Innehåll

Balans nr 12 2005

Nyheter inför bokslutet 2005: Systemdokumentation och behandlingshistorik för kassaregister (BFNAR 2004:1)

Enligt BFN gäller fr.o.m. den 1 januari 2005 kravet på systemdokumentation och behandlingshistorik, enligt BFL 5 kap. 11 §, även för kassaregister. Begreppet kassaregister omfattar alla enheter som ingår i ett system som tar emot och bearbetar inslagna belopp. En taxameter betraktas i lagens mening som ett kassaregister.

Kravet avseende systemdokumentation innebär att det ska finnas en beskrivning av hur kassaregistret fungerar. Detta krav gäller oavsett om företaget köpt ett nytt eller ett begagnat kassaregister. Om företaget använder en standardmodell av kassaregister är kravet uppfyllt om företaget vid leveransen erhåller en manual. Denna manual ska vara skriven på något av de skandinaviska språken eller på engelska. Manualen måste innehålla en fullständig beskrivning över de installationsmöjligheter av kassaregistret som finns. Om det krävs en programmeringsmanual för att en utomstående ska förstå hur utrustningen fungerar, ska denna vara en del av systemdokumentationen. Om manual saknas vid ett köp måste företaget tillse att en sådan upprättas. Om den är ofullständig måste företaget tillse att den kompletteras.

Utifrån behandlingshistoriken ska det i efterhand vara möjligt att kontrollera hur kassaregistret varit programmerat och inställt över den tioåriga arkiveringstid som gäller för räkenskapsinformation. För att detta ska anses var uppfyllt ska det framgå hur registret varit programmerat och inställt vid olika tidpunkter. Det ska även framgå när förändringar i programmering har tagits i produktion.