Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning senast påföljande arbetsdag. Under vissa omständigheter får gemensam verifikation användas för att dokumentera kontantinbetalningarna under en dags försäljning. I den här artikeln redogör Anna-Lena Dahlqvist och Sigurd Elofsson för hur kontanta in- och utbetalningar ska hanteras.
Kontanta in- och utbetalningar ska enligt bestämmelsen i 5 kap. 2 § 2 st. BFL bokföras så att affärshändelserna kan presenteras i registreringsordning senast påföljande arbetsdag. Bokföring av affärshändelserna i systematisk ordning får däremot dröja till nästkommande månad (BFNAR 2001:2 punkt 10).
Varje enskild kontant in- och utbetalning ska i princip bokföras som en post. Kontantförsäljningen under en dag får dock grundbokföras som en post i en klumpsumma. Det räcker alltså att summan av en dags kontantförsäljning registreras i en kassajournal (prop. 1998/99:130 s. 255).
De bokförda in- och utbetalningarna ska verifieras. Det innebär att det i princip ska finnas en verifikation för varje affärshändelse (5 kap. 6 § 1 st. BFL). Av bestämmelsen i 5 kap. 6 § 3 st. BFL framgår emellertid att gemensam verifikation under vissa omständigheter får användas för att dokumentera kontantinbetalningarna under en dags försäljning.
Gemensam verifikation får användas för en dags kontantinbetalningar om en enskild verifikation inte kan upprättas utan svårighet. I sådant fall får gemensam verifikation utgöras av uppgifter från kassaapparat, kassarapport eller annan handling som anger summan av erhållna betalningar.
Av god redovisningssed (BFN R2 punkt 14) följer att gemensam verifikation för kontantinbetalningar får användas bara om:
enskild verifikation inte kan upprättas utan svårighet och
kundkretsen är i huvudsak anonym och
kunderna köper för enskilt bruk och inte har behov av verifikation för egen bokföring och
affärshändelserna som regel avser mindre belopp.
Om förutsättningarna för gemensam faktura inte är uppfyllda ska de kontanta inbetalningarna verifieras genom en verifikation för varje affärshändelse.
En gemensam verifikation för kontantinbetalningarna under en dags försäljning får utgöras av:
uppgifter från en kassaapparat,
en kassarapport eller
annan uppgift som anger summan av mottagna betalningar.
Med uppgifter från en kassaapparat förstås i detta sammanhang kontrollremsor och tömningskvitton.
Kontrollremsor innehåller uppgifter om den löpande registreringen i registret. Motsvarande uppgifter i elektronisk form kallas journalminne. Ett tömningskvitto är en sammanställning över affärshändelser för en viss tidsrymd, t.ex. en dag.
En kassarapport framställs separat. I BFN R2 ställs vissa krav på en kassarapport. Av en sådan handling ska framgå:
vilken dag den avser,
på vilken eller vilka orter försäljningen skett samt
summan av de inbetalningar som influtit under dagen.
Det krävs också enligt BFN R2 att rapporten undertecknas av den som upprättat den, med angivande av ort och datum för undertecknandet.
Enligt BFN R2 punkterna 20–22 ska den gemensamma verifikationen vid kontantförsäljning ha följande form:
I mindre företag, som använder endast en eller ett fåtal kassaapparater, ska den gemensamma verifikationen bestå av kontrollremsor jämte tömningskvitton från kassaapparaterna (punkt 20).
I företag som använder ett flertal kassaapparater får den gemensamma verifikationen bestå av en kassarapport till vilken fogas ett tömningskvitto för varje kassaregister. I dessa fall utgör kontrollremsorna inte räkenskapsmaterial. En förutsättning för att kontrollremsor ska kunna ersättas av kassarapporter är att företaget har ett väl fungerande system för intern kontroll av att kassarapporten överensstämmer med kontrollremsorna (punkt 21).
I företag som inte använder kassaapparat ska den gemensamma verifikationen bestå av en kassarapport per kassa. I kassarapporten ska anges vilken dag den avser, på vilken eller vilka orter försäljningen skett samt summan av de inbetalningar som influtit under dagen. Rapporten ska undertecknas av den som upprättat den, med angivande av ort och datum för undertecknandet (punkt 22).
Är kontrollremsan en verifikation?
Ett kassaregister innehåller regelmässigt funktioner för löpande registrering av kontanta in- och utbetalningar på kontrollremsa eller i ett journalminne. Den informationen utgör då enligt vår uppfattning en sidoordnad del av grundbokföringen. Kassaapparaten kan också vara en integrerad del av bokföringen på så vis att varje in- och utbetalning registreras direkt i en elektronisk grund- och huvudbok.
I det senare fallet anser vi att kontrollremsan är en verifikation. Frågan är emellertid hur det förhåller sig i en situation där kassaapparaten inte är integrerad med det övriga bokföringssystemet. Nedan redogör vi för hur vi ser på dessa fall, dvs. de fall där kontrollremsan eller journalminnet utgör en sidoordnad del av grundbokföringen.
Kontrollremsan eller journalminnet är som framgår ovan bärare av den information som normalt återfinns i grundboken. Att redovisa varje enskild post i registreringsordning är att grundbokföra och kontrollremsan eller journalminnet torde sålunda i sig vara en grundbok.
Det förefaller mot den bakgrunden inte alltid korrekt att som lagstiftaren tala om kontrollremsan som en verifikation (5 kap. 6 § 3 st. BFL). Det förefaller inte heller alltid riktigt att som BFN (BFN R2) kräva att kontrollremsan jämte tömningskvittot ska ingå som verifikat till en klumpsumma införd i en grundbok.
Kontrollremsan eller journalminnet bör sålunda enligt vår uppfattning betraktas som en grundbok. Posterna verifieras med ett tömningskvitto och beträffande utbetalningarna en verifikation för varje bokförd post.
När god redovisningssed (BFN R2) i vissa fall dispenserar från kravet på kontrollremsor är det enligt vår uppfattning i själva verket en dispens från skyldigheten att redovisa enskilda kontantinbetalningar i grundboken trots att den möjligheten finns.
Vi anser sålunda sammanfattningsvis att en kontrollremsa eller ett journalminne som registrerar in- och utbetalningar är en sidoordnad del av grundbokföringen. Detta gäller oavsett om den kontanta försäljningen verifieras genom gemensam verifikation eller genom en verifikation för varje post.
Kravet på verifiering av posterna som registrerats i kontrollremsan eller journalminnet är uppfyllt när ett tömningskvitto eller andra verifikat knyts till kontrollremsan eller journalminnet.
Om kontrollremsan eller journalminnet används som en sidoordna del av grundbokföringen måste givetvis den bokföringen bevaras. Eftersom journalminnet oftast är mycket begränsat är det viktigt att uppgifterna lagras på annat sätt än i kassapparaten.
Den som inte använder kassaapparat ska dagligen bokföra de kontanta inbetalningarna i en klumpsumma som verifieras med en kassarapport. Han ska dessutom bokföra och verifiera varje kontant utbetalning för sig. Det sättet att bokföra berörs inte alls av vårt resonemang ovan om kontrollremsans betydelse.
HD:s dom den 25 april 2005
HD har den 25 april 2005, mål B 2879-03, funnit att den som registrerar körningarna i en taxameter inte kan använda gemensam verifikation för en dags inkörda belopp eftersom det inte är förenat med svårigheter att upprätta verifikationer för de olika affärshändelserna. Körrapporten innehåller uppgifter om varje enskild körning. Samma synsätt måste rimligen gälla för den som har kassaregister med kontrollremsor eller journalminne. Här registreras också varje affärshändelse för sig.
HD:s dom torde sålunda medföra att gemensam verifikation endast får användas av den som inte har någon kassaapparat eller – om det är möjligt – har en kassaapparat utan kontrollremsa eller journalminne.
Anna-Lena Dahlqvist är statsåklagare vid Rättsenheten vid Ekobrottsmyndigheten och Sigurd Elofsson är ekorevisor vid Utvecklingsenheten vid Ekobrottsmyndigheten. Sigurd Elofsson medverkade senast i Balans nr 3/2003.