Koden har tillämpats med gott omdöme

Följ eller förklara

Ett stort antal företag – tre av fyra som omfattas av Koden – har utnyttjat möjligheten att avvika från enskilda bestämmelser inom ramen för ”följ eller förklara”. Denna princip innebär att ett företag som tillämpar Koden mycket väl kan avvika från enskilda regler om man förklarar varför. Det utgör alltså inte något brott mot Koden att med en förklaring avvika från en eller flera enskilda regler. Knappt en fjärdedel (24 %) av bolagen har helt följt Koden och nästan hälften (43 %) har gjort högst en avvikelse. Totalt har 167 klart redovisade avvikelser noterats, vilket innebär ett genomsnitt på 3,0 avvikelser bland de bolag som avvikit på någon punkt. Till så gott som alla avvikelser har också en förklaring lämnats.

Lämnade förklaringar har enligt Kollegiet oftast varit välgrundade och utförliga och har inte misstolkats eller missbrukats. Det kan emellertid påpekas att avvikelserna varit koncentrerade till vissa områden. De regler med flest avvikelser är kravet på presentation och beslut på årsstämman om principer för ersättningar till bolagsledningen, valberedningens sammansättning, samt inrättande av revisions- och ersättningsutskott. Kollegiet tar den ringa mängden avvikelser till intäkt för att Koden inte varit omöjlig att hantera eller efterleva i praktiken. En annan slutsats som kan dras är emellertid att Koden, liksom befarats av vissa remissinstanser och i vissa kommentarer i samband med dess implementering, blivit förhållandevis likriktad och att de enskilda företagen inte i den utsträckning som ursprungligen förutsatts har anpassat Koden till företagets behov och situation.

Kodens tillämpning vid årsstämmorna

Uppföljningen av årsstämmorna 2006 visar en nästan 100-procentig tillämpning av Kodens regler. Fördelningen av valberedningens förslag till stämmoordförande mellan styrelsens ordförande och annan (normalt utomstående) person har 2006 varit exakt 50/50. Motsvarande fördelning 2005 var 55/45, vilket innebär en viss ökning av andelen ”professionella” stämmoordföranden. Medan andelarna är desamma för bolag på A- och O-listan, konstaterades en viss koppling till bolagens storlek såtillvida att de större bolagen i större utsträckning anlitar utomstående stämmoordförande.

I 75 av de 77 bolag som tillämpade Koden, motsvarande 97 % (78 % 2005), fanns en tidigare tillsatt valberedning inför årets stämma. Siffrorna ligger på ungefär samma nivå för bolag på A- och O-listan liksom för större och mindre kodbolag. I samtliga utom sju av dessa bolag, motsvarande 91 % (63 % 2005), har valberedningen nominerat stämmoordförande, vilket är i enlighet med Koden. Inte heller här är det någon stor skillnad beroende på listtillhörighet eller storlek, även om det finns en tendens till högre andelar för bolag på A-listan och större bolag. I årets undersökning har alla utom ett bolags styrelseordförande valts vid stämman och i samtliga fall har stämman beslutat särskilt om styrelseordförandens arvode. Motsvarande siffror 2005 var 58 % respektive 77 %.

Den punkt där den största förändringen har skett sedan föregående år är regeln om redovisning och beslut om principer för ersättningar till bolagsledning på årsstämman, vilket år 2005 ägde rum hos nio bolag (12 %). Denna siffra har i år stigit till 70 %, och av de bolag som i år gjorde sådan redovisning har i 96 %, stämman också beslutat om principerna (förra året 67 %). Inte heller i detta avseende finns några stora skillnader mellan bolag på A- och O-listan eller mellan större och mindre bolag.

Bolagsstyrningsinformation på hemsidan

Under hösten 2005 kontrollerade Stockholmsbörsen samtliga 251 bolags hemsidor. Det visade sig då att 153 av de svenska bolagen (60 procent) hade en särskild avdelning för bolagsstyrning på hemsidan i enlighet med noteringsavtalen. Av bolagen hade 102 tydligt informerat om huruvida man skulle tillämpa Koden eller ej. Av de 76 bolag som skulle tillämpa Koden hade 25 inte lämnat någon information om detta (11 bolag hade en egen avdelning för bolagsstyrningsfrågor på hemsidan men hade glömt bort att meddela om man tillämpade någon kod). Börsen påpekade bristen för de bolag som saknade en avdelning för bolagsstyrningsfrågor, och under våren/sommaren 2006 kontrollerades om bristerna hade rättats till. Även om många bolag saknade en särskild avdelning för bolagsstyrningsfrågor hade 239 (95 % av samtliga bolag) ändå information om styrelsens sammansättning på sin hemsida. Tolv bolag (5 %) hade inte någon bolagsordning på hemsidan och 14 bolag saknade uppgifter eller hade felaktiga uppgifter om vem som var bolagets VD. I dessa fall tog börsen kontakt med bolaget och begärde rättelse.

Intern kontroll

På en enda punkt var det under det gångna året inte praktiskt möjligt eller lämpligt att till fullo följa Kodens text, nämligen reglerna om den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen. När det visade sig att övergångstiden för bolagen och revisorerna var för kort angav Kollegiet en generell möjlighet att hantera situationen genom en övergångslösning. Kollegiet menar därvid att det räcker om styrelsen i bolagsstyrningsrapporten för 2005 med hänvisning till uttalandet inskränker rapporten om intern kontroll till en beskrivning av hur den interna kontrollen är organiserad, utan att göra något uttalande om hur väl den fungerat och utan revisorsgranskning. Kollegiet redovisar i årsrapporten en särskild uppföljning av bolagens rapportering om intern kontroll mot bakgrund av denna övergångslösning. Analysen visar sig att samtliga bolag har lämnat en rapport om hur den interna kontrollen varit organiserad enligt Kodens grundregel samt att de allra flesta med hänvisning till Kollegiets uttalande avstått från att uttala sig om dess effektivitet och från revisorsgranskning.

Framtida förändringar i Koden

Bland Kollegiets uppgifter ingår att följa olika reglers ändamålsenlighet att ta initiativ till modifieringar eller utvecklande av praxis om detta kan underlätta tillämpningen av Koden. Kollegiet anser att det behövs ett par års erfarenheter innan man gör en större samlad översyn av Koden men kommer att överväga om åtgärder bör vidtas redan i år i form av modifieringar av Koden eller utvecklandet av praxis. I rapporten redovisas ett antal sådana områden.

Det första området som Kollegiet avser att se över är ombudsröstning. Med ett utvidgat ombudsröstande har sättet att utöva ägarrollen kommit under debatt. Detta bland annat mot bakgrund av att ombud utan motivering eller alternativa förslag röstat nej till ansvarsfrihet. Och vid val till styrelse, att beslut efter ett stort antal nedlagda röster fattats av en mycket liten andel av de närvarande aktieägarna och att samma ombud redovisat olika röstning i samma fråga för olika ägare.

Ett annat problemområde har med personuppgiftslagen (1998:204) (PUL) att göra. Lagen innebär att offentliggörande av personuppgifter på en hemsida kräver samtycke av berörda personer, samt att uppgifterna är riktiga. Detta innebär i sin tur att offentliggörande på hemsidan av protokoll som innehåller frågor och reservationer med angivande av aktieägares namn kräver dessas samtycke enligt PUL. Problematiken har i många fall lösts med små praktiska medel och i andra tagit stor uppmärksamhet. Kollegiet anför detta område som ett gott exempel på att enkla förfaranden bör spridas.

I den omdebatterade frågan om lämpligheten av att styrelsens ordförande leder stämman tar Koden i sin slutliga form inte ställning. Frågan har i regel hanterats av valberedningarna i de bolag som omfattas av Koden. Resultatet är att styrelseordföranden valts till stämmoordförande i ungefär hälften av bolagen. Argument för eller emot denna lösning handlar bland annat om behov av juridisk kompetens i vissa lägen, om vikten av att styrelsens ordförande blir synlig och känd av ägarna och om tvekan inför rollen att både leda stämmoförhandlingarna och vara en aktör i omstridda frågor. Kollegiet anger att erfarenheter möjligen kan dokumenteras till stöd för dem som överväger frågan inför kommande stämmor.

Koden erbjuder årsstämman möjligheten att välja valberedning eller fastlägga en procedur för hur valberedning tillsätts inför nästkommande stämma. I vissa bolag har föredragningen av proceduren varit mycket omfattande medan andra beslutat om en procedur att följa tills vidare. Detta har minskat behovet av muntliga genomgångar vid kommande stämmor. Också här finns flexibla lösningar som möjliggör mindre tungrodda bolagsstämmor. Ett liknande problemområde är genomgången av styrelsens arbete och presentationen av komplicerade förslag, som incitamentsprogram. I vissa fall har detta skett genom en tämligen tidsödande uppläsning av det skrivna materialet med koncentration på formalia och juridiska detaljer. I andra fall har man tagit det skrivna ordet för givet och istället koncentrerat framställningen på ytterligare upplysningar som pedagogiska sammanfattningar av föreslagna belöningssystem och en redogörelse av styrelsens affärsdiskussioner. Kollegiet uttrycker en förhoppning om att praxis kan gå mot att undvika uppläsning av skrivet material till förmån för mer koncentrerade och pedagogiska framställningar.

När det gäller årsredovisningarna bör enligt Kollegiet initiativ tas för att undvika överlappningar med bolagsstyrningsrapporteringen. Även formerna för rapportering avseende intern kontroll bör enligt Kollegiet tas upp till diskussion.

En annan fråga som varit föremål för debatt är den s.k. försäkransmening som enligt Koden ska föregå styrelseledamöternas och VD:s underskrifter av årsredovisningen. Kollegiet anför i detta sammanhang att en lagstadgad sådan mening kommer med stor sannolikhet att införas i samband med implementeringen av EU:s s.k. öppenhetsdirektiv, varvid motsvarande regel i Koden helt naturligt får utgå.

Innan Kollegiet vidtar några ändringar avser man att lyssna till marknadens reaktioner på dessa och andra punkter och återkomma med slutsatser efter sommaren. Kollegiet har mot bakgrund av att svensk bolagsstyrning rankats lågt i en studie av ett stort antal bolag av ISS/FTSE, också inlett en dialog med ISS/FTSE för att förklara skillnaderna mellan anglosaxisk bolagsstyrning och den svenska modellen.

Advokat Carl Svernlöv, är verksam vid Baker & Mckenzie advokatbyrå. Han har också skrivit boken ”Svensk kod för bolagsstyrning med kommentarer för praktisk tillämpning” som nyligen kommit ut i en andra upplaga på Norstedts Juridik.