Mer om god redovisningssed i insamlingsorganisationer

I sin andra artikel presenterar Eva Törning, Inga Wall och Erik Zachrison viktiga värderingsprinciper för insamlingsorganisationerna. Det som redovisas är resultatet av ett utvecklingsprojekt inom Frivilligorganisationernas Insamlingsråd tillsammans med Öhrlings PricewaterhouseCoopers.

I det föregående numret av balans redogjorde vi för hur FRII:s mall för årsredovisning i insamlingsorganisationer ser ut och även innehållet i vissa specifika poster i resultat- och balansräkningarna. Vi återkommer här med en redogörelse för vissa viktiga värderingsprinciper som FRII:s arbetsgrupp tillsammans med Eva Törning från Öhrlings PricewaterhouseCoopers arbetat fram.

Redovisnings- och värderingsprinciper

Det är viktigt att det av årsredovisningen framgår vilka redovisnings- och värderingprinciper som använts när årsredovisningen upprättats. Eftersom ideella föreningar inte behöver tillämpa Bokföringsnämndens (BFN) allmänna råd ska det klart framgå att årsredovisningen upprättats enligt Årsredovisningslagen (ÅRL). Dessutom bör det framgå om organisationen beaktat någon annan rekommendation eller uttalande (t.ex. RR 7 om kassaflöden eller BFN R5 om statliga stöd). Inom FRII önskar vi även att man anger att man följt FRII:s årsredovisningsmall eftersom denna ska underlätta såväl informationslämnande som harmonisering för branschen.

Intäktsredovisning

Huvudprincipen för intäktsredovisning är kontantprincipen eftersom man till stor del förlitar sig på gåvor i form av kontanter från företag och allmänhet. Insamlade medel redovisas således i resultaträkning som Verksamhetsintäkter i den period som pengarna erhålles – oavsett när dessa pengar beräknas bli använda.

Detta överensstämmer med redovisningen i USA och Storbritannien men däremot inte i Kanada där man väntar med intäktsredovisning tills dess att ändamålskostnaderna uppstått. I Sverige liksom i USA och Storbritannien löses periodiseringen av insamlade medel genom redovisning under eget kapital. Därmed kan också givaren se hur mycket pengar som samlats in i en speciell kampanj och kan sedan följa hur dessa pengar spenderas på det föreskriva ändamålet oavsett om pengarna förbrukas under insamlingsåret eller under senare år.

Lotterier

I årsredovisningen har vi antagit att lotteriverksamhet får nettoredovisas eftersom det finns speciella bestämmelser som reglerar att hälften av lotteriintäkterna ska tillbaka som vinster. Med en sådan nettoredovisning skulle det inte spela någon roll om lotteriverksamheten finns i organisationen eller i ett dotterföretag. Man kan också hävda att en sådan redovisning strider mot kvittningsförbudet i ÅRL. Vi avvaktar här besked från Bokföringsnämnden.

Donerade tillgångar

Oavsett om intäkter erhålls i form av kontanter eller organisationen tar emot en tillgång, oftast i form av aktier eller fastigheter, ska värdering av dessa insamlade medel ske till ett verkligt värde – en praxis som förefaller utbredd i såväl USA, Kanada som Storbritannien. Detta värde kan vara en börskurs eller en oberoende fastighetsvärdering. Gåvan bokförs när man har en rätt till tillgången, exempelvis när lagfart erhållits (och inte vid den tidpunkten då tillgången säljs vilket är vanligt idag). I balansräkningen värderas därmed tillgången till ett verkligt värde. Den bokförs som en kortfristig tillgång om syftet är att den ska säljas så fort som möjligt. En eventuell realisationsvinst/-förlust kan antingen redovisas som Insamlade medel (exempelvis om försäljningen sker väldigt kort tid efter att organisationen fått rätt till tillgången) eller som en finansiell post (om organisationen medvetet väntat med försäljning för att därmed låta tillgången stiga i värde).

Donerade tjänster

FRII:s arbete har hittills inte inkluderat något ställningstagande vad gäller gåvor i form av tjänster, kanske främst för att detta inte är så vanligt i Sverige. I exempelvis USA finns regler för när och hur gåvor i form av tjänster ska intäktsredovisas.

Det ska där vara fråga om antingen förbättringsarbeten på en icke-finansiell tillgång (exempelvis en fastighet) eller speciella tjänster som organisationen hade behövt köpa in om tjänster inte hade donerats. Det kan vara fråga om tjänster utförda av advokater, revisorer, läkare, sjuksköterskor, rörmokare och arkitekter. Om sådana tjänster doneras ska dessa intäktsföras och värderas till ett verkligt värde. FRII lär återkomma i denna fråga.

Bidrag från Sida och liknande myndigheter

Bidrag från Sida och liknande myndigheter har ofta villkor förknippade med utnyttjandet, t ex att endast en viss typ av kostnader berättigar till bidrag. Enligt FRII:s mall redovisas sådana bidrag i enlighet med BFN R5 om statliga stöd, dvs de intäktsförs endast om det med hög grad av sannolikhet kan bedömas att stödet inte kommer att återkrävas, dvs att organisationen haft utgifter för ändamålet.

Bidragen redovisas därför som en egen post under rubriken Kortfristiga skulder till dess att de utgifter som bidraget ska täcka uppkommer. Genom en sådan redovisning uppfylls även ett av Sidas:s uppställda upplysningskrav.

Andra bidrag än sådana som inte är till för att täcka ett ändamål, t ex administrationsbidrag, ska som en följd av ÅRL:s generella kvittningsförbud, också bruttoredovisas. De får därmed inte kvittas mot administrationskostnader utan intäktsförs bland övriga bidrag och särredovisas i not.

Avsättningar/fonder

Under rubriken Avsättningar redovisas i balansräkningen endast sådana förpliktelser som organisationen har gentemot tredje man. Insamlade medel under året som ännu inte har förbrukats för angivet ändamål redovisas under Eget kapital som Ändamålsbestämda medel. Här är det upp till varje organisation att på ett bra sätt beskriva vilka medel man skjuter framför sig och när man beräknar att dessa ska användas (vilket också kan kopplas till avsnittet Framtida utveckling i verksamhetsberättelsen).

Sammanfattning

Vår förhoppning är att arbetet med god redovisningssed inom FRII kommer att vara till gagn för insamlingsorganisationerna och deras intressenter och revisorer. Eftersom detta är första gången ett utvecklingsprojekt inom redovisningsområdet görs för dessa organisationer mottar FRII gärna synpunkter på resultatet av arbetet.

Eva Törning är redovisningsexpert vid Öhrlings PricewaterhouseCoopers, Inga Wall är controller på Cancerfonden och Erik Zachrison är generalsekreterare på FRII.

De medverkade senast i Balans nr 3/2001.