FAR har nyligen kommit ut med en vägledning för upphandling av lagstadgad revision. Syftet är att harmonisera upphandlingen och uppnå en högre kvalitet i upphandlingsprocessen. – Det här är det första publicerade dokumentet i sitt slag och ett försök att höja den generella kvaliteten i upphandlingen av revision, säger Magnus Svensson Henryson, Öhrlings PricewaterhouseCoopers, som varit med och tagit fram vägledningen.
Rutinerna vid upphandlingen av revisionstjänster och tillsättning av revisorer har varierat kraftigt mellan olika bolag. Detta har i sin tur inneburit en varierande kvalitet på upphandlingsförfarandet, främst i mindre och medelstora bolag.
Tanken är att FAR:s ”Vägledning vid upphandling av lagstadgad revision” ska ge stöd till den som ansvarar för upphandlingen av revision på ett företag. Exempel på frågor som tas upp är vem som har ansvar för upphandlingen, vilka överväganden som bör göras inför en upphandling samt vilken information anbudsgivarna bör få.
Vägledningen har tagits fram av George Pettersson från KPMG, Magnus Fagerstedt från Ernst & Young och Magnus Svensson Henryson från Öhrlings PricewaterhouseCoopers.
– Det handlar mycket om att få företagen att tänka till innan de drar igång en upphandlingsprocess. Man måste börja med att utvärdera den revision man har i dag. Är man redan nöjd finns det ju ingen anledning att gå ut och sätta igång en upphandlingsprocess som bara kostar tid och pengar för organisationen. Och är man inte nöjd bör man fråga sig vad det är man saknar? Upphandlingen av revision ska inte vara något man gör slentrianmässigt vart fjärde år oavsett om man har tänkt byta revisionsbyrå eller inte, säger George Pettersson.
I arbetet med att ta fram vägledningen har en stor del av materialet hämtats från företag med väl genomtänkta rutiner för upphandling av revision.
– Vi har plockat en stor del av materialet från stora företag som ofta har professionella och väl genomtänkta processer för det här. Men vi har även använt oss av våra egna tankar och erfarenheter för att det ska kunna bli bra upphandlingsprocesser även i mindre och medelstora bolag, säger George Pettersson.
Okunskap om upphandling
Att FAR väljer att ge ut en vägledning för upphandling av lagstadgad revision ska inte ses som ett tecken på att man anser att det medvetet har fuskats eller slarvats extremt mycket på den här punkten. Däremot menar man att det råder en viss okunskap om hur processen ska gå till och vägledningen ska fungera som ett stöd för den som ansvarar för upphandlingen av revision.
– Till stor del handlar det om att klargöra vilka regler och lagar som gäller, säger George Pettersson och får medhåll av Magnus Svensson Henryson.
– Vi har sett många goda exempel, men naturligtvis även mindre goda exempel och en viktig ambition med vägledningen är att höja lägsta nivån på upphandlingen av revision, säger Magnus Svensson Henryson.
Tydlighet minskat missförstånd
Magnus Fagerstedt betonar att det är viktigt att företagen är tydliga när det gäller syftet och ambitionerna med upphandlingen vid anbudsförfarandet. Det minskar risken för missförstånd och gör det lättare för anbudsgivaren att ta fram en offert. I en bilaga till vägledningen listas punkter som bör ingå i underlaget till anbudsgivarna. Det handlar exempelvis om uppgifterna i den senaste årsredovisningen, finansiella data om bolaget och beskrivning av bolagets organisation.
– Det är svårt att göra en högkvalitativ offertpresentation om man bara får en viss begränsad information och inte känner till något om exempelvis övergripande styrprocesser eller kontrollsystem, säger Magnus Fagerstedt.
Vägledningen ska kunna användas av alla företag, oavsett storlek och bransch. Men vad som lämpar sig för ett storbolag kanske inte är lika väsentligt för ett mindre bolag och det gäller alltså att använda vägledningen med sunt förnuft.
– Tanken är att den här vägledningen ska vara en grund och sedan kan man använda sig av olika delar beroende på vilken typ av företag det handlar om. Skulle man gå helt enligt det här förslaget på ett medelstort företag så kanske det skulle vara för mycket att ta hänsyn till, säger Magnus Fagerstedt.
Aktiespararna välkomnar vägledningen
Föreningen Aktiespararnas VD Lars-Erik Forsgårdh välkomnar vägledningen.
– Det är viktigt för alla parter, inte minst aktieägarna, att upphandlingen av revision sker på rätt sätt. En slarvig upphandlingsprocess kan ju påverka utfallet genom sämre revision och högre kostnader så alla tjänar på det här, säger Lars-Erik Forsgårdh.
Han påpekar också att det är mycket möjligt att Aktiespararna med utgångspunkt i FAR:s vägledning kommer att ställa frågor om upphandlingsprocessen av revision till företagsledningarna.
– Det finns all anledning för oss att stödja den här vägledningen och att ställa frågor om detta på bolagsstämmorna. Tidigare har det funnits en tendens att se mer på priset än kvaliteten och det har funnits situationer då vi har haft anledning att fråga oss om upphandlingen har skötts som den bör skötas. Men nu finns det inte längre någon ursäkt för att slarva, säger Lars-Erik Forsgårdh.
”Vägledning vid upphandling av lagstadgad revision” finns att läsa på FAR:s hemsida, <www.far.se>.
Pernilla Halling