Alltid uppdaterade regler i Bolagskoden finns nu på Kollegiets hemsida
Strax före jul meddelade Kollegiet för Svensk Bolagsstyrning ytterligare anvisningar om hur Svensk kod för bolagsstyrning ska tolkas och tillämpas. Anvisningarna gäller dels redovisning av vissa avvikelser, dels reglerna om ersättning till ledande befattningshavare. Samtidigt sjösatte Kollegiet en ny systematik för ändringar i Koden med numrerade anvisningar och en ständigt aktuell s.k. referenskod med samtliga anvisningar, som är tillgänglig på Kollegiets hemsida och hålls kontinuerligt uppdaterad. Det skriver advokat Carl Svernlöv i denna artikel.
Kollegiet, som ansvarar för att Sverige fortlöpande har en relevant, aktuell och effektiv kod för bolagsstyrning, har tidigare lämnat två anvisningar, båda avseende den interna kontrollen. De nya anvisningarna gäller redovisning av vissa avvikelser (tillämpningsanvisning 2-2006) samt reglerna kring ersättning till ledande befattningshavare (3-2006). Bakgrunden till anvisningarna är att viss oklarhet rått om tolkningen av några kodregler, respektive att nya lagregler ersatt vissa av Kodens regler. I samband härmed får de tidigare tillämpningsanvisningar som Kollegiet lämnat nummer 1-2005 och 1-2006.
Tillämpningsanvisning 2-2006 – redovisning av avvikelser
Kollegiet har konstaterat att det för ett antal regler uppstått oklarhet avseende när en avvikelse föreligger och om denna i så fall behöver förklaras i enlighet med principen ”följ eller förklara”.
Regel 1.2.1 gäller möjligheten för aktieägare att delta i bolagsstämma på distans. I sina bolagsstyrningsrapporter för 2005 har några bolag redovisat avvikelse från denna regel med hänvisning till ägarkretsens sammansättning och/eller ekonomiska överväganden. Dessa förbehåll framgår dock redan av regelns ordalydelse. Ett motsvarande förbehåll framgår även av regel 1.4.3 om simultantolkning av stämmoförhandlingar. Även denna regel hade missuppfattats av vissa bolag. Mot denna bakgrund har Kollegiet förtydligat att en avvikelse endast anses ha skett om det med hänsyn till ägarkretsens sammansättning är uppenbart att deltagande i bolagsstämman på distans, respektive simultantolkning av stämmoförhandlingarna och/eller översättning av vid stämman av bolaget presenterat material, vore påkallad och att bolagets ekonomiska förhållanden inte lägger hinder i vägen för ett sådant förfarande.
Reglerna 3.8.2 och 4.2.1 om revisions- respektive ersättningsutskott ger möjlighet för mindre styrelser att låta hela styrelsen fullgöra respektive utskotts uppgifter, förutsatt att styrelseledamot som ingår i bolagsledningen inte deltar i detta arbete. Koden lämnar ingen närmare ledning för när en styrelse är att anse som mindre. Detta torde bolaget självt få avgöra. Det kan dock vara rimligt att anta att i vart fall en styrelse med färre än sju ledamöter kan anses som mindre. Enligt Kollegiet ska reglerna förstås så att Koden låter det enskilda bolagets styrelse avgöra om den med hänsyn till styrelsens begränsade storlek finner det mest ändamålsenligt att fullgöra de aktuella uppgifterna i styrelsen som helhet eller genom ett utskott. Vid avvikelse från huvudregeln av andra motiv än styrelsens begränsade storlek bör enligt tillämpningsanvisningen förhållandet redovisas som en formell avvikelse med åtföljande förklaring.
Tillämpningsanvisning 3-2006 – ersättning till ledningen
Den 1 juli 2006 trädde nya regler i aktiebolagslagen, ABL, och årsredovisningslagen, ÅRL, i kraft. För det första krävs numera att bolagsstämman i svenska aktiebolag ska besluta om arvode och annan ersättning för styrelseuppdrag till var och en av styrelsens ledamöter, se 8:23 a ABL. Vidare ska bolagsstämman i svenska aktiemarknadsbolag årligen besluta om riktlinjer för ersättning till bolagets ledande befattningshavare, se 7:61–62 ABL och 8:51–54 ABL. Riktlinjerna ska enligt 6:1 a ÅRL återfinnas i aktiemarknadsbolagets förvaltningsberättelse.
Liknande föreskrifter finns redan i Kodens regler 2.2.6, 4.2.2 respektive 5.1.4, 8 p. Med motiveringen att självregleringen inte fyller någon funktion när lagen reglerar förhållanden på ett likartat sätt, beslutade Kollegiet att lämna följande anvisning om Kodens tillämpning från och med bolagens rapportering för år 2006.
Regel 2.2.6 om beslut av bolagsstämman om arvode och övriga ersättningar för styrelsearbetet ersätts för svenska aktiebolag av de nya bestämmelserna i ABL. Valberedningens förslag till ersättningar för styrelsearbete enligt regel 2.2.1 ska för dessa aktiebolag avse de ersättningar som enligt ABL ska beslutas av bolagsstämman.
Regel 4.2.2 om presentation av förslag till principer för ersättning och andra anställningsvillkor för bolagsledningen för godkännande av bolagsstämman ersätts för aktiemarknadsbolag av de nya bestämmelserna i ABL.
Eftersom aktiemarknadsbolag enligt den nya bestämmelsen i ÅRL ska redovisa senast beslutade riktlinjer i förvaltningsberättelsen behöver dessa bolag i regel 5.1.4, åttonde punktsatsen, endast tillämpa följande led: hur frågor om ersättning till bolagsledningen bereds av styrelsen.
Bolag som tillämpar Koden men som inte omfattas av de aktuella reglerna i ABL eller ÅRL ska även fortsättningsvis tillämpa de ovan berörda reglerna i Koden.
Att tillämpningsanvisningen inte innehåller några övergångsregler har dock givit upphov till vissa anomalier i systemet. Reglerna i 6:1 a ÅRL om att riktlinjerna ska återfinnas i förvaltningsberättelsen gäller endast riktlinjer som tillkommit enligt 8:51 ABL; således är aktiemarknadsbolag inte skyldiga att i förvaltningsberättelsen redovisa de ersättningsprinciper som har sitt ursprung i kodbestämmelsen. På grund av Kollegiets tillämpningsanvisning behöver bolagen inte heller redovisa dessa i kommande bolagsstyrningsrapport. Revisorns skyldighet enligt 8:54 ABL att avge ett skriftligt, undertecknat yttrande till styrelsen om huruvida de riktlinjer som avses i ABL och som har gällt sedan föregående årsstämma har följts, omfattar inte heller principer för ersättning som tillkommit i enlighet med Koden.
Referenskod
För att säkerställa klarhet om vilken lydelse av olika kodregler som vid varje tidpunkt gäller har en referenskod införts på Kollegiets hemsida <http://www.bolagsstyrning.se/>. I referenskoden kommer varje regel som berörs av en anvisning att markeras och följas av en text som hänvisar till den aktuella anvisningen och förklarar dess huvudsakliga innebörd.
Advokat Carl Svernlöv är verksam vid Baker & McKenzie Advokatbyrå och Stockholms universitet.