansdepartementet att en ”låg” servicenivå bör tillämpas. Detta innebär att svenska kronor bör användas inom den offentliga sektorn för betalningar och för information om belopp så länge som Sverige inte är medlem i EMU:s valutaunion (euro-området).
Med anledning av utredningen (SOU 1997:181) om redovisning och aktiekapital i euro och annan valuta samt önskemål från näringslivet, pågår diskussioner med Finansdepartementet kring en ”högre” servicenivå hos vissa myndigheter, exempelvis RSV.
I det forsatta anpassnings- och förberedelsearbetet inom den offentliga sektorn förutsätts det att Sverige kommer att söka medlemskap i EMU:s valutaunion. Frågan är när?
Tiden fram till ett eventuellt medlemskap kan indelas i följande:
generell förberedelsetid (pågår redan nu)
förvarningstid (från det att ett beslut om medlemskap är förestående fram tills beslutet formellt är fattat)
kvalificerad förberedelsetid (mellan beslutet och medlemskapets formella start, dvs när övergångsperioden börjar).
Hur långa dessa perioder är kan variera avsevärt. Från Europeiska kommissionens håll har det antytts att det tidsscenario som gäller för övergången till euron för de så kallade ”första vågs-länderna” kanske inte kommer att gälla för ”andra vågs-länderna”.
Analysmodell för euro-anpassning av IT-system
Statskontoret har utarbetat ett dokument, en analysmodell för svenska myndigheter att använda vid anpassning av IT-system till euro. Analysmodellen har remissbehandlats och presenterades på ett seminarium den 26 mars i år.
Ytterligare ett seminarium är inplanerat till den 26 maj. Förhoppningsvis blir seminariet välbesökt av euro-ansvariga från myndigheter, kommuner och landsting. Många frågor och funderingar förväntas.
Analysmodellen ska vara ett ”levande” dokument och det ska vidareutvecklas allteftersom nya situationer, problemställningar och frågor kommer fram.
Målet är att den offentliga förvaltningen dvs. statliga myndigheter, kommuner och landsting kan använda sig av en gemensam vägledande metod och att man eftersträvar standarder. Det är viktigt att offentlig förvaltning ska uppträda på ett enhetligt sätt gentemot näringslivet och allmänheten.
Erfarenhetsutbyte och information
Samverkansgruppen följer anpassningsarbetet ute i Europa och har ett särskilt erfarenhetsutbyte med de övriga så kallade ”pre-in” länderna, dvs. Storbrittanien, Danmark och Grekland. Ett första möte med representanter och experter från bland annat finansministeriet från dessa länder och från den svenska samverkangruppen ägde rum i Stockholm i november 1997. Nästa möte äger rum i slutet av mars.
Det är väsentligt att offentlig förvaltning har tillgång till korrekt information. På Statskontorets webbsida (www.statskontoret.se/euro) finns uppdaterad information om pågående aktiviteter (till exempel samverkansgruppens arbete), publicerade rapporter, vägledning med råd och rekommendationer, help desk med frågor och svar, länkar till andra hemsidor m.m. Informationen på webbsidan uppdateras successivt.
Under våren 1998 kommer euro-förberedelsearbetet i den offentliga sektorn att trappas upp avseende främst informationsspridning till myndigheter och diskussioner mellan Finansdepartementet och de mest berörda myndigheterna avseende en ”högre” servicenivå.
Elisabeth Perntz är civilekonom, arbetar med statliga betalningsfrågor och är verksam som euro-samordnare för RRV.