FAR, Svenska Revisorsamfundet och Patent- och registreringsverket (PRV) har regelbundna samrådsmöten. Här kommenterar PRV Bolag:s chefsjurist Per Nordström en del av de frågor, huvudsakligen försenade räkenskapshandlingar, som diskuterades vid det senaste av dessa samrådsmöten i november 2001.
Varje aktiebolag ska inom en månad efter det att bolagsstämman fastställde balans- och resultaträkningen ha kommit in till Patent- och registreringsverket (PRV) med sin årsredovisning och revisionsberättelse. Det framgår av 8 kap. 3 § årsredovisningslagen.
Tidigare var väldigt många aktiebolag sena med att komma in med räkenskapshandlingarna i rätt tid till PRV. Endast ca 50 % av aktiebolagen var skötsamma på den här punkten. Efter förslag från PRV infördes därför ett system med förseningsavgifter. Sedan år 1995 gäller därför att aktiebolag som inte kommit in med sin årsredovisning och revisionsberättelse inom sju månader från räkenskapsårets utgång ska betala en förseningsavgift. För privata aktiebolag är förseningsavgiften allt sedan 1995 5 000 kr. För publika aktiebolag gäller 10 000 kr. Vid fortsatta förseningar kan ytterligare förseningsavgifter utgå. Se reglerna i 8 kap. 5–6 §§ årsredovisningslagen.
Framgångsrik reform
Genast fick reformen med förseningsavgifter effekt. Hela 96–97 % av aktiebolagen kom in i rätt tid med sina räkenskapshandlingar till PRV. Ett mycket bra resultat!!
Inom PRV vet vi att revisionsbyråerna och bolagens kvalificerade revisorer har en stor del i detta. Även bokförings- och redovisningsbyråer bidrar till det goda resultatet. Precis som för PRV innebär reglerna kring räkenskapsår och tidpunkterna för insändandet till registreringsmyndigheten rejäla arbetstoppar hos redovisnings- och revisionsbyråer. Särskilt kämpigt är det när aktiebolag med kalenderår som räkenskapsår ska sända in sina handlingar till PRV senast den 31 juli. Det påverkar semesterplanerna inom inte minst revisorsverksamheten.
Vi på PRV är tacksamma för revisorernas och de olika byråernas insatser och stora ansträngningar för att räkenskapshandlingarna ska nå fram till PRV i rätt tid.
Räkenskapsårens fördelning
Vi har i Sverige idag ca 286 000 aktiebolag. Fördelningen över räkenskapsår ser ut så här:
Räkenskapsår | Procent av aktiebolag |
|---|---|
12−31 | 55 % |
04−30 | 16 % |
06−30 | 15 % |
08−31 | 14 % |
Försämring
Från PRV:s horisont har vi under senare tid dock noterat en del oroande försämringar. Försämringarna berör följande områden:
Allt fler bolag kommer in med handlingarna strax innan eller under sista dagen.
Allt fler bolag faxar in handlingar de sista dagarna.
Kvaliteten på insända räkenskapshandlingar har blivit sämre.
Allt fler bolag kommer in för sent med räkenskapshandlingarna och får därför förseningsavgifter.
Fax
PRV får många handlingar via fax. Handlingarna anses inkomna när faxsändningen nått fram till PRV. Faxet måste alltså ha kommit fram senast kl. 24.00 den sista dagen. Genom att faxa in räkenskapshandlingarna väldigt sent utsätter sig bolaget för en risk att ändå få förseningsavgift ifall något problem uppstår under faxsändningen. Trots att PRV har faxdator med stor kapacitet kan det ibland stå 1 700 faxsändringar i kö för utskrift hos PRV.
Mot bakgrund av lagstiftningen på området måste också handlingarna ges in i bestyrkta kopior med fastställelseintyget i original tecknat på årsredovisningen. Detta innebär att PRV måste matcha ihop faxade och i brev insända räkenskapshandlingar. En dubbel granskning som kräver resurser. Egentligen i onödan. Här hoppas vi att på sikt kunna få tillstånd ett elektroniskt ingivande av räkenskapshandlingarna. Fram till dess önskar vi på PRV att bolagen planerar på så sätt att räkenskapshandlingarna i god tid kan sändas in till registreringsmyndigheten så att fax undviks.
Kvalitén har blivit sämre
Under ett år utfärdar PRV drygt 30 000 meddelanden till aktiebolagen där vi begär kompletteringar av insända räkenskapshandlingar. De vanligaste bristerna är fortfarande dessa:
Fastställelseintyget är inte korrekt undertecknat.
Fastställelseintyget saknas
Årsredovisningen är inte underskriven av samtliga styrelseledamöter och VD.
Revisionsberättelsen saknas.
Koncernredovisningen är inte bifogad.
Då vi vet att väldigt många räkenskapshandlingar sänds in från redovisnings- och revisionsbyråer är vi inom PRV lite förvånade över att kvaliteten inte är bättre. Här hoppas vi på en trend i ny riktning. Använd gärna informationen som finns tillgänglig på PRV:s hemsida
Flera bolag får förseningsavgifter
Det har varit glädjande att så många bolag som ca 97 % av beståndet kommit in med räkenskapshandlingarna i rätt tid. Vad som oroar är att antalet påförda förseningsavgifter ökat under senare år.Så här ser det ut:
År | Bolagsbeståndet | Antal förseningsavgifter |
|---|---|---|
1999 | 268 000 | 16 500 |
2000 | 280 000 | 19 000 |
2001 | 286 700 | 20 300 |
Mellan åren 1999 och 2000 ökade antalet av PRV påförda förseningsavgifter med ca 15 % och mellan åren 2000 och 2001 med ca 6 %. Motsvarande tid ökade aktiebolagsbeståndet med ca 4 % respektive 2 %. Tendensen att antalet förseningsavgifter ökar håller i sig.
Orsakerna till det ökade antalet förseningsavgifterna är säkert flera. Här kan nämnas att bolaget går dåligt och att man därför inte vill visa siffrorna, att bolagets affärsverksamhet prioriteras högt på bekostnad av arbetet kring boksluts- och redovisningsfrågorna, att revisorerna intagit en tuffare attityd mot företag som inte i tid färdigställer sin årsredovisning, att flera bolag används för ekonomisk brottslighet och lämnats ”vind för våg”.
Kanske påverkar också de nya reglerna kring fortsatt bolagsstämma att antalet förseningsavgifter ökar. Innan ändringen i 8 kap. 6 § årsredovisningslagen fick PRV anmälan om fortsatta bolagsstämmor i 3000–5000 fall per år. Något som vi inom PRV betraktade som ett missbruk oftast i syfte att slippa förseningsavgift. PRV tog därför intiativ till en lagändring som innebär att bolagets revisor i ärendet om registrering av fortsatt bolagsstämma numera ska inge en skriftlig försäkran om att revisionsberättelsen lämnats till styrelsen. Antalet anmälningar om fortsatta bolagsstämmor räknas numera i några hundratal men detta kan också vara en delförklaring till att förseningsavgifterna i stället ökar i antal.
Slutsatser
Det är naturligtvis negativt när aktiebolag inte följer spelreglerna och inte i rätt tid kommer in med sina räkenskapshandlingar till PRV. Möjligheten till insyn, affärskontroll m.m. förhindras.
Inom PRV följer vi utvecklingen och hoppas på en ändring. En av frågorna vi ställer oss är om 5000 kr i förseningsavgift är en för låg summa år 2002 för att påverka företagens intressen av att komma in med handlingarna i rätt tid. Behöver förseningsavgifterna höjas eller finns det andra mer trevliga åtgärder att ta till?
Per Nordström